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クラウドPBXのデメリット5選｜利用前に知っておきたい注意点！
固定電話をスマホで使う方法を調べるとよく目にする「クラウドPBX」。便利なサービスなので、導入を検討されている方も多くいることでしょう。
しかし、導入を検討するにあたって気になるのが「クラウドPBXにはデメリットがあるのか」ということです。
結論から言うと、クラウドPBXには多くのメリットがある反面、いくつかのデメリットも存在します。
中には「失敗してもいいからとりあえずクラウドPBXを導入してみよう」とお考えの方もいるかもしれません。
しかし、一度クラウドPBXを導入してから元の固定電話サービスに戻すのには時間や手間、費用がかかり、あまり現実的ではありません。
そのため、しっかりとデメリットを理解してからクラウドPBXの導入を検討することが大切です。
そこで今回は、クラウドPBXの代表的なデメリットを5つご紹介します。是非クラウドPBXの導入を検討されている方は参考にしてみてください。
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目次
クラウドPBXとは
固定電話がスマホで使える「クラウドPBX」というサービスですが、皆さんはその仕組みをご存知でしょうか？
クラウドPBXの仕組みを理解するうえで名前の中にある「PBX」を理解する必要があります。
以下に「PBXの概要」と、それを踏まえた「クラウドPBXの概要」についてご説明します。
PBX
「PBX」とは、オフィスなどの中に設置されている「電話交換機」のことを指します。主に、外線と内線の接続や制御などを行っており、ビジネス用の電話における回線管理や高度な機能をこのPBXが担っています。
PBXを導入したオフィスなどの中にはたくさんの内線電話機が設置されています。
この内線電話機ではPBXによって、通話を保留したり、別の内線へと転送したり、電話会議を開催したりなどと多くの電話機能を使うことができます。
以下記事でより詳しくPBXをご紹介していますので、あわせてご覧ください。
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クラウドPBX
一方のクラウドPBXは、電話交換を実現するPBXはクラウド上、つまりインターネットの中にあります。
クラウドPBXとは、オフィス内に設置されていたPBXがクラウドPBX事業者が管理するデータセンターなどに設置されており、そこから利用者の電話端末へとインターネット回線を通じて接続される仕組みです。
そのため、クラウドPBXによる通話はインターネット回線を用いたIP電話になります。なお、データセンターに収容されているPBXには固定電話回線が接続されているため、固定電話の番号（市外局番）も利用可能です。
また、クラウドPBXはインターネット回線を介した接続となるため、電話端末はインターネットにつながる機器であればどれでも利用できます。パソコンやスマートフォンなどの端末も固定電話の番号で通話可能になります。
当然ながら、クラウドPBXの場合はPBXをオフィスなどに設置する必要がないので設備投資がありません。インターネット回線があれば固定電話回線も必要ないので、初期費用を大幅に抑えることができます。
ただし、クラウドPBXはサービスとなるので、利用料としてのランニングコストがかかります。PBXの場合は初期投資はかかるもの、導入後は自社で維持などを賄えるのでランニングコストはかかりません。
こういったことから「PBX」と「クラウドPBX」の最たる違いとしては、「PBX装置の設置場所による電話ネットワークの構成」と「かかるコスト」と言えます。
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クラウドPBXのメリット
手軽にPBX機能を利用できる「クラウドPBX」ですが、利用者にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
クラウドPBXにおけるメリットとしては、以下3つあります。
- 初期投資が不要
- 手軽に固定電話の番号が導入できる
- 外出先でも固定電話が使える
各メリットがどのような内容なのか、以下順にご紹介します。
初期投資が不要
クラウドPBXは、オンプレミス型のPBXのように自社内に設備が要らないため、初期投資をせずにPBX機能を導入できるというメリットがあります。
オンプレミス型のPBXを導入する場合、初期投資の相場としては数百万円ほどになります。大企業にとっても負担になるでしょうが、中小企業の場合は非常に大きな負担となるでしょう。
その点、クラウドPBXの場合は数千円～1万円程度の初期費用だけで導入できるため、大企業だけでなく中小企業にとっても負担なく導入可能なPBXと言えます。
なお、クラウドPBXサービスの中には接続する端末数（IP電話機やスマホなど）に応じて、初期費用が変動するものもありますので、事前に料金設計と接続端末数を確認しましょう。
