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個人スマホを業務利用する8つのデメリット｜企業用は分けるべき？
皆さんは個人スマホを業務で利用していますか？
スマホは非常に利便性が高いので、業務中に有効活用する人も多いのではないでしょうか。
しかし、個人スマホを業務利用する場合、さまざまなデメリットがあります。そのデメリットの中には会社の信用を失墜しかねないので業務利用には向いていないと言えます。
はたして個人スマホにはどんなデメリットがあるのか、企業用で分けるべきなのか知ることが大切です。
それでは、個人スマホを業務利用するデメリットなどをご説明しましょう。
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目次
個人スマホを業務利用するデメリット8選
個人スマホを業務利用するデメリットは、以下の通りです。
- セキュリティ管理が行き届かなくなる
- 仕事とプライベートとの区別がつきにくい
- 仕事相手に個人情報が伝わる可能性がある
- セキュリティリスクがある
- 通話料やデータ通信料が自己負担になる
- バックアップが取れない
- 労務管理が非常にやりづらい
- デバイスの性能差がある
それでは、個人スマホを業務利用するデメリットについてご説明しましょう。
セキュリティ管理が行き届かなくなる
個人スマホを業務利用する場合、セキュリティ管理が行き届かなくなるリスクが非常に高いです。
社用スマホであれば企業から提供されているため、あらかじめ統制がとれたセキュリティ監理ができます。
社用スマホを紛失しても情報の一括削除といった対策で最低限の情報漏洩で済むかもしれませんが、個人スマホの場合はそうはいきません。
個人スマホの場合はセキュリティ監理が完全に社員任せになるので、セキュリティの統制がとれなくなるのが最大のデメリットです。
個人スマホのハッキングや侵入、盗難や紛失などの問題が発生した場合、個人情報を含む機密情報が漏洩する非常事態になったとしても企業側は何もできません。
企業側が何も対策することができないため、いつでも誰かが情報を盗み取れるような無防備な状態になってしまうのです。
きちんと個人スマホを業務利用することによるデメリットを理解した上で、しっかり対策している社員であれば良いかもしれません。
しかし、すべての社員が個人スマホのセキュリティ管理をしっかり行っているわけではないので、高確率で情報漏洩につながる恐れがあるでしょう。
仕事とプライベートとの区別がつきにくい
個人スマホを業務利用する場合、仕事とプライベートの区別がつきにくくなるのがデメリットです。
個人スマホを業務利用していると、仕事に関連した電話やメールの他にプライベートに関連した電話やメールも入ってくることになります。
仕事とプライベートの電話やメールの両方に対応しなければならないので、いずれ仕事とプライベートとの区別がつきにくくなってしまうでしょう。
仕事のためにプライベートの時間を削らなければなりませんし、プライベートを優先すると仕事に割ける時間が少なくなるので効率が悪くなります。
仕事とプライベートの区別がつかなくなることでストレスが溜まりやすくなりますし、仕事の能率も下がって困ることになるでしょう。
仕事相手に個人情報が伝わる可能性がある
個人スマホを業務利用するデメリットとして、仕事相手に自分の個人情報が伝わる可能性があることが挙げられます。
個人スマホには私用で使っているメールアドレスや携帯電話番号、プライベートの連絡先、SNSのアカウント情報、クレジットカード情報など、さまざまな個人情報が詰まっています。
そんな個人スマホを業務で利用していると、うっかりして個人情報を漏らして仕事相手に伝わってしまう可能性があるでしょう。
個人情報が仕事相手に伝わってしまうと、思わぬトラブルにつながる可能性があるため、個人スマホは業務利用しないようにすことが大切です。
セキュリティリスクがある
個人スマホの業務利用はさまざまなセキュリティリスクがあるのがデメリットです。
企業用のスマホであればしっかりとセキュリティ対策が行われているので、機密情報を漏洩する心配がありません。
しかし、個人スマホは社用スマホやパソコンなどのようにしっかりとセキュリティ対策が行われていないことがかなり多いため、ウイルスに感染したり第三者にハッキングされたりする可能性があります。
さまざまな経路からウイルスに感染する可能性があるので、個人スマホがウイルス感染してしまうとスマホ内に保存されているさまざまな個人情報が外部に漏洩してしまうかもしれません。
また、第三者に勝手にハッキングされるようなことがあれば、第三者に個人スマホを勝手に操作されたり中の個人情報を盗まれてしまったりすることもあるでしょう。
もしも個人スマホに仕事に関連する重要な機密情報が保存されていた場合、ハッキング等によって情報漏洩につながります。
情報漏洩が起こると責任を問われるのはもちろん、企業の信用を失墜させてしまう危険性があります。
他にも個人スマホの紛失や盗難によって同じく個人情報や機密情報が外部に漏れてしまうため、非常に危険性が高い行為だと言えるでしょう。
通話料が自己負担になる
個人スマホを業務利用する場合、通話料やデータ通信料などの費用を自己負担する可能性が高いです。
社用スマホ出れば仕事のために使用した通話料やデータ通信料等は企業負担になるので、発生する費用を考える必要性がありません。
しかし、個人スマホの場合、どこまでが企業用なのかプライベート用なのか区別がつきにくいため、通話料やデータ通信料等を請求するのが非常に難しいです。
結果的に個人スマホを使用しての業務ということから、すべての通話料やデータ通信料等が自己負担になる可能性が高いでしょう。
個人スマホを業務利用することで、さらなる経済的な負担になるかもしれません。
バックアップが取れない
個人スマホを業務利用する場合、バックアップを取るのが難しい、もしくは取れないのが大きなデメリットです。
個人スマホを業務利用するとなるとスマホ内に重要な仕事のデータを保存することになります。
社用スマホでも個人スマホでも一番避けたいのが、スマホの故障や紛失によって業務データや機密情報などが消えてしまうことです。
大事なデータが消えてしまうと業務に支障をきたしてしまうため、万が一のときのためにバックアップを取っておく必要性があります。
しかし、企業側が個人スマホのバックアップの有無を定期的に確認してバックアップを取ってもらうのには限界があるでしょう。
そもそも個人スマホの中にはバックアップを取るのが難しいばかりか、バックアップが取れない者もあります。
この場合、バックアップを取りたくても取れないので万が一のときのためのための対策ができないのがデメリットです。
労務管理が非常にやりづらい
個人スマホを業務利用する場合、労務管理が非常にやりづらくなるのがデメリットです。
労務管理を行う上で勤怠管理や残業時間の管理などを初めとする業務時間に関する情報が必要不可欠です。
社用スマホを使っている場合は社用スマホに記録されている情報を確認することで労務管理がスムーズにできますが、個人スマホの場合はそうはいきません。
個人スマホの場合、仕事で利用した時間に加えてプライベートで使用した時間も含まれているため、どこからどこまでが仕事で利用した時間なのか、プライベートに使った時間がどのくらいなのか非常に分かりにくいです。
仕事とプライベートとの区別が非常につきにくい以上、労働時間やその他の賃金について正しく算出することができず、非常に曖昧な問題になってしまいます。
労務管理が非常にやりにくくなる他、不都合が生じやすいでしょう。
デバイスの性能差がある
個人スマホを業務利用する場合、デバイスの性能差によって業務効率に差が出るのがデメリットです。
高性能な個人スマホを利用している社員なら効率良く業務が進められるかもしれませんが、性能が低いデバイスを使用している社員は効率良く業務を進めるのは難しいでしょう。
社員によって業務効率に差が出るため、一定以上の成果が出しにくいのが問題となります。
個人スマホを業務利用するメリット3選
個人スマホを業務利用するメリットは、以下の通りです。
- 業務効率が上がりやすい
- 端末に関わるコストが削減できる
- 無断で私物端末を使われるリスクが減る
個人スマホを業務利用するのはやめた方が良いと思われるかもしれませんが、個人スマホの業務利用にはさまざまなメリットがあります。
それでは、個人スマホを業務利用するメリットについてご説明しましょう。
業務効率が上がりやすい
個人スマホを業務利用することによって、業務効率が上がりやすくなるのがメリットです。
企業から貸し与えられた社用スマホを使った方が安全かもしれませんが、初めて使用するデバイスだと使いこなせるようになるまで時間がかかる可能性があります。
すぐに業務利用するとなると、使い慣れなくて逆に業務効率が下がる可能性があるでしょう。
非常に使い慣れた個人スマホであれば業務利用する場合でもスムーズに使っていけるので、業務効率化につながります。
ストレスフリーで業務がこなせることから、社用スマホがすべてではないと言えるでしょう。
端末に関わるコストが削減できる
個人スマホを業務利用することによって、新たに端末を導入するコストが削減できるのがメリットです。
社用スマホを導入する場合、社員の人数分だけ新たなスマホを導入しなければならないので、社員一人あたり数万円～数十万円の初期費用や運用費用がかかってしまいます。
個人スマホであれば初期費用は一切かかりませんし、多少の運用費用だけで済むのでコスト削減に大いに貢献できます。
無断で私物端末を使われるリスクが減る
社員一人一人でセキュリティ対策をする必要性がありますが、個人スマホの業務利用を認めてルール決めすることによって