在宅で電話対応する方法|自宅にいながら会社への問い合わせに対応!

働き方改革と共に広まってきた在宅ワーク。そんな中、少々扱いに困るのが電話です。今回は在宅勤務でもこれまで通り電話応対ができる方法について提案させていただきます。

在宅勤務の広がり

コロナ禍の前後で生活も仕事も大きく変化しました。日本企業の多くは広いオフィスに机を並べて、同僚の顔を近くで見ながら、また、会話などを聞きながら、集まって仕事をするのが当然とされていました。例えば、ハンコの必要な書類があるために、コロナ禍の中でも郵便物を確認してハンコを押すためだけに出社するなどというケースがあったようです。

けれども多くの企業のさまざまな職種で、自宅にいながらパソコンに向かって仕事をすることが一般化しました。これは日本だけの現象ではなく、世界各国で見られたことのようです。

在宅勤務に必要なもの

もちろん仕事の内容にもよりますが、テレワークに一般的に必要とされているものには以下のようなものがあります。

  • デスクと椅子と電源
  • インターネット接続が可能なパソコン
  • 電話

セキュリティ対策を施された会社のネットワークにアクセスするためには、VPNが必要になったり、Web会議のためのアプリケーションが必要になったり、場合によってはファックスを送受信する必要があったりもするでしょうが、基本的にはパソコンと電話があれば何とかなるという人が多いのではないでしょうか。

Web会議では背景に画像をはめ込んで、自宅の中の様子が相手に見えないように工夫したり、顔が逆光になるのを避けるために顔に向ける照明器具を用意する人も多かったようです。ノートパソコンを使って、デスクやソファーなど色々な場所で仕事をするために、Wi-Fi環境があると便利でしょう。

在宅勤務の電話をどうするか?

パソコンは電子メールもオンラインチャットも、アドレスやID、パスワードなどがあれば会社でも自宅でも利用することができます。

電話の場合は少し事情が違ってきます。

自宅の固定電話を使う

まず考えられるのは自宅の固定電話を使う方法です。この場合、かかってきた電話が業務なのかプライベートなのか判然としないという問題があります。

まず、自宅の電話番号を仕事で電話してくる可能性のある人々全員に知らせなければなりません。

会社の同僚や、いくつかのお得意様からしかかからないのであれば、自宅の番号を知らせることも可能かも知れません。

けれども、新規のお客様や、大勢いる既存のお客様、取引先からの問い合わせの電話として使おうということになると、Webサイトなどで自宅の番号を公開するといった、ちょっと非現実的なやり方しかなさそうです。

また、電話を発信する場合を考えると、まず通話料の問題があります。仕事に使った通信料金は、会社負担とするべきですが、料金明細を電話会社から取り寄せて、1通話1通話ごとに仕事か私用か分類し、仕事に使った電話代の合計額を計算するとなると一仕事になりそうです。

さらに、発信者番号通知の問題もあります。電話をかけた仕事上の付き合いのある相手に自宅の電話番号が伝わってしまいます。また、電話を受けた側も最初はその番号に戸惑うに違いありません。

携帯電話番号を利用する

私用の携帯電話を使うとしたらどうでしょう。ここでも電話番号をどうやって広く知らせるかという問題、通話料金をどうやって仕事と私用に分けるかという問題、電話番号が相手に伝わってしまう問題が同じように発生します。

会社で法人契約をした携帯電話を在宅ワークする社員に支給すれば、料金の分計の問題や、発信者番号通知の問題は回避できそうです。

けれども電話番号を取引先や新規のお客様にどうやって伝えるかという問題は残ります。

また、携帯電話を法人契約で複数台持つと、当然のことですが端末代と月額基本料と通話料金を会社が負担することになります。

PBXで転送する

会社に高機能のPBXがあれば、会社にかかってきた電話を予め登録しておいた社員の自宅の固定電話や私用の携帯電話に転送することが可能です。

これなら電話番号は在宅ワークの前と同じ番号ですから、広く知らせるという課題はクリアできます。

発信する際には、コールバック機能を使って、まず、自宅から会社のPBXに電話して、すぐに切って、PBXの方から呼び出してもらって、繋がってから電話をかけたい相手の番号をプッシュすることで電話する方法があります。これなら通話料金を分計する問題もクリアできますし、相手に伝わるのはPBXが使っている会社の番号になります。

けれどもこうした機能が使えるPBXを導入するのは、会社にある程度の規模がないと投資に見合う効果がありません。少人数の会社や商店の場合には、別のソリューションが必要になります。

スマホに内線化アプリを導入する

これまで使っている固定電話に小さな装置を装着して、社員の私用のスマホに専用のアプリをインストールするだけで、スマホを内線電話機として使うことができるようになります。これなら会社にかかった電話を自宅でも外出先でも受けることができて、発信する時には会社の固定電話を経由してかけることができますので、電話番号を新しく周知する必要はありません。Wi-Fi環境で使うなら、通話料金もかかりません。詳しくは、こちら(https://telwarp.com/)から。