手軽に固定電話の番号が導入できる
クラウドPBXは、固定電話回線や設備がすべてクラウドで完結するタイプが大半で、そういったタイプを導入すると、自社内に電話回線や設備を敷設せずに固定電話の番号を取得することができます。
通常の固定電話番号は、物理的な固定電話回線の引き込み工事を行うことで使えるようになります。
工事が発生すること自体には違和感はないでしょうが、手間や時間、コストがかかるため、工事がないことに越したことはないでしょう。
こういった面倒事がないクラウドPBXは「固定電話の番号を導入する」という面で他の固定電話にはない大きなアドバンテージを持っていると言えるでしょう。
外出先でも固定電話が使える
クラウドPBXには固定電話では考えられない「外出先でも固定電話の番号による通話が可能」というメリットがあります。
クラウドPBXはインターネット回線を通じた接続となるため、インターネットにさえつながれば通話端末はスマホやパソコンでも問題ありません。
つまり、出張や営業などで社外に外出していたとしても、固定電話にかかってきた着信にスマホで応答できますし、反対にスマホから固定電話の番号による発信も可能ということです。
頻繁に外出する人にとっては、クラウドPBXで固定電話を外でも使えるのは大きなメリットになるでしょう。
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クラウドPBXのデメリット 5選
高機能な電話装置である「PBX」を手軽に導入できるクラウドPBXは、メリットばかりの非常に使いやすいサービスに見えますが、クラウドならではのデメリットも存在します。
クラウドPBXの代表的なデメリットとしては、以下5つが挙げられます。
- 通話品質が悪くなる可能性がある
- セキュリティー上の懸念がある
- 電話番号を引き継げないケースがある
- 希望の電話番号が使えない場合がある
- 長期間使うと高コストになる可能性がある
各デメリットがどのような内容なのか、以下順にご紹介します。
通話品質が悪くなる可能性がある
クラウドPBXの代表的なデメリットとして、通話品質が通常の電話回線に比べて悪くなる可能性があります。
その要因は、クラウドPBXはインターネット回線を使用して通話するという仕組みにあります。
インターネット回線は不特定多数の人が使う「公衆の回線」であり、各個人の利用用途はネットサーフィンや動画視聴などと多種多様です。
そのため、インターネット回線はアクセスしている人数が多ければ多いほど、各個人のデータ使用量が多ければ多いほど、データ通信が混雑し通信品質が悪化します。
一方の電話ネットワークの場合は電話専用に限られており、電話によるデータ使用量もさほど多くないため、安定した通信品質を提供できています。
このように、クラウドPBXは不特定多数の方が使うインターネット回線を通じた通話サービスのため、通信の混雑状況に応じて通話品質が低下してしまう可能性があるのです。
また、インターネット回線の影響だけでなく、クラウド用のPBXが設置されているデータセンターの通信回線や設備の状況によっても通話品質が低下する可能性があります。
PBXもあくまで機械であり、完全ではありません。その時の通信状態やハードウェアの故障などによって、処理能力が低下し通話品質が悪化します。
特に、新興企業が提供するクラウドPBXの場合、PBX設備に余裕がなく、利用者の増加に伴った設備増強を行っていないといったケースもあり注意が必要です。
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セキュリティー上の懸念がある
クラウドPBXには「セキュリティー上に懸念がある」というデメリットもあります。
前述した通り、クラウドPBXは不特定多数の人が使うインターネット回線を経由して利用者の電話端末に接続します。そのため、ハッキングやウィルス感染などコンピュータのセキュリティー上に不安があります。
当然、クラウドPBX事業者も独自にセキュリティー対策を施していますが、100％安全とは言い切れません。
不正アクセスの恐れがあることには注意が必要です。
電話番号を引き継げないケースがある
クラウドPBXの多くは、オフィス内に電話回線や交換設備といったものを全く設置せず、すべてクラウド上のシステムで実現するタイプがあります。
このタイプの場合、利用者自身に電話設備が不要で初期費用を抑えられるというメリットがある反面、従来使っていた固定電話の番号を継続利用できない可能性があります。
厳密には、これまで使っていた電話番号をクラウドPBX事業者が管理する電話回線に移設する手続きが必要になるのですが、これには以下条件を満たす必要があり、満たしていない場合は引き継げません。
- 元の固定電話番号が「NTT加入電話」または「ISDN回線」で発番した番号であること
- 「元の固定電話番号の市外局番エリア」と「クラウドPBXの電話回線がある市外局番エリア」が一致していること
