個人スマホを業務利用する7つのデメリット｜企業用は分けるべき？

皆さんは個人スマホを業務で利用していますか？

スマホは非常に利便性が高いので、個人スマホを業務中に有効活用する人も多いのではないでしょうか。

しかし、個人スマホを業務利用する場合、さまざまなデメリットがあります。

そのデメリットの中には会社の信用を失墜しかねないものもあるため、個人スマホにはどんなデメリットがあるのか、企業用で分けるべきなのかを検討することが大切です。

そこで今回は、個人スマホを業務利用することによるデメリットについてご説明します。デメリットをしっかりと把握して、自身の業務に個人スマホを活用できるかを検討しましょう。

個人スマホを業務利用するデメリット 7選

早速ですが、個人スマホを業務利用するデメリットについてご紹介します。

主なデメリットとしては、以下の7つあります。

それでは、個人スマホを業務利用するデメリットについてご説明しましょう。

セキュリティにリスクがある

個人スマホを業務利用する場合、最大のデメリットとして、セキュリティ管理が行き届かなくなり、ハッキングなどによる情報漏洩のリスクが非常に高いことが挙げられます。

企業用スマホであれば、予め統一されたセキュリティ対策を施したうえで社員に支給できますが、個人スマホの場合はセキュリティ対策が完全に社員任せになるので、セキュリティ対策の統制がとれなくなります。

社員が持つ個人スマホで、ハッキングやウィルス感染、盗難・紛失などが生じた場合、社員個人の情報のみならず企業の機密情報が漏洩することとなります。

企業側はそのリスクに対して、社員にセキュリティ対策を促す以外の手の打ちようがないため、個人スマホで業務を行った場合、情報漏洩の可能性が高まる恐れがあります。

仕事とプライベートとの区別がつきにくい

個人スマホを業務利用する場合、仕事とプライベートの区別がつきにくくなるのがデメリットです。

個人スマホを業務利用していると、プライベートな電話やメールの他に、仕事に関連した連絡も入ってくることになります。

プライベートな時間の間にも仕事に意識が割かれるので、プライベートと仕事の区別がつきにくくなってしまうでしょう。

仕事とプライベートの区別がつかなくなることで、仕事の効率が悪くなったりストレスも溜まりやすくなる可能性があるため、仕事とプライベートの両立に適性が無い場合は、個人スマホを業務利用するのは向いていないでしょう。

仕事相手に個人情報が伝わる可能性がある

個人スマホを業務利用するデメリットとして、仕事相手に自分の個人情報が伝わる可能性があることが挙げられます。

当然ながら個人スマホには、プライベートなメールアドレスや電話番号、連絡先、SNSのアカウント情報、クレジットカード情報など、さまざまな個人情報が詰まっています。

そんな個人スマホを業務で利用していると、うっかり仕事相手に個人情報を伝えてしまう可能性があるでしょう。

また、個人スマホの場合、社員個人の携帯電話で相手先と電話することになりますので、すべてメールやチャットで連絡を統一するといった体制を整えない限りは、少なくとも携帯電話番号は知られてしまいます。

個人情報が仕事相手に伝わってしまうと、思わぬトラブルにつながる可能性があるため、個人スマホを業務利用する場合は、個人情報の取扱いに細心の注意が必要になります。

通話料が自己負担になる

個人スマホを業務利用する場合、通話料やデータ通信料などの費用を自己負担する可能性が高いです。

企業用スマホであれば、キャリアとの契約は企業側になるため、仕事に要した通話料などは企業負担になります。

しかし、個人スマホの場合、どこまでが企業用なのかプライベート用なのか区別がつきにくいため、通話料やデータ通信料等を請求するのが非常に難しいです。

結果的に個人スマホを使用しての業務ということから、すべての通話料やデータ通信料が自己負担になる可能性が高いでしょう。

データのバックアップが取れていない場合がある

個人スマホを業務利用する場合、スマホ内にあるデータのバックアップを取るのが難しい、もしくは取れないのが大きなデメリットです。

スマホでの業務運用を行った場合、スマホ内に重要な仕事のデータを保存することになりますが、最も避けたいのがスマホの故障や紛失による、業務データや機密情報などの消失です。

大事なデータが消えてしまうと業務に支障をきたしてしまうため、スマホのバックアップを定期的に取っておく必要性があります。

企業用スマホの場合は企業側で予めバックアップツールをセットしておくことができますが、個人スマホの場合は基本個人の対応に委ねられるため、正確なバックアップ運用は難しいです。

