電話を使う上でよく使う機能、留守番電話。
デフォルトのメッセージは大体「ただいま電話に出ることができません。ピーという発信音の後に……」といったような文面ですよね。個人でのプライベート利用であればこれで十分だといえますが、ビジネスでのやり取りだと、どのくらい後に掛け直せばいいのかだとか、そもそも今日は出勤日なのかとか、もっと情報量があった方が親切で相手から好印象を得られます。
今回は、そういった場面で使える留守電メッセージをご紹介します。
留守番電話の成り立ち
留守番電話、留守電のことを英語ではtelephone message recorderと言いますが、留守番電話機という装置のことはanswering machine、つまり、応答する機械と呼びます。
着信があって、着信音が何回か鳴ったのに誰も受話器を上げなかったら、予め録音しておいたアナウンスが流れます。かつて、アメリカでは例えば、”I can’ t come to the phone right now. Please leave your message after the beep.”（「ただ今電話に出ることができません。発信音の後でメッセージを残してください」）のようなアナウンスを電話の持ち主が自分で録音するのが一般的でした。録音方法は技術の進歩とともに変遷がありましたが、小さなカセットテープを使うものが広く普及していたようです。
留守番電話は家庭でもビジネスでも広く使われました。その背景として、かつては電話と言えば固定電話で、電話は動きませんが、人は動きますから、電話の近くに四六時中、人がいるとは限らないのが当然だったということがありそうです。
実際、携帯電話の普及で留守番電話も固定電話も徐々にその数を減らしています。
ビジネスにおける留守番電話
法人が留守番電話を活用する最大の理由は機会損失を抑えるためです。営業時間外や定休日、不在の間に、例えば注文の電話があったとして、誰も電話にでないままでは、よその会社などにその注文が流れていってしまいます。
注文でなく、お問い合わせであっても、しっかり自社で受けておけば、商談を続けることが可能です。
録音の方法
法人の中には、プロのアナウンサーなどを使って、機材の揃った録音スタジオで留守番電話のアナウンスを制作するところもあるようです。
一般的には、録音機材その他の音響機材が揃っていなくても、静かな部屋があれば電話機そのものを使ってアナウンスを録音することが可能です。
電話の場合、音声をデジタルデータに変換する際にサンプリングを行ったり、伝送する際に上下の周波数帯を切り落としたりしますので、同じ部屋で話をするときに比べると、電話越しの会話の声は音質が落ちてしまいます。そのため、電話機での録音でもそれほど不自然であるとか、音質が悪いと思われることはないことも、プロに頼まなくてもということになる理由でありそうです。
ビジネスで使える！メッセージ例文8つ
それでは、前置きが長くなってしまいましたが、ビジネスシーンで定番に使える留守電メッセージ文をご紹介していきます。
業務時間外であることをアナウンスする留守電メッセージ
業務時間外に流すアナウンスでは、業務時間を伝えることが肝要です。そうすることで発信者は、いつ電話すればつながるのかを知ることができます。
例文１：
お電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。
せっかくお電話いただきましたが、只今の時間は営業時間外となっております。
営業時間は、平日午前9時30分から午後6時30分まででございます。
誠に恐れ入りますが、おかけ直しくださいますようお願い申し上げます。お電話ありがとうございました。
例文２：
お世話になっております。〇〇でございます。
お電話くださいまして、まことにありがとうございます。
本日の営業は、午後〇時をもって終了いたしました。
明日の営業開始は、午前〇時からとなります。
ご用件は、発信音の後にお話しください。
外出中や退席中であることを知らせる留守電メッセージ
法人でビジネスホンを使っていて、ダイヤルインの直通電話番号をお取引先などに伝えている場合があります。その担当者が席を外したり、外出したりする場合の留守電には、担当者名を入れておくべきでしょう。
例文３：
お電話ありがとうございます。〇〇の△△でございますが、ただ今外出中のため、電話に出ることができません。
大変に恐れ入りますが、ご用件などは発信音の後に録音をお残し下さいませ。
差し支えなければ、本日の業務時間中に折り返しご連絡させていただきます。
例文４：
〇〇の△△でございます。あいにく席を外しているため、電話に出られず申し訳ありません。
お手数ですが、発信音の後にお名前とご用件をお話しください。席に戻りましたら改めてご連絡させていただきます。
長期休暇のお知らせ用留守電メッセージ
夏休みや年末年始など連続した休暇の場合には営業を再開するのがいつなのかを明確にしておく必要があります。
例文５：
お電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。
せっかくお電話いただきましたが、12月29日から新年1月3日まで年末年始休業とさせていただいております。
誠に恐れ入りますが、1月4日、午前9時30分以降におかけ直しいただきますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。
例文６：
お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
弊社は、〇月〇日から〇日までお休みさせていただきます。
ご不便をおかけしてしまい、申し訳ありません。
ご用件、ご連絡先などは、発信音の後にお話しください。
なお、通常営業は〇月〇日からとなります。
他の連絡方法を伝達する留守電メッセージ
不在であっても、電子メールやWebサイトで問い合わせを受けることが可能な場合、その旨を伝えることもできます。
例文７：
お電話ありがとうございます。〇〇〇の△△です。
ただ今電話に出ることができません。
ピーっという発信音の後にメッセージをお残しください。
なお、電子メールをいただければ、なるべく早く対応させていただきます。
メールアドレスは「〇〇〇〇〇@〇〇〇」となっております。
よろしくお願いいたします。
例文８：
〇〇〇です。ただ今の時間は営業時間外となります。
明日の営業は、午前１０時からとなります。
なお、弊社ウェブサイトのお問い合わせページにご記入いただければ、なるべく早く対応させていただきます。URLは、「〇〇〇.△△」です。「〇〇〇」というキーワードの検索でもご覧になれます。
よろしくお願いいたします。
まとめ
以上、8パターンの留守電メッセージを挙げてみました。留守電は相手に伝わりやすい端的な言葉で手短に礼儀正しくまとめることが大事です。留守電を使いこなすことで円滑なビジネスコミュニケーションを図りましょう。
留守番電話機能も標準搭載！便利な転送サービス
ビジネスシーンにおける電話は、PBXを導入することで保留や転送が可能ですが、初期投資もランニング費用もかかります。一見一回線あたりの料金が安く見えても、留守番電話機能はオプションのため追加して料金を払わなければならない……なんてことも。中規模以上の法人であればある程度元が取れますが、利用する人数が少ないと割に合いません。
小規模なオフィスや商店など、社員が数名の場合には、固定回線を活かしたままスマホを内線化すると、初期費用もランニング費用も極端なまでに抑えて、いつでもどこでも電話の着信と発信が可能になります。しかも、導入の手間はほとんどなく設定も簡単です。留守電設定のON/OFFやメッセージの切り替えもスマホ操作で簡単にできてしまいます。
詳しくは、こちら（https://telwarp.com/）をご覧ください。