特に「クラウドPBXの電話回線がある市外局番エリア」に関しては、多くのクラウドPBX事業者が主要な都市圏にのみ対応しており、首都圏だと非対応となるケースが大半です。
電話番号の変更はお客様や取引先へのインパクトが大きいので、クラウドPBXを選ぶ際には既存の電話番号を引く継ぐことができるか否かにご注意ください。
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希望の電話番号が使えない場合がある
クラウドPBXの多くは新たに電話番号を発行しており、手軽に固定電話の番号を取得できるという特徴があります。
取得できる電話番号は「市外局番」や「050番号」、「0120番号」など多種多様ですが、市外局番に関しては、希望する電話番号が使えないケースがあります。
市外局番は「使用者（契約者）の所在地」に対応している必要があり、「北海道在住の方が東京の市外局番（03など）を使う」ことはできません。
これは総務省が「電話転送サービスなどにおけるルール」としてガイドラインを定めており、提供する事業者も利用者もこのルールに準ずる必要があります。
犯罪収益移転防止法により電話受付代行業者及び電話転送サービス事業者に求められる対応について
https://www.soumu.go.jp/main_content/000798474.pdf
こういったことから、クラウドPBX事業者は市外局番を含め電話番号を発行する際は厳重な本人性確認を行っています。
クラウドPBXで電話番号を新規取得する際は、自身の所在地と欲しい電話番号の市外局番が対応していることを確認しましょう。
長期間使うと高コストになる可能性がある
クラウドPBXは、PBX設備を自社に導入する必要がなく初期投資を低く抑えることができます。
その反面、サービス利用料としてのランニングコストが高めになるので、長期間使い続けるとPBX設備をオンプレミスで運用するよりも総額が高くなる場合が多いです。
「PBXとしての機能を長年使う予定だ」という方は、オンプレミス型のPBXを選んだ方が良いかもしれません。
なお、クラウドPBXの場合、初期費用が不要になるだけでなく、PBXの導入や維持に専門的なノウハウが必要なく手間がないというメリットもあるため、一概にコストだけで比較しないようにしましょう。
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クラウドPBXの失敗事例
クラウドPBXにおけるデメリットをご紹介しました。しかし、実際にクラウドPBXを導入した方がどのような不満を抱えているかが気になる方も多いことでしょう。
以下にクラウドPBXを導入した方が経験した失敗事例をご紹介しますので、導入検討の参考にしてみてください。
通話品質が悪化して電話応対の品質も下がった
クラウドPBX導入の失敗事例として、多くあるのが「電話応対の品質が下がった」ことです。
クラウドPBXのデメリットとして「通話品質が悪くなる可能性がある」ことをご紹介しましたが、導入するサービスによっては顕著に悪くなるケースがあります。
利用者側が聞き取りにくくなるだけであれば何とかカバーできるかもしれませんが、相手先も聞き取れないとなると会社としての電話応対品質に直結します。
安さや利便性に魅力を感じてクラウドPBXを導入したものの、肝心な通話自体がおろそかになってしまっては元も子もありません。
このような失敗を回避するためには「お試し利用が可能なサービスを選び品質をチェックする」「新興のクラウドPBXサービスは避ける」「自身のインターネット環境を整備する」といったことが大切です。
コストが削減できず、さらに増加してしまった
PBXよりも初期コストを抑えて導入可能なクラウドPBXですが、「コスト削減に繋がらなかった」という事例も多くあります。
確かに、クラウドPBXの初期費用は数千円～1万円程度のため、導入にかかる負担はほとんどありません。
しかし、その反面ランニングコストも毎月数千円～数万円程度かかり、5年も使えば支払った総額は100万円前後になります。
オンプレミス型のPBXも搭載機能によっては数十万程度に抑えることもできますので、長く使えば使うほどオンプレミス型のPBXの方がコストを削減できます。
結果的にかかるコストはPBXの利用用途や利用年数、規模によって大きく変動するため、一概に比較はできませんが「短期的な利用の場合」や「資金が限られている場合」はクラウドPBX、「長期的な利用の場合」や「PBXのノウハウを持っている場合」はオンプレミス型のPBXが向いていると言えるでしょう。
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クラウドPBXのデメリットを防ぐ対策方法
ここまでクラウドPBXのデメリットや、クラウドPBXを導入したことで失敗した事例をご紹介しました。クラウドPBXにおけるマイナス要素の多くは、「通話品質の低下」と「コスト増」によるものになります。
これらの要素を解消することで、クラウドPBXのデメリットや導入による失敗を防ぐことができるでしょう。
