リモートの電話どうする？取引先に個人番号が伝わらない仕組みとは

コロナ禍の影響により普及したリモートワーク。既に導入済みの企業は数多くいますが、これからリモートワークの導入や整備をするうえで大きな課題となるのが、リモートワーク中の電話対応の問題です。

リモートワーク中に取引先とのやり取りをする場合、私用携帯を使ってしまうと取引先に個人番号が伝わってしまうため、業務はもちろん取引先との関係性に影響が出る可能性があるでしょう。

取引先との信頼関係を築くためにも、取引先に個人番号が伝わらない仕組みを構築する必要性があります。

それでは、リモートワークにおける電話対応の課題や解決方法、取引先に個人番号が伝わらない仕組みなどをご説明しましょう。

リモートワークにおける電話対応の課題

リモートワークにおける電話対応の課題は、以下の通りです。

• 電話応対をするために出社する必要性がある
• 業務効率が悪化する可能性がある
• 機会損失のリスクがある
• 取引先に個人番号を知られる可能性がある

それでは、リモートワークにおける電話対応の課題についてご説明しましょう。

電話応対をするために出社する必要性がある

多くの企業では取引先などとの連絡を会社の固定電話で行っています。

当然ながら会社の固定電話はオフィスでのみ発信・着信可能のため、リモートワーク中も数名は電話番としてオフィスに出社する必要があるでしょう。

せっかくリモートワークで自宅で仕事をしている環境になっているのに、電話応対のためだけに出社しなければならないとなると社員のストレスが溜まってしまいます。

リモートワーク中に社員が出社する必要性がないように、電話体制を見直す必要性があるでしょう。

業務効率が悪化する可能性がある

電話応対の他にさまざまな業務を並行して行う場合、電話応対の件数が多いほど別の業務に割ける時間が減っていくのが大きな問題になります。

電話応対に追われてばかりでは本来の仕事に集中できず、リモートワークのメリットである業務の効率化が逆に悪化する可能性があるでしょう。

リモートワークではなく出社勤務の場合は電話がかかってきたらそのまま担当者が応対すれば良いので取次業務を行う必要性がありません。

しかし、リモートワークの場合は電話番から担当者への取次業務が増えるので、取引先への対応も遅れる恐れがあります。

取次業務は社員同士の連携が必要不可欠になるため、コミュニケーションが上手くいかないとお互いに働きにくくなるでしょう。

機会損失のリスクがある

リモートワークでも電話応対は、新たな営業機会のチャンスを得るために必要不可欠な業務です。

しかし、リモートワーク中の電話応対に慣れていない場合、担当者との連絡がつかなくて対応できなかったり、着信があったときに電話が取れなかったりすると、営業機会を失ってしまうリスクがあります。

後で気づいて慌てて連絡しても、既に別の企業に仕事を取られてしまっていることもあるでしょう。それどころか、すぐに電話に対応できない企業に対して信頼や信用を失うきっかけにもなります。

取引先に個人番号を知られる可能性がある

リモートワーク中の電話対応を会社の固定電話による体制ではなく、携帯電話による個人連絡体制へと切り替えた場合、取引先に社員個人の電話番号を知られる可能性があります。

基本的には会社から各社員へ専用の携帯電話を支給することが望ましいですが、携帯電話の手配や連絡網の整備などには時間がかかるため、社員個人の携帯電話を活用する場合もあるでしょう。

そうなると、取引先へと社員個人の電話番号を通知することになり、悪用されることはないでしょうが、万が一のときのことを考えると個人番号を取引先に知られてしまうのは好ましくありません。

また、取引先が「社員個人の携帯電話で企業間のやり取りをする」ということに不信感を感じてしまう可能性もありますので、極力社員個人の携帯電話を使用するのは避けるべきです。

リモートワークにおける電話対応の課題を解決するには？

リモートワークにおける電話対応の課題を解決する方法は、以下の通りです。

• 電話転送サービスを利用する
• 電話代行サービスを利用する
• クラウドPBXを利用する
• スマホ内線化サービスを利用する
• 社用携帯を利用する

それでは、リモートワークにおける電話対応の課題を解決するについてご説明しましょう。

電話転送サービスを利用する

リモートワークにおいて、電話転送サービスは非常に優れた機能を発揮してくれると言えるでしょう。

電話転送サービスとは、固定電話番号にかかってきた着信を別の電話番号へと自動的に転送し、転送先の電話端末で応答できるサービスです。

電話転送サービスなら、リモートワーク中に取引先から会社に電話がかかってきても自宅などで勤務している社員の携帯電話や固定電話へと自動転送され、リモートワーク先で取引先の電話に応対できます。

