ビジネスフォンをやめる際の４つの確認事項｜その後について考えよう！

「コスト見直しで、ビジネスフォン（ビジネスホン）を通常の電話に変えたい」
「十数年前に設置したビジネスフォンの調子が悪いので、これを機に使うのをやめようと思っている」

このようにビジネスフォンの解約を検討されている企業もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、ビジネスフォンをやめて一般の固定電話に切り替えた場合に生じるデメリットなどを気にして悩んでいる方も多いことでしょう。

そこで今回はビジネスフォンをやめるメリット・デメリットと、やめる場合に確認しておくポイント、そしてやめた後の対応について解説していきます。

ビジネスフォンは、内線通話や転送、保留機能など、社内外でのコミュニケーションに便利なツールですが、活用しきれずにビジネスフォンをやめたいと感じたこともあるでしょう。

もしもビジネスフォンの維持費が会社の予算を圧迫しているなら、ビジネスフォンの利用を見直し、やめるタイミングを考えることも一つの選択肢です。

ビジネスフォンの利用を見直すためのポイントとして、まずはビジネスフォンをやめるメリットを見ていきます。具体的なメリットとしては、以下の3つです。

ビジネスフォンをやめる最大のメリットは、コスト削減です。

ビジネスフォンには導入時にかかる初期費用だけでなく、毎月のランニングコストが発生しています。具体的には以下の費用がかかっています。

レンタル料金やリース料金については、初期投資が抑えられるというメリットがある反面、毎月の料金に各料率が上乗せされる分総額が自身で購入した場合より高くなります。

ビジネスフォンの豊富な電話機能を使いこなしていれば、これらのコストは見合いますが、一部の機能しか使えていない場合はビジネスフォンをやめることで余計なコストを削減できるでしょう。

ビジネスフォンをやめる2つ目のメリットとしては、より柔軟な電話運用へと切り替えることが可能になる点です。

ビジネスフォンの他にも高度な電話機能を提供しているサービスはいくつかありますが、そのうちの「スマホ内線化サービス」や「クラウドPBX」を利用すれば、場所に縛られず固定電話の発信・着信が可能です。

昨今は働き方改革などの影響により、自宅や外で仕事をするのが一般的になりつつあり、会社の電話も社内以外でも使えられることが求められています。

「スマホ内線化サービス」や「クラウドPBX」であれば、こういった変革にも柔軟に対応できるため、ビジネスフォンをやめてこれらのサービスに切り替えることで、より柔軟な運用を実現できるでしょう。

ビジネスフォンをやめる3つ目のメリットとしては、業務効率の向上が見込める点でしょう。

前述した「スマホ内線化サービス」や「クラウドPBX」へ切り替えば、場所を問わずに会社の電話が使えるようになりますし、「クラウドPBX」の場合はクラウドを活用した独自の機能も利用できます。

また、ビジネスフォンには便利な機能が数多く搭載されていますが、無理に使おうとすると逆に余計な手間が生じて非効率になることもあります。

ビジネスフォンをやめて、より便利なサービスに切り替えたり、必要最低限の電話機能へと切り詰めることで、業務効率の向上が見込めるでしょう。

ビジネスフォンをやめるメリットについてご紹介しましたが、反対にやめることによるデメリットも存在します。

ビジネスフォンをやめてから後悔しないように、やめることでデメリットとなる点を確認しておくことが重要です。具体的には以下のようなデメリットがあります。

ビジネスフォンをやめる1つ目のデメリットとして、主装置や配線の撤去に工事費がかかる点が挙げられます。

ビジネスフォンの撤去は、専門業者に委託する必要があるため、一定の撤去費用がかかります。撤去工事を行うためには国家資格が必要です。そのため、有資格者のいる電話工事会社から見積書を取って発注してください。

ビジネスフォンの導入工事も同様ですが、公衆ネットワークに直接収容する装置は接続や設定の方法を間違えると、多くの利用者に迷惑がかかるため、国家資格が必要になるのです。

このようにビジネスフォンをやめる際に撤去工事費がかかる点が1つ目のデメリットです。

ビジネスフォンをやめる2つ目のデメリットとして、リース契約では途中解約により違約金が発生して余計な費用がかかってしまう点が挙げられます。

一括購入やレンタル契約であれば問題ありませんが、リース契約では、途中解約した場合リースの残額か解約違約金の支払いが発生します。

契約満期まで利用した場合よりも余計に費用がかかってしまう可能性もあるため、注意が必要です。

ビジネスフォンをやめる4つ目のデメリットとして、既に接続している機器構成に影響が出る点が挙げられます。

ビジネスフォンは、主装置と複数の内線電話機、そしてそれらをつなぐ屋内配線で構成されています。また、ドアホンや警報装置、ファックス、録音装置などが接続されている場合もあります。