そこでここからは、クラウドPBXのデメリットや失敗を防ぐ対策方法についてご紹介します。具体的には以下3つの方法で防ぐことが可能です。
- 市外局番を利用するタイプのクラウドPBXを選ぶ
- インターネット環境を整備する
- 必要な電話機能を取捨選択する
各対策方法がどのような内容なのか、以下順にご説明します。
市外局番を利用するタイプのクラウドPBXを選ぶ
クラウドPBXは主に「IP電話番号を利用するタイプ」と「市外局番を利用するタイプ」の2種類に分けられますが、「市外局番を利用するタイプ」を選ぶことで通話品質による失敗を防ぐことができます。
IP電話番号とは「050から始まる電話番号のこと」でインターネット通話用に設計されているため、通話に関する品質基準はそれほど厳しく定められていません。
一方の市外局番は「03や06などから始まる電話番号のこと」で元々固定電話などの音声通話専用に設計されているため、通話に関しては厳しい品質基準が設けられています。
市外局番を利用する場合、この厳しい品質基準をクリアできないとサービスとして提供できないため「市外局番を利用するタイプ」のクラウドPBXであれば、品質は担保されていると言えるでしょう。
なお「市外局番を利用するタイプ」のクラウドPBXを導入する場合は、本人性確認や会社の登記簿提出などしっかりとした手続きが行われます。
また、「会社の所在地」と「各クラウドPBX事業者が対応している市外局番エリア」が合致している必要がありますので、導入を検討しているクラウドPBXサービスで自社エリアの市外局番が使えるか事前に確認しましょう。
インターネット環境を整備する
クラウドPBXはインターネットを介した電話サービスとなりますので、インターネットの安定性や品質が通話品質に直接影響します。
そのため、品質の良いインターネット環境へ整備することでも通話品質の改善が見込めます。具体的な改善すべきインターネット環境としては「電話の利用端末が繋がっているインターネット回線」になります。
クラウドPBXの利用端末は、IP電話機やパソコン、スマホなど多種多様です。ですが、どの端末もクラウドPBXを利用するには何かしらインターネットに接続されている必要があり、接続中のインターネットが不安定なものだと通話品質が低下します。
IP電話機やパソコンの場合は基本的にオフィスの有線LANやWi-Fiに接続されているでしょうから、オフィスのインターネット回線を高品質なプランに変更しましょう。
スマホの場合はオフィスのWi-Fi以外にもモバイル電波や自宅のWi-Fiなど、様々なインターネット回線に繋がっています。
モバイル電波に関しては格安SIMといった通信品質が良くないものではなく大手キャリアと契約するように、自宅のWi-Fiもオフィスと同じように高品質なインターネット回線を契約するようにしましょう。
また、スマホをフリーWi-Fiなど不特定多数の人が繋ぐようなネット回線に繋いでクラウドPBXを使わないようにすることも大切です。
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必要な電話機能を取捨選択する
クラウドPBXを導入したことによって従来よりも電話コストが増加してしまう場合は、自身の用途にあわせて必要な電話機能を取捨選択することが重要です。
クラウドPBXでは豊富な電話機能を手軽に利用することができるため、オプション機能をいくつも申し込んでしまいがちです。そういったオプション機能はあれば便利ですが、中にはほとんど使用していない機能もあるはずです。
クラウドPBXのコストが膨らんでしまっている場合は、自身がどのようにクラウドPBXを使用しているのかを振り返り、申し込んだ各機能ごとに要否を検討しましょう。
なお、これからクラウドPBXを導入しようと考えている場合には、今後どのように電話を使っていく予定なのかを吟味してから、必要に応じたオプション機能のみを申し込むようにしましょう。
まとめ
ここまでクラウドPBXにおけるメリット・デメリット、失敗事例とその対策についてご紹介してきました。
クラウドPBXは手軽に高度な電話がスマホやパソコンなどでも使えて非常に便利なサービスですが、一方で明確なデメリットも存在します。
これからクラウドPBXを導入しようとお考えの方はしっかりとデメリットを把握したうえで、それでもなおクラウドPBXを使うメリットのほうが勝っているかを検討することが大切です。
是非今回ご紹介したデメリットやその対策をもとに、クラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
小規模な事業者にはスマホ内線化サービスのほうがおすすめ
個人事業主やお店などの小規模なビジネスで、固定電話を便利に使うためにクラウドPBXの導入を検討している方もいらっしゃるでしょう。
しかし、クラウドPBXであれオンプレミス型のPBXであれ基本的には大規模利用で設計されているため、小規模な利用の場合は導入にかかる費用やコストに対して見合う効果はあまり期待できません。
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