留守電のメッセージ例文８選｜不快にさせない内容とは？

本記事では「留守電のメッセージ」について、以下のような疑問やお悩みにお答えしていきます。

電話を使ううえでよく使う機能「留守電」ですが、電話機のデフォルトのメッセージは「ただいま電話に出ることができません。ピーという発信音の後に……」といったような文面です。

個人でのプライベート利用であればこれで十分ですが、ビジネスでのやり取りだと、もっと情報量があった方が親切で相手から好印象を得られます。

そこで今回は、ビジネスシーンで使える留守電メッセージの録音方法と実際の例文を8つご紹介します。ぜひこの記事を参考に留守電メッセージを録音してみてください。

ビジネスにおける留守電

ビジネスで留守番電話を活用する最大の理由は、機会損失を抑えるためです。

営業時間外や定休日、不在の間に、お客様から注文の電話があったとして、誰もその電話にでないままでは、よその会社などにその注文が流れていってしまいます。

注文でなくお問い合わせであっても、しっかり自社で受けておけば商談を続けることが可能です。

ビジネスにおいて電話に100%応答することが理想ですが、少人数で運営している場合は特に事務所に常駐できるわけでないため、留守番電話で応答できないときのリカバリーを行うことが重要です。

留守電メッセージの録音方法

留守電メッセージの録音方法として、一般的には電話機そのものを使って自身の声を吹き込み、留守番のメッセージを録音します。

企業の中にはプロのアナウンサーや声優などを使って、機材の揃った録音スタジオで留守番のメッセージを制作するところもあります。

電話機の場合、音声をデジタルデータに変換する際に、サンプリングを行ったり伝送する際に上下の周波数帯を切り落としたりします。

そのため、実際の音声と比較して電話越しの留守番メッセージは音質が落ちてしまいます。

音質が落ちたとしても全く聞き取れないというわけではないので、こだわらなければ電話機での録音でも問題ありません。

任意の留守電メッセージをより簡単に流す方法

任意の留守電メッセージを簡単に、且つ電話番号毎に登録するならスマホ内線化サービス「テレワープ」がおすすめです。

テレワープとは、今使っている固定電話※をそのままスマートフォンでも発信・着信できるようにするサービスです。イメージとしては「スマホがどこでも使える固定電話の子機になる」というのが近しいです。

• テレワープが利用可能な固定電話は、NTT東日本／西日本が提供する「ひかり電話」サービス、または光コラボレーション事業者が提供する「ひかり電話」に準ずる固定電話サービスです。

例えば、「株式会社●●です。現在は営業時間外のため、電話に出ることができません。弊社の営業時間は平日の9:00~18:00のため、翌営業時間にお掛け直しください。」といった案内をすれば、相手も分かりやすいでしょう。

また、テレワープでは、契約中の電話番号毎に任意の留守電メッセージを登録できるので、番号によって名乗りが違う場合にも対応可能です。

この機能は月額料金1,980円(税込)～にすべて含まれているので、手軽に留守電メッセージ機能と自動応答機能、そしてスマホ内線化機能を導入したい方は是非検討してみてください。

テレワープについて、詳しくはこちらをご覧ください。

ビジネスで使える！留守番メッセージ例文 8選

前置きが少々長くなってしまいましたが、ビジネスシーンで使える留守電メッセージ文として以下4パターンの例文を計8つご紹介していきます。

それぞれパターンと自身の状況を照らし合わせて、参考にしてみてください。

業務時間外であることをアナウンスする留守電メッセージ

業務時間外に流すアナウンスでは、業務時間を伝えることが肝要です。

そうすることで発信者は、いつ電話すればつながるのかを知ることができます。

例文１

例文２

外出中や退席中であることを知らせる留守電メッセージ

法人でビジネスホンを使っていて、ダイヤルインの直通電話番号をお取引先などに伝えている場合があります。

その担当者が席を外したり、外出したりする場合の留守電には、担当者名を入れておくべきでしょう。

例文３

例文４

長期休暇のお知らせ用留守電メッセージ

夏期休暇や年末年始、ゴールデンウィークなど連続した休暇の場合には営業を再開するのがいつなのかを明確にしておく必要があります。

例文５

例文６

他の連絡方法を伝達する留守電メッセージ

不在であっても、電子メールやWebサイトで問い合わせを受けることが可能な場合、その旨を伝えることもできます。

例文７

例文８

まとめ

以上、8パターンの留守電メッセージを挙げてみました。留守電は相手に伝わりやすい端的な言葉で手短に礼儀正しくまとめることが大事です。

留守電を使いこなすことで円滑なビジネスコミュニケーションを図りましょう。

途中ご紹介したスマホ内線化サービス「テレワープ」について、気になる方は是非こちらをチェックしてみてください。