ビジネスフォンを撤去すると、これらの機器に影響が出る可能性があり、知らぬ間に使えなくなっていたなんてことが起こり得ます。

まずはビジネスフォンに接続されている機器を確認しましょう。

ここまでビジネスフォンをやめるメリットとデメリットについてご紹介しました。

ここからは、実際にビジネスフォンをやめる際に確認しておくべきチェック事項についてご説明します。

具体的には、以下4つの確認事項があります。

ビジネスフォンをやめる際の1つ目の確認事項として、ビジネスフォンによって構成されている機器は何かを把握しておきましょう。

ビジネスフォンは主装置と呼ばれる機械と、複数の内線電話機、および、それらを接続する屋内配線で構成されています。

このほかにも、主装置にドアホンや警報装置、ファックスやCAFIS（決済端末）、録音装置、ガスの検知装置などが接続されている場合があります。

主装置を撤去してしまうと、これらにも影響があるため、まずは構成機器を確認しましょう。

ビジネスフォンをやめる際の2つ目の確認事項として、ビジネスフォン導入時に主装置を「購入したのか」「リース契約したのか」という点があります。

主装置や電話機は、新品や中古を買い取った場合もありますし、リース契約の場合もあります。買取かリースかを確認する必要があります。

また、リースの場合は契約期間や内容も確認しておきましょう。途中で解約する場合の費用などが契約内容で明記されているはずです。

契約内容によっては途中解約で残金を請求されたり、違約金の支払いを求められることもあるので注意が必要です。

ビジネスフォンをやめる際の3つ目の確認事項としては、ビジネスフォンで使っている外線数と付加サービスです。

電話の外線については、何回線契約しているか確認しましょう。ビジネスフォンをやめた後に必要となる回線数を考えて、そのまま残しておくのか、解約して減らすのか、はたまた追加するのかを整理しましょう。

また、ビジネスフォンには代表電話、転送電話、ダイヤルイン、ナンバーディスプレイなどの付加サービスがついている場合もあります。これらについてビジネスフォンをやめた後で使い続けるのかを考える必要があります。

ビジネスフォンをやめる際の4つ目の確認事項として、撤去費用がいくらになるのかという点があります。

ビジネスフォンをやめたら、主装置や電話機を撤去することになります。リースの場合は主装置などの返却が必要ですが、いずれの場合も撤去には専門業者による工事が必要になります。

ビジネスフォンの導入や撤去にかかる工事には国家資格が必要となり、利用者自身で取り外したりといったことはできません。必ず有資格者がいる業者に頼む必要があります。

また、廃棄の際には産廃業者から廃棄証明書が発行されます。取り決めの上廃棄を行う際には、リース会社に廃棄証明書を送付する必要があります。

このように、ビジネスフォンの撤去には費用や手続きが発生するため、事前にどれくらいの費用がかかるのか、どういった手順を踏む必要があるのかを把握しておきましょう。

上述の通り、ビジネスフォンの撤去は専門業者に委託しなければならないため一定の撤去費用が発生します。

とはいえ、携帯電話の普及やファクシミリの使用頻度の減少で必要な外線数が少なくなっている場合などは、思い切って撤去してしまうと良いでしょう。

撤去後はビジネスフォンを取り外した一般の固定電話を使うことになります。

一般の固定電話にもビジネスフォンほどではありませんが、便利な付加サービスが提供されている場合もありますので、必要に応じてビジネスフォン撤去後も付加サービスの導入を検討しましょう。

ここまでビジネスフォンをやめることによるメリット・デメリットと、やめる前に把握しておくべき確認事項をご紹介しました。

ビジネスフォンには便利な機能が搭載されており、うまく使いこなせば会社全体の効率化に繋がる素晴らしいソリューションです。

しかし、決して安くて手軽なサービスとは言えないため、利用規模や用途が見合ってない場合、費用対効果が悪くなり、コスト面で逆に会社全体のネックとなってしまう可能性もあります。

既にビジネスフォンを導入している場合はこの機会に、自身の電話用途と利用規模、契約内容を見直して、継続して使い続けるべきか、見切りをつけてコスト圧縮を図るかを検討してみてはいかがでしょうか。

ビジネスフォンは比較的大規模な事業者向けのソリューションであり、小規模事業者や個人事業主などにはあまり適していません。

しかし、中にはビジネスフォンで使える機能は魅力的なため、導入してみたいとお考えの方もいらっしゃることでしょう。

そのような方にとってはビジネスフォンの価格が最大のネックになりますが、自身のスマホを活用することで手軽にコンパクトなビジネスフォンを導入できる「テレワープ」というサービスがあることはご存知でしょうか。