個人スマホの場合、万が一のときにバックアップが取れていなかったという可能性があるのがデメリットでしょう。

労務管理が非常にやりづらい

個人スマホを業務利用する場合、労務管理が非常にやりづらくなるのがデメリットです。

労務管理を行ううえで、勤怠管理や残業時間の管理などを初めとする業務時間に関する情報が必要不可欠です。

スマホでの業務をメインに行っている場合は、スマホの使用履歴を確認することで業務時間や内容を把握できますが、個人スマホの場合、スマホの履歴から仕事とプライベートの時間を区別するのが非常に難しいです。

また、社員個人にとっても、仕事と関係ないプライベートな内容を労務管理のために見られるのは、あまり気分の良いものでもありません。

個人スマホの場合、業務を管理することができなくなるだけでなく、社員のプライベートも侵害する恐れがあるため、スマホによる労務管理は現実的ではありません。

デバイスの性能差がある

個人スマホを業務利用する場合、デバイスの性能差によって業務効率に差が出るのがデメリットです。

高性能で最新の個人スマホを利用している社員なら、効率良く業務が進められるかもしれませんが、性能が低いデバイスを使用している社員は効率良く業務を進めるのは難しいでしょう。

また、スマホの機種によっては、企業から推奨されるアプリやツールをインストールできなかったり、相性問題で動作不良となる場合もあります。

社員によって業務効率に差が出るため、一定以上の成果が出しにくいのが問題となります。

個人スマホを業務利用するメリット3選

ここまで個人スマホを業務利用するデメリットについてご紹介してきましたが、一方でメリットもあります。

具体的な個人スマホを業務利用するメリットは以下の3つです。

ここまで紹介したデメリットで個人スマホを業務利用するのはやめた方が良いと思われるかもしれませんが、個人スマホの業務利用にはさまざまなメリットがあります。

それでは、個人スマホを業務利用するメリットについてご説明しましょう。

業務効率が上がりやすい

個人スマホを業務利用することによって、業務効率が上がりやすくなるのがメリットです。

企業から貸し与えられた企業用スマホを使った方が安全かもしれませんが、初めて使用するデバイスだと使いこなせるようになるまで時間がかかる可能性があります。

非常に使い慣れた個人スマホであれば、業務利用する場合でもスムーズに使っていけるので、業務効率化につながります。

ストレスフリーで業務がこなせることから、社用スマホがすべてではないと言えるでしょう。

端末に関わるコストが削減できる

個人スマホを業務利用することによって、新たに端末を導入するコストが削減できるのがメリットです。

企業用スマホを導入する場合、社員の人数分だけスマホを購入しキャリアと契約しなければならないので、社員一人あたり数万円の端末購入費用と、数千円～数万円の月額費用がかかります。

企業用スマホを支給する社員の数が多い場合、相当な額の初期投資と通信コストがかかります。

一方で個人スマホであれば、初期費用は一切かかりませんので、コスト削減に大いに貢献できます。

また、企業用スマホの場合は、セキュリティの確保や履歴管理を行うために専用ツールを導入するなど、端末以外でのコストがかかりますが、個人スマホの場合は会社で負担する場合以外でそういったコストはかかりません。

企業用スマホを私物端末に使われるリスクが減る

企業用スマホではなく個人スマホを利用することによって、企業用スマホを悪用したり私用で使われるリスクがなくなります。

企業用スマホの場合、社員の連絡手段や通信費などを会社で管理できるというメリットがありますが、それはつまり社員は自身に負担の少ないスマホを手にしたことになります。

そのため、社員が自身の通信コストを下げるために、企業用スマホでプライベートな電話や動画視聴したりなど、業務とは関係のない部分でコストがかかるリスクがあります。

一方で個人スマホの場合は、スマホで行ったことすべてが社員個人に帰属するため、それが抑止力となって余計なリスクが低減するでしょう。

個人スマホの業務利用が向いているケースと向いていないケース

ここまで個人スマホを業務利用した場合に発生する、デメリットとメリットをご紹介してきました。

では実際にどういった用途やケースでは、個人スマホを業務利用できるのか、反対に業務利用ができないのかについてそれぞれ解説していきます。

個人スマホの業務利用が向いているケース

個人スマホの業務利用が向いているケースとしては、主に「個人事業主」や「数名で運営している小規模事業者」です。

個人スマホを業務利用した場合の最大のデメリットは、セキュリティ対策が個人に委ねられることによる情報漏洩リスクでしょう。

中小企業以上の場合、社員の人数も多いでしょうから、個人スマホへのセキュリティ対策を社員に促したり、対策状況を確認するのは現実的ではないでしょう。

しかし、個人事業主の場合は自身のスマホをしっかりと対策しておけば問題ないですし、小規模事業者であれば、社員も数名なので比較的対策管理もしやすいでしょう。

また、デメリット以上に個人スマホを業務利用することによる「端末コストの削減」というメリットのほうが大きいので、「個人事業主」や「数名で運営している小規模事業者」の場合は個人スマホを活用すべきでしょう。