業務効率の観点から見ても、電話対応のための出社もなくなるため、業務効率化も図れるのがポイントです。

ただし、電話転送サービスは転送時間に応じて通話料金が発生する仕組みになっていることから、電話がかかってくるほどコストが高くなるので注意が必要です。

また、電話転送サービスの場合、携帯電話などから会社の電話番号で発信することはできません。

あくまで、会社にかかってきた着信を別の電話番号に転送するだけなので、リモートワーク先で取引先などへ電話する場合は個人の携帯電話からかけるほかありません。

電話代行サービスを利用する

電話代行サービスを利用することで、社員ではなく専門業者のオペレーターが代わりに会社にかかってきた電話を電話対応をしてくれます。

会社の電話には取引先だけでなく勧誘や営業の電話もかかってきますが、電話代行サービスではオペレーターがそういった不要な電話にも対処してくれますので、必要な電話にのみ社員が対応することが可能です。

余計な電話に集中がそがれることもなくなりますし、中には専門業種に特化した電話代行サービスもありますので、一次対応が可能な案件であれば社員へ取り次ぐことなくオペレーターが対応してくれる場合もあります。

なお、電話転送サービスと同様に、会社宛の着信をオペレーターで代理で対応するのみとなりますので、取引先への電話は個人の携帯電話からになる点は注意しましょう。

クラウドPBXを利用する

クラウドPBXを利用することで、リモートワーク先でも会社の電話番号による発信・着信をすることができます。

クラウドPBXとは「03などの市外局番」や「050などのIP電話番号」がスマホやパソコンなどの端末で使えるインターネット電話サービスです。

クラウドPBXにはいくつかタイプがありますが、基本的には「会社に固定電話回線を引くことなく固定電話番号が使えるタイプ」が主流です。

クラウドPBXなら、インターネット接続が可能な環境であればどこでも固定電話番号による通話が使用可能なため、リモートワーク先でもオフィスと同様に会社の電話対応が可能です。

また、クラウドPBXの場合、スマホやパソコンから会社の電話番号による発信もできますので、電話転送サービスなどと違って、取引先へリモートワーク先から電話することも可能です。

スマホ内線化サービスを利用する

スマホ内線化サービスを利用することでも、リモートワーク先で会社の固定電話がスマホで発信・着信可能になります。

スマホ内線化サービスとは、スマホをオフィスに設置してある内線電話機として使えるようにするサービスです。

スマホが内線電話機になるので、会社の電話番号にかかってきた着信をスマホでも応答することができ、反対にスマホから会社の電話番号を使って発信することも可能です。

クラウドPBXとの相違点として、会社の固定電話機や電話番号をそのままにスマホを内線電話機にできるため、新たに電話番号を取得したり電話機を交換する必要がなく、今の電話環境を継続できる点があります。

また、クラウドPBXと同様にインターネットを介した通話になりますが、会社の固定電話とスマホが直接接続しているため、経由地が少なく通話品質の低下を招く要素が少ないという特徴もあります。

スマホ内線化サービスなら自宅やカフェ、コワーキングスペースなどでも会社の電話対応ができるようになりますし、簡単な設置作業とアプリインストールだけなので、導入も手軽です。

代表的なスマホ内線化サービスである「テレワープ」について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

社用携帯を利用する

会社から社用携帯を社員に支給することで、社員は私用の携帯電話を使わずに、どこでも取引先などと連絡を取ることができるようになります。

前述の4つの方法は、会社の電話番号をリモートワーク中も電話対応できるようにするでしたが、社用携帯は社員一人ひとりに専属の携帯電話番号を付与することになるため、社員も違和感なく取り入れやすいといった特徴があります。

ただし、会社の固定電話にかかってきた電話は社用携帯で取れるわけでないため、オフィスに電話担当が常駐する必要がある点は注意しましょう。

取引先に個人番号が伝わらない仕組みを作るには？

リモートワーク中に取引先へ個人番号が伝わらないようにする仕組みを作るには、「リモートワーク先で会社の電話番号を使えるようにする」か「社用携帯を使用する」かのどちらかになります。

結論から言えば、リモートワーク先で会社の電話番号を使えるようにするのがおすすめです。

リモートワーク先でも会社の電話番号が使えるようになれば、取引先もどの会社からかかってきているのか判別しやすいですし、会社に電話番を常駐させる必要もなくなるので一石二鳥です。

一方、社用携帯を使用した場合、取引先へ社員個人の電話番号が伝わることはありませんが、会社宛の電話対応のために社員を常駐させることになりますし、取引先へ社用携帯の電話を周知する必要があります。

既に連絡手段として確立している会社の電話番号をリモートワーク先でも使う方が効率的と言えるでしょう。

リモートワーク先で会社の電話番号が使えるサービス 3選

リモートワーク中の電話対応の方法として5つご紹介しましたが、リモートワーク先でも会社の電話番号を使う方法としては「クラウドPBX」と「スマホ内線化サービス」が該当します。

