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本記事では「留守電のメッセージ」について、以下のような疑問やお悩みにお答えしていきます。
本記事で紹介する疑問やお悩み
今回は留守電メッセージの録音方法と、メッセージの例文を8つご紹介します。
電話を使ううえでよく使う機能「留守電」ですが、電話機のデフォルトのメッセージは「ただいま電話に出ることができません。ピーという発信音の後に……」といったような文面です。
個人でのプライベート利用であればこれで十分ですが、ビジネスでのやり取りだと、もっと情報量があった方が親切で相手から好印象を得られます。
そこで今回は、ビジネスシーンで使える留守電メッセージの録音方法と実際の例文を8つご紹介します。ぜひこの記事を参考に留守電メッセージを録音してみてください。
ビジネスで留守番電話を活用する最大の理由は、機会損失を抑えるためです。
営業時間外や定休日、不在の間に、お客様から注文の電話があったとして、誰もその電話にでないままでは、よその会社などにその注文が流れていってしまいます。
注文でなくお問い合わせであっても、しっかり自社で受けておけば商談を続けることが可能です。
ビジネスにおいて電話に100%応答することが理想ですが、少人数で運営している場合は特に事務所に常駐できるわけでないため、留守番電話で応答できないときのリカバリーを行うことが重要です。
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留守電メッセージの録音方法として、一般的には電話機そのものを使って自身の声を吹き込み、留守番のメッセージを録音します。
企業の中にはプロのアナウンサーや声優などを使って、機材の揃った録音スタジオで留守番のメッセージを制作するところもあります。
電話機の場合、音声をデジタルデータに変換する際に、サンプリングを行ったり伝送する際に上下の周波数帯を切り落としたりします。
そのため、実際の音声と比較して電話越しの留守番メッセージは音質が落ちてしまいます。
音質が落ちたとしても全く聞き取れないというわけではないので、こだわらなければ電話機での録音でも問題ありません。
任意の留守電メッセージを簡単に、且つ電話番号毎に登録するならスマホ内線化サービス「テレワープ」がおすすめです。
テレワープとは、今使っている固定電話※をそのままスマートフォンでも発信・着信できるようにするサービスです。イメージとしては「スマホがどこでも使える固定電話の子機になる」というのが近しいです。
テレワープなら、スマホから簡単に最大10個のメッセージを登録でき、「数十秒呼び出して応答できなかった場合の留守電メッセージ」と、「営業時間外や不在中にかかってきた電話に対する留守電メッセージ」を使い分けることができます。
特に、営業時間外や不在中にかかってきた電話に対しては、呼び出すことなく自動で応答して任意のメッセージを再生できるので、かけてきた相手にとってもストレスがありません。
また、契約中の電話番号毎に任意の留守電メッセージを登録できるので、番号によって名乗りが違う場合は最適です。
この機能は月額料金1,980円(税込)~にすべて含まれているので、手軽に留守電メッセージ機能と自動応答機能、そしてスマホ内線化機能を導入したい方は是非検討してみてください。
テレワープについて、詳しくはこちらをご覧ください。
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前置きが少々長くなってしまいましたが、ビジネスシーンで使える留守電メッセージ文として以下4パターンの例文を計8つご紹介していきます。
それぞれパターンと自身の状況を照らし合わせて、参考にしてみてください。
業務時間外に流すアナウンスでは、業務時間を伝えることが肝要です。
そうすることで発信者は、いつ電話すればつながるのかを知ることができます。
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇〇でございます。
せっかくお電話いただきましたが、只今の時間は営業時間外となっております。
営業時間は、平日9:30から18:30まででございます。
誠に恐れ入りますが、おかけ直しくださいますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。
お世話になっております。株式会社〇〇〇でございます。
お電話くださいまして、誠にありがとうございます。
本日の営業は、午後18時をもちまして終了いたしました。明日の営業開始は、午前9時からとなります。
ご用件は、発信音の後にお話しください。
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法人でビジネスホンを使っていて、ダイヤルインの直通電話番号をお取引先などに伝えている場合があります。
その担当者が席を外したり、外出したりする場合の留守電には、担当者名を入れておくべきでしょう。
お電話ありがとうございます。
〇〇の△△でございますが、ただ今外出中のため、電話に出ることができません。
大変恐れ入りますが、ご用件などは発信音の後に録音をお残しくださいませ。
本日の業務時間中に折り返しご連絡させていただきます。
〇〇の△△でございます。
あいにく席を外しているため、電話に出られず申し訳ありません。
お手数ですが、発信音の後にお名前とご用件をお話しください。
席に戻りましたら、改めてご連絡させていただきます。
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夏期休暇や年末年始、ゴールデンウィークなど連続した休暇の場合には営業を再開するのがいつなのかを明確にしておく必要があります。
お電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。
せっかくお電話いただきましたが、12月29日から1月3日まで年末年始休業とさせていただいております。
誠に恐れ入りますが、1月4日の午前9時30分以降におかけ直しいただきますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。
お電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。
弊社はゴールデンウィーク期間の〇月〇日から〇日までお休みさせていただきます。ご不便をおかけしてしまい、申し訳ございません。
ご用件、ご連絡先などは、発信音の後にお話しください。
なお、通常営業は〇月〇日からとなります。
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不在であっても、電子メールやWebサイトで問い合わせを受けることが可能な場合、その旨を伝えることもできます。
お電話ありがとうございます。〇〇〇の△△です。
ただ今電話に出ることができません。ピーっという発信音の後にメッセージをお残しください。
なお、電子メールをいただければ、なるべく早く対応させていただきます。
メールアドレスは「〇〇〇〇〇@〇〇〇」となっております。
よろしくお願いいたします。
〇〇〇です。
ただ今の時間は営業時間外となります。明日の営業は、午前10時からとなります。
なお、弊社ウェブサイトのお問い合わせページにご記入いただければ、なるべく早く対応させていただきます。
URLは、「https://〇〇〇.△△/」です。「〇〇〇」というキーワードの検索でもご覧になれます。
よろしくお願いいたします。
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以上、8パターンの留守電メッセージを挙げてみました。留守電は相手に伝わりやすい端的な言葉で手短に礼儀正しくまとめることが大事です。
留守電を使いこなすことで円滑なビジネスコミュニケーションを図りましょう。
途中ご紹介したスマホ内線化サービス「テレワープ」について、気になる方は是非こちらをチェックしてみてください。
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