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個人スマホの業務利用が向いていないケース

個人スマホの業務利用が向いていないケースとしては、「中小企業や大企業といった中規模以上の事業者」です。

前述した通り、個人スマホの業務利用最大のデメリットは「情報漏洩のリスク」ですが、個人スマホを使う社員の数だけ、漏洩のリスクは高まります。

そのため、情報漏洩を防ぐセキュリティ対策が必須になりますが、これも社員の数が多いと対策状況の管理が難しくなり、あまり現実的とは言えません。

中規模以上の事業者で個人スマホを業務利用した場合、このようなリスクと手間を負うことになるため、企業用スマホを導入したほうが多少コストがかかるものの、手っ取り早いですし建設的と言えます。

企業用スマホを使うメリット4選

企業用スマホとは、企業と携帯キャリアの間で法人契約を結び、企業から社員に支給するスマホのことですが、法人利用のため料金が通常も安かったり、セキュリティや利用管理の対策が用意されているなどの特徴があります。

そのような企業用スマホには、以下のようなメリットがあります。

それでは、企業用スマホを使うメリットについてご説明しましょう。

情報漏洩が防げる

企業用スマホを使用することによって、企業側で徹底したセキュリティ管理ができるため情報漏洩を防ぐことができます。

万が一紛失や盗難が起こることがあったとしても、企業側からデータの一括削除ができるのでトラブル防止につながります。

クライアントに電話番号が伝えやすい

企業用スマホであれば、クライアントに電話番号が伝えやすくなるのがメリットです。

クライアントに個人の電話番号を伝えずに済むため、企業用の電話番号であればスムーズなやり取りができるようになります。

スムーズなやり取りによってクライアントからの信用も得やすくなるでしょう。

データ共有がスムーズにできる

企業用スマホであれば、スマホのデータのバックアップが取れるうえに、情報共有も極めてスムーズにできるため、業務効率化につながるのがメリットです。

外出先でも関係なく簡単な操作でバックアップが取れる上に、アプリを活用すればデータをまとめるのに役立つ機能も使えるなど、業務効率化が実現できる環境が作れるのがポイントです。

仕事とプライベートの区別がつきやすい

企業用スマホであれば、プライベートと分けて使えるので、公私混同せずに使っていけるのがメリットです。

仕事とプライベートのスマホを分けて使うことによって本業に支障をきたすことなく業務が進められる他、労務管理もやりやすくなります。

デバイスの性能差による問題もなくなるため、業務効率化が実現できるでしょう。

個人スマホを業務利用するときによくある質問

ここまで個人スマホを業務利用することの、具体的なデメリットとメリットをご説明してきました。

最後に個人スマホを業務利用することについて、よくある質問をご紹介します。是非、参考にしてみてください。

まとめ

ここまで個人スマホの業務利用について、そのデメリットとメリットをご紹介しました。

結論から言うと、中規模以上の企業の場合は個人スマホを業務利用するのはやめた方が良いでしょう。

業務や労務管理、企業の信用性などにも支障をきたす可能性が高い以上、個人スマホを業務利用するのはリスクが高いです。

ただし、個人事業主や小規模事業者であれば、個人スマホの業務利用を活用することで、デメリット以上にコスト削減や業務効率化といった恩恵を受けることができます。

自身の規模や用途に合わせて、個人スマホを業務利用するか否かを検討しましょう。

個人スマホで会社の固定電話を使うなら「テレワープ」がおすすめ

個人スマホを業務利用する場合、「個人事業主」や「小規模事業者」であれば、デメリットが少なく上手く活用できると説明しました。

しかし、その場合でも「個人スマホは自身の携帯電話番号でしか通話できない」というデメリットが気になるでしょう。

確かに、取引先と個人の電話番号でやり取りするのは「相手からの信用度」や「公私の区別」の点から見ても、極力避けたいデメリットではあります。

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