そこで「クラウドPBX」と「スマホ内線化サービス」の中から具体的なサービスを以下3つご紹介します。

• テレワープ（スマホ内線化サービス）
• 03plus（クラウドPBX）
• モバビジ（クラウドPBX）

各サービスがどのような内容なのか、以下順にご説明します。

テレワープ（スマホ内線化サービス）

「テレワープ」は、株式会社フォレスタが提供する「最大5台のスマホで固定電話が使えるスマホ内線化サービス」です。

テレワープでは、スマホを固定電話の内線電話機として使う以外にも「スマホ同士の内線通話」や「保留転送」「時間外の自動応答」などの高度な電話機能が標準で搭載されています。

リモートワーク中に会社宛の電話にどう応対するかも重要ですが「社員間の連絡手段」や「別担当者への取り次ぎ」「営業時間外のアナウンス」といった電話体制の整備も同じく大切です。

テレワープならこういった電話体制も手軽に整備できますので、2~5人でリモートワークを実施する場合は最適なスマホ内線化サービスと言えます。

03plus（クラウドPBX）

03plus（ゼロサンプラス）とは、株式会社グラントンが提供する「スマホのみで46種類の市外局番を取得して使えるクラウドPBXサービス」です。

03plusでは、オフィスなどに固定電話回線を引かずともスマホで固定電話番号（市外局番や050番号）を取得することができ、取得した番号はスマホアプリで発信・着信することができます。

03plusで取得した電話番号を会社の代表番号にすることによって、どこでもスマホで会社の電話を使用可能なため、リモートワーク中であっても通常通りの電話対応が可能です。

ただし、03plusは新たに電話番号を発番してその番号がスマホで使えるサービスのため、今使っている固定電話番号をスマホで使うことは基本的にできません。

会社の電話番号が変わっても問題ない場合は03plusの導入がおすすめです。

モバビジ（クラウドPBX）

モバビジとは、クラウドテレコム株式会社が提供する「NTT東西のひかり電話を活用したクラウドPBXサービス」です。

通常のクラウドPBXは、クラウド（データセンターなど）にある電話回線を利用者の電話端末へとインターネット接続して利用する電話サービスです。

そのため、「利用者は電話回線を引かずとも固定電話が使える」といったメリットがありますが、その反面、既存の固定電話を活用できなかったり、電話回線の品質が不透明といったデメリットも存在します。

しかし、モバビジの場合はオフィスに引いてあるNTT東西のひかり電話回線に専用のゲートウェイを設置することで今使っている高品質な電話電話をそのままに、スマホなどでも使うことが可能になります。

一見「スマホ内線化サービス」のように見えますが、オフィスに設置したゲートウェイからクラウド上にあるPBX装置を経由して利用者の電話端末に接続されるため、ジャンルとしては「クラウドPBX」に該当します。

なお、スマホ内線化サービスの場合は宅内に設置する装置自体にPBXのような機能が備わっているため、クラウドなどを経由せずに直接利用者のスマホに接続されます。

今使っている固定電話をそのままに、大人数でリモートワーク中もスマホなどで電話対応をしたい場合はモバビジが最適です。

クラウドPBXやスマホ内線化を使うメリット

クラウドPBXやスマホ内線化で会社の電話番号を発信するメリットは、以下の通りです。

• クライアントからの信用を得られやすい
• 社員のプライバシーが保護される
• 退職や紛失時の情報管理がやりやすい
• 事務処理やコスト削減が効率良くできる

それでは、クラウドPBXやスマホ内線化で会社の電話番号を発信するメリットについてご説明しましょう。

クライアントからの信用を得られやすい

クラウドPBXやスマホ内線化で会社の電話番号を発信する場合、クライアントからの信用を得られやすいのが大きなメリットです。

私用携帯や社用携帯からクライアントへ発信した場合、080などから始まる携帯電話番号が相手へと通知されるため、初見であればかけてきた相手が誰なのかがわかりませんし、クライアントによっては携帯電話でのやり取りを嫌がるケースもあるでしょう。

その点で言えば、クラウドPBXやスマホ内線化で会社の電話番号を発信した場合は個人番号が知られることがないうえに、クライアントからしても取引先の固定電話からかかってきていると思い安心できるため、信用を得やすくなるのがポイントです。

社員のプライバシーが保護される

社員のプライバシーを保護する目的でも、クラウドPBXやスマホ内線化が役立ちます。

私用携帯の場合だと取引先に社員個人の電話番号を教えてしまうことになるので、仕事中はもちろんプライベートな時間まで取引先から電話がかかってくる可能性があるでしょう。しかし、会社の固定電話であれば仕事とプライベートを分けることができるため、公私混同になりません。

個人の電話番号に紐づけられたSNS等を盗み見られることもないため、安心してプライベートな時間が活用できます。

尚、このメリットは社用携帯でも同様のことが言えます。

退職や紛失時の情報管理がやりやすい

クラウドPBXやスマホ内線化で運用すると、退職や紛失時の情報管理が非常にやりやすく便利です。

社員の私用携帯でさまざまな取引をしたり機密情報を保存していたりすると、退職や紛失時に後処理が非常に難しくなります。本当に機密情報を完全に消去しているのか確かめにくく、紛失したときも機密情報の漏洩につながるでしょう。

しかし、クラウドPBXやスマホ内線化であれば、基本的には社員のアカウントIDを無効にしたりするだけなので、退職や紛失時の情報管理がやりやすくなるうえにスムーズな引継ぎができます。

情報管理を徹底したいならクラウドPBXやスマホ内線化がおすすめです。

事務処理やコスト削減が効率良くできる

クラウドPBXやスマホ内線化では、私用携帯の場合は面倒な事務処理の手間がなく、社用携帯に比べて電話のコストを大幅に抑えることができます。

私用携帯の場合、どこからどこまでが業務領域なのか線引きが曖昧になるため、通話料の申請や経理のチェックに大幅な手間と時間がかかってしまいます。

また、社用携帯の場合だとプライベートな通話をしていない限り、通話料の申請や経理のチェックは不要ですが、社員一人ひとりに支給する端末代や通話料にそれなりの金額がかかります。

クラウドPBXやスマホ内線化であれば、会社の固定電話に一元化されるため管理も楽になりますし、アプリをインストールするだけなので社用の端末を用意する必要がなく、通話料も固定電話の料金として適用されて通話コストも抑えることができます。

コストも手間もかけずにリモートワーク用の電話環境を整えたい場合は、クラウドPBXやスマホ内線化がおすすめです。

クラウドPBXやスマホ内線化を使うデメリット

クラウドPBXやスマホ内線化で会社の電話番号を発信するデメリットは、以下の通りです。

• 通話品質が不安定になる可能性がある
• 社員の私用携帯活用による情報漏洩のリスクがある
• 情報セキュリティ上に懸念がある

それでは、クラウドPBXやスマホ内線化で会社の電話番号を発信するデメリットについてご説明しましょう。

通話品質が不安定になる可能性がある

通常の携帯電話や固定電話の通話では、専用の電話ネットワーク回線上で通話しており、通話専用のため品質もある程度保証されています。

一方でクラウドPBXやスマホ内線化といった電話サービスの場合は、インターネット回線を介して通話を実現しています。インターネット回線は通話のみならず、ネット検索や動画視聴など様々な用途で使われる公衆の回線であり、時間帯によっては数多くの人が大量のデータを送受信する通信混雑が発生します。

そのような時間帯にクラウドPBXやスマホ内線化を使用すると、混雑に巻き込まれて通話品質が低下する可能性があります。

各サービス提供元も通話品質が低下しないような対策を講じていますが、専用の電話ネットワーク回線を介した電話に比べて品質が見劣りする点に注意しましょう。

社員の私用携帯活用による情報漏洩のリスクがある

クラウドPBXやスマホ内線化の多くは、社員個人が所有する携帯電話・スマホに専用のアプリをインストールして会社の電話番号を使えるようにすることになります。

社員個人の私用携帯を活用することで端末コストを抑えることができますが、それと同時に取引先の連絡先や通話内容などの機密情報を私用携帯に保持することになり、紛失やウイルス感染が生じた場合に情報漏洩となるリスクがあります。

クラウドPBXやスマホ内線化を導入する場合は、社員一人ひとりに私用携帯のセキュリティ対策などを行わせるなどの徹底が必要になります。

情報セキュリティ上に懸念がある

クラウドPBXやスマホ内線化は、インターネット回線を介した通話サービスであるため、不正アクセスのリスクが伴います。

特にクラウドPBXは、データセンターなどの外部施設に電話交換システムの主装置や電話回線などといったPBX設備を敷設し、ユーザーの電話端末へとインターネット回線を介したデータ送受信を行っているため、導入がしやすい反面、サービスの根幹となる設備へのセキュリティ対策が不透明といった側面があります。

当然ながらセキュリティ対策はサービス存続に関わる重要な要素のため、クラウドPBXやスマホ内線化のサービス提供元は十分な対策を施していますが、100％安全とは言い切れない点に注意しましょう。

まとめ

リモートワークによる電話対応を行う場合は、クラウドPBXやスマホ内線化でリモート環境でも会社の電話番号を使えるようにするのがおすすめです。

クラウドPBXやスマホ内線化であれば、取引先に社員個人の電話番号も知られることはなく、取引先も会社の電話番号からかかってきているように見えるため、電話ツール以外の変化はなくスムーズにリモートワークを導入できるでしょう。

リモートワークの整備にお困りの方は、是非クラウドPBXかスマホ内線化の導入を検討してみてはいかがでしょうか。