自動電話転送とは?仕組みや活用シーン総まとめ!

オフィスなどにかかってきた電話を保留して、別の内線電話に転送することができますが、これは手動で行なっている転送です。

これとは違って、ある番号にかかってきた電話の着信を予め登録しておいた番号に自動的に転送する機能やサービスがあります。こちらを自動電話転送と呼んでいます。

どんな用途?

電話自動転送機能は古くから存在します。

例えば個人商店を経営しているとしましょう。営業時間中にはお店にかかってきた電話に出ることができます。けれども営業時間の前や後に電話がかかってきた場合、電話に出られないか、留守番電話に録音しておいてもらって翌日などに掛け直すしかありません。

これでは急な注文や緊急な連絡に対応できません。そうした場合に備えて自宅の電話に転送させておくお店が多かったようです。

今でも夜間や定休日などには特定の番号に自動的に転送する設定をしている商店や企業がたくさんあります。

自動転送であれば、人手を介する必要がないので、お店やオフィスが無人になっても問題ありません。

特にコロナ禍によってテレワークが浸透しました。ずっと自宅などで仕事をし続けて、その後も変えるつもりがないならば、自宅の電話機や携帯電話の番号を取引先に伝えるということもあるでしょうが、コロナ禍などはいつかは終わる、終わって欲しいと皆が思っていました。それならば会社やお店の番号は変えずに、自動的に転送がかかるようにしておくというところが多かったのでしょう。自動転送に対するニーズが高まりました。

自動転送の仕組み

自動転送は、NTTやKDDIなど電気通信事業者が行うサービスと、PBXなど利用者の宅内に設置する装置が持っている機能とに大別されます。

いずれの場合も、ある電話番号に電話がかかってきたら、ある条件を満たした場合に、予め登録しておいた転送先の電話番号につなぎ直す仕組みです。

通信事業者のサービスでは、AさんからBさんへの通話を、AさんからCさんの通話に切り替えてしまうイメージ。

PBXなどの利用者宅内装置で行う場合は、Bさん(着信した人)から、Cさんに電話をかける2段階の接続のイメージです。

ある条件とは、(1)無条件、つまり、着信があったら必ず即座に転送するか、(2)着信があって、一定の時間、呼び出しを続けて、誰も電話に出なかったら転送するか、(3)日にちや時間帯指定で転送するなどです。

登録する転送先は1つですから、デメリットもあります。部や課など、グループで使っている電話への着信を、テレワーク中の社員の中の特定の誰かに転送するよう設定するしかありません。グループの他のメンバーにかかってきた電話は、用件や電話番号を聞き出して、コールバックするのでということで待っていただくしかありません。

固定電話から携帯電話への転送

ここまでは固定電話から固定電話への転送でした。

固定電話から携帯電話への転送も、もちろん可能です。こちらは夜間や休日だけではなく、アクティブに移動することが多い人に喜ばれています。

オフィスやお店にいる間は固定電話で電話に出て、営業や会議などで外出する時には自動転送機能をオンにして、不在の間だけ携帯電話で電話を受けることができます。留守番電話などを使うと、オフィスやお店に戻ってから着信を全て聞き直して、電話を掛け直す手間がかかりますし、その間、お客様や取引先を長時間お待たせしてしまうことになります。

自動転送にしておけば、大事な電話は逃しませんし、発信者番号は、もともと電話をかけてくれた発信者の番号が通知されるので、誰からの電話なのか応答する前に確認することができます。非通知や、売り込みの電話などは無視するということも可能です。

ケータイから固定電話への転送

携帯電話会社のサービスとして、スマホやガラケーにかかってきた電話を、自動的に固定電話に転送してくれる自動電話転送サービスがあります。

設定の方法は通信キャリアや機種によって異なります。

仕事で使っていて取引先にも伝えてある番号の携帯で、海外に行くとか休暇などで仕事携帯を持ち歩かないとき、別の社員などが電話に出てくれるように設定しておくと便利です。

スマホへの転送を内線化

通信事業者の転送サービスは有料です。月額の固定料金に加えて、転送した部分、つまりAさんからBさんにかかった電話を、Cさんに転送した場合、転送サービスを使っているのはBさんですから、BさんにはBさんからCさんにつないだ分の時間と距離に応じて従量制の料金が発生します。長く話せば話すだけ、Bさんの負担額が増えて行きます。

PBXや主装置の機能として自動転送を行なった場合にも、転送した区間の距離と、通話した時間に応じた従量制の通話料金がかかります。

小規模なオフィスや店舗などの場合、固定電話をそのまま生かして、スマホを内線電話として使うことができるサービスが登場しています。この場合、スマホへの転送は、携帯キャリアの通話ではなくデータ通信で行います。転送を受ける側のケータイがWi-Fiにつながっていれば、通話しても追加の通信料が発生することはありません。

もし、キャリアのデータ通信で電話を受けたとしても、映像などに比べると音声のデータ量はかなり小さいので、少額で長時間の通話が可能になります。

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