留守電のメッセージ例文８選｜不快にさせない内容とは？

電話を使ううえでよく使う機能「留守電」ですが、留守番は電話をとれなかった際に発信相手に用件などを録音してもらう機能です。

留守番電話に搭載されているデフォルトのメッセージは、大体「ただいま電話に出ることができません。ピーという発信音の後に……」といったような文面ですよね。

個人でのプライベート利用であれば、これで十分だといえます。

しかし、ビジネスでのやり取りだと、いつ掛け直せばいいのかだとか、そもそも今日は出勤日なのかとか、もっと情報量があった方が親切で相手から好印象を得られます。

今回は、ビジネスシーンで使える留守電メッセージの例文を8つご紹介します。

留守電のメッセージを使うなら

積極的にビジネスで留守番電話メッセージを活用したいとお考えの方にはスマホ内線化サービス「テレワープ」をおすすめします。

テレワープなら、スマホで固定電話が応答できるだけでなく、電話をとれなかったときや営業時間外・休日にかかってきた電話に対して、任意の留守電メッセージを再生することが可能です。

このような機能が標準で付帯されているので、便利に固定電話や留守電を使うことができます。

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ビジネスにおける留守電

ビジネスで留守番電話を活用する最大の理由は、機会損失を抑えるためです。

営業時間外や定休日、不在の間に、お客様から注文の電話があったとして、誰もその電話にでないままでは、よその会社などにその注文が流れていってしまいます。

注文でなくお問い合わせであっても、しっかり自社で受けておけば商談を続けることが可能です。

ビジネスにおいて電話に100%応答することが理想ですが、少人数で運営している場合は特に事務所に常駐できるわけでないため、留守番電話で応答できないときのリカバリーを行うことが重要です。

留守電メッセージの録音方法

留守電メッセージの録音方法として、一般的には電話機そのものを使って自身の声を吹き込み、留守番のメッセージを録音します。

企業の中にはプロのアナウンサーや声優などを使って、機材の揃った録音スタジオで留守番のメッセージを制作するところもあります。

電話機の場合、音声をデジタルデータに変換する際に、サンプリングを行ったり伝送する際に上下の周波数帯を切り落としたりします。

そのため、実際の音声と比較して電話越しの留守番メッセージは音質が落ちてしまいます。

音質が落ちたとしても全く聞き取れないというわけではないので、こだわらなければ電話機での録音でも問題ありません。

任意の留守電メッセージをより便利に流す方法

電話機に音声を吹き込めば、任意の留守電メッセージを流すことができます。

しかし、通常の留守電だとメッセージの使い分けができなかったり、十数秒呼び出したあとに留守電のメッセージが再生されて録音する形となります。

発信相手にとって、呼び出し時間が長いのはフラストレーションが溜まる要因ですし、シーンによっては特定のメッセージを流したいこともあるでしょう。

そこでおすすめするのが、スマホ内線化サービス「テレワープ」です。

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テレワープとは、今使っている固定電話※をそのままスマートフォンでも発信・着信できるようにするサービスです。イメージとしては「スマホがどこでも使える固定電話の子機になる」というのが近しいです。

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テレワープなら、スマホから簡単に最大10個のメッセージを登録でき「数十秒呼び出して応答できなかった場合の留守電メッセージ」と、「営業時間外や不在中にかかってきた電話に対する留守電メッセージ」を使い分けることができます。

特に、営業時間外や不在中にかかってきた電話に対しては、呼び出すことなく自動で応答して任意のメッセージを再生できるので、かけてきた相手にとってもストレスがありません。

この機能は月額料金1,980円(税込)～にすべて含まれているので、手軽に留守電メッセージ機能と自動応答機能、そしてスマホ内線化機能を導入したい方は是非検討してみてください。

テレワープについて、詳しくはこちらをご覧ください。

ビジネスで使える！留守番メッセージ例文８選

前置きが少々長くなってしまいましたが、ビジネスシーンで使える留守電メッセージ文として以下4パターンの例文を計8つご紹介していきます。

• 業務時間外であることをアナウンスする留守電メッセージ
• 外出中や退席中であることを知らせる留守電メッセージ
• 長期休暇のお知らせ用留守電メッセージ
• 他の連絡方法を伝達する留守電メッセージ

それぞれパターンと自身の状況を照らし合わせて、参考にしてみてください。

業務時間外であることをアナウンスする留守電メッセージ

業務時間外に流すアナウンスでは、業務時間を伝えることが肝要です。

そうすることで発信者は、いつ電話すればつながるのかを知ることができます。

例文１

例文２

外出中や退席中であることを知らせる留守電メッセージ

法人でビジネスホンを使っていて、ダイヤルインの直通電話番号をお取引先などに伝えている場合があります。

その担当者が席を外したり、外出したりする場合の留守電には、担当者名を入れておくべきでしょう。

例文３

例文４

長期休暇のお知らせ用留守電メッセージ

夏期休暇や年末年始、ゴールデンウィークなど連続した休暇の場合には営業を再開するのがいつなのかを明確にしておく必要があります。

例文５

例文６

他の連絡方法を伝達する留守電メッセージ

不在であっても、電子メールやWebサイトで問い合わせを受けることが可能な場合、その旨を伝えることもできます。

例文７

例文８

まとめ

以上、8パターンの留守電メッセージを挙げてみました。留守電は相手に伝わりやすい端的な言葉で手短に礼儀正しくまとめることが大事です。

留守電を使いこなすことで円滑なビジネスコミュニケーションを図りましょう。

途中ご紹介したスマホ内線化サービス「テレワープ」について、気になる方は是非こちらをチェックしてみてください。

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