士業向けの電話代行サービス5選|士業ならではの対応は可能?

士業とは、弁護士、公認会計士、税理士、司法書士、弁理士、宅地建物取引士、土地家屋調査士、社会保険労務士、海事代理士などの総称です。

弁護士や公認会計士の中には、大手事務所に所属して、大勢でたくさんの案件に対応している人もいます。

反対に、個人事務所のような形で自宅や小さな事務所で、少人数または有資格者が一人きりで多くのクライアントのために専門性の高いサービスを提供している人も数多くいらっしゃいます。

何れの士業においても、新規顧客やクライアントからの相談はすぐに連絡の取れる電話で来ることが多いです。

しかし、少人数で経営している事務所の場合は人数が限られているため、全ての相談電話に即時で対応できるわけではないと思います。

今回は、そういった個人事務所規模で士業を営む方々に向けて電話代行サービスについて取り上げていきたいと思います。

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目次

士業に電話代行サービスは必要?

士業を営む方に向けて電話代行サービスをご紹介するとお伝えしましたが、はたして士業に電話代行サービスは必要なのでしょうか?

結論から言うと、少人数で士業を営まれている方には必須と言えます。

その理由としては、士業の特徴の1つである「比較的動き回る機会が多い」ということが挙げられます。

士業の多くはクライアントのもとに出向く機会が頻繁にあります。直接相談を受けたり、不動産などの実物を見たりする必要があるからです。

また、近年は電子申請なども普及してきましたが、士業の中には法務局や税務署、市役所、労働基準監督署などの公的な機関を訪れて各種手続きを行う機会が多々あります。

このように外に出る機会が多いと、少人数事務所の場合はかかってくる電話相談などに対して応対できない可能性が高まります。

その対策として、事務職員を雇用して電話番を配置することが考えられますが、人件費がかかるうえに士業の専門知識などを習熟させるのに手間と時間もかかります。

そのため、士業に合った電話代行サービスを導入することで、外出中も電話相談を逃すこともなくなりますし、コストも手間も抑えてすぐに電話応対環境を整備できます。

スマホに事務所の電話を転送する方法もある

もう1つ外出中も事務所宛にかかってきた電話相談を逃さず対応できる方法があります。それは「スマホに事務所の電話を転送する方法」です。

電話代行サービスでは、事務所宛にかかってきた電話に応対するのは代行専門のオペレーターになります。

代行時にオペレーターが行う応対内容は契約にもよりますが、基本的には用件を伺って担当者より折り返す旨を伝えるといった内容になります。

つまり、電話代行サービスの場合は外出中も電話相談を取りこぼす心配はなくなるものの、事務所に戻り次第こちらから折り返さなければならず、クライアントを多少待たせることになります。

その点、外出中にかかってきた事務所宛の電話をスマホに転送する方法では、外出先でも士業を営む方自身で電話相談に対応できますので、クライアントを待たせることもありません。

事務所の電話をスマホに転送する方法はいくつかありますが、中でも「テレワープ」がおすすめです。

テレワープとは、今の固定電話番号や電話機をそのままに、機器設置だけでスマホでも発信・着信できるようにするサービスです。イメージとしては「スマホが固定電話の子機になる」といったのが近しいです。

  • テレワープで利用可能な固定電話は、NTT東日本/西日本が提供する「ひかり電話 基本プラン/ひかり電話 エース」または光コラボレーション事業者が提供する「ひかり電話 基本プラン/ひかり電話 エース」に準ずる光電話サービスに限ります。

テレワープなら、外出先で事務所宛の電話に自身のスマホで応答できますし、応答できなかったとしてもスマホから事務所の固定電話番号で発信もできるため、事務所に戻らずに即座にスマホで折り返すことも可能です。

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士業向け電話代行サービス5選

「士業向きの電話代行(秘書代行)サービス」をセールスポイントとしている電話代行サービスの代表的なものとしては以下の5つあります。

  • e秘書 (ベルシステム24)
  • CUBE電話代行サービス (株式会社大阪エル・シー・センター)
  • テルシンク24 (アフターコールナビパートナー合同会社)
  • 士業専門 電話代行 (電話代行サービス株式会社)
  • 士業専門電話代行サービス (株式会社ニーズシステム)

それぞれの士業向き電話代行サービスにどのような特徴があるのか、以下順にご説明していきます。

e秘書(株式会社ベルシステム24)

引用:https://www.tas.bell24.co.jp/

おすすめポイント

株式会社ベルシステム24が提供する「e秘書」は、司法書士事務所、公認会計士・税理士事務所などを得意としています。

例として、月曜から金曜日の9時から18時の対応で月間100コールまでであれば、料金は以下の通りです。

  • 初期費用:15,000円
  • 月額費用:17,000円

対応時間その他で料金は変動します。

CUBE電話代行サービス(株式会社大阪エル・シー・センター)

引用:https://www.cube108.jp/

おすすめポイント

株式会社大阪エル・シー・センターが提供する「CUBE電話代行サービス」は司法書士、行政書士の電話代行に精通しています。

料金はシンプルプラン(平日9時~18時)の場合で以下の通りです。

  • 月額費用:10,000円(50コールまで)
  • 超過分:1コール当たり200円

テルシンク24(アフターコールナビパートナー合同会社)

引用:https://tel-think.com/wp/

おすすめポイント

アフターコールナビパートナー合同会社が提供する「テルシンク24」は弁護士、司法書士、行政書士に対応しており、不動産販売、賃貸管理会社対応のパッケージもあります。

24時間365日対応も可能です。

料金はスタートプラン(9時~19時まで、365日対応)の場合、以下の通りです。

  • 月額費用:7,500円~(月間30コールまで)

士業専門 電話代行(電話代行サービス株式会社)

引用:https://denwadaikou.jp/service/professional/

おすすめポイント

電話代行サービス株式会社は士業専門、不動産専門、水道修理専門、ネットショップ専門などの電話代行サービスを提供しています。

そのうちの「士業専門 電話代行」では、弁護士、会計士、税理士、司法書士、行政書士に特化しています。

料金は以下の通りです。

  • 月額費用:7,000円~

士業専門電話代行サービス(株式会社ニーズシステム)

引用:https://niz.co.jp/service.html

おすすめポイント

株式会社ニーズシステムが提供する「士業専門電話代行サービス」は法律事務所、司法書士事務所、会計事務所、弁理士事務所などを対象に39年の実績があります。

料金は、通常コース(1日10本まで、平日9時~18時)の場合だと以下の通りです。

  • 月額費用:44,000円

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士業向け電話代行サービスでよくある質問

士業向けの電話代行サービスを5つご紹介しましたが、サービス概要以外にも気になる点はいくつかあることでしょう。

そこで、士業向け電話代行サービスに関してよくある質問を以下にまとめましたので、是非こちらも参考にしてみてください。

電話代行を導入するにあたって何が必要ですか?

電話代行の導入には事務所の電話に「電話転送サービス」が付帯されている必要があります。

「電話転送サービス」とは、転送元の電話番号にかかってきた電話を別の電話番号へと転送し、その電話番号で応答できるサービスです。

NTTの場合は「ボイスワープ」、KDDIの場合は「着信転送サービス」、その他は「多機能転送サービス」といった名称で電話転送サービスが提供されています。

電話転送サービスを利用することで、事務所不在時はかかってきた電話を電話代行業者の電話番号へと転送し、オペレーターが転送されてきた電話に応対するという仕組みです。

不在などで電話代行をお願いする際はどうすればいいですか?

事務所の固定電話機から電話転送を開始することで、オペレーターによる電話代行が可能になります。

なお、転送開始の設定操作としては以下の通りです。

  1. 固定電話機から「142」に発信する
  2. ダイヤルから「1」を入力する
  3. ガイダンスに従って転送モード別の数字をダイヤルから入力し設定完了

電話代行を解除して通常の運用に戻すにはどうすればいいですか?

電話代行を開始する際と同様に、事務所の固定電話機から電話転送を解除することで、事務所の固定電話で対応可能になります。

なお、転送解除の設定操作としては以下の通りです。

  • 固定電話機から「142」に発信する
  • ダイヤルから「0」を入力し解除完了

士業専門とは、どの程度の専門レベルなのでしょうか?

対応するオペレーターは士業を営まれている方のように、法律などの専門知識を有しているわけでありません。

しかし、一般には分かりづらい士業に関する専門用語を把握しており、細かな用件の聞き取りなどが可能です。

営業電話や迷惑電話も対応コール数にカウントされますか?

応対時に営業電話や迷惑電話だと明らかに判断できるコールは、多くの場合オペレーター側でお断りを入れてコール数にもカウントされません。

電話代行サービスの選び方

士業向けの電話代行サービスを5つご紹介しましたが、その他にも電話代行サービスは数多くあります。

その中から自身にあったサービスを選ぶことは難しく、そもそも何を基準に比較すればいいのか分からない方も多いことでしょう。

電話代行サービスを選ぶ時のポイントを以下記事にまとめていますので、是非こちらも参考にしてみてください。

まとめ

ここまで士業における電話代行サービスの必要性と、実際におすすめする士業向け電話代行サービスについてご紹介してきました。

今回ご紹介した5つの電話代行サービスには、それぞれ特徴があり料金も異なります。

ご自身の外出頻度などをもとに電話代行を要する機会の数を予め整理したうえで、ご紹介した各サービスのサイトを見たり問い合わせをしてみてはいかがでしょうか。

電話代行サービスとは別の選択肢であるスマホに事務所の電話を転送する「テレワープなら代行業者にお願いしなくとも、ご自身で外出先でもクライアントの相談にスマホで応対することができます。

士業向けの電話代行サービスの場合、専門的な対応を含むため一般的な電話代行よりも割高になっています。

コストを抑えつつ、クライアントの対応は自身で行いたいという方は「テレワープ」の導入を検討してみてください。

詳しくはこちらをご覧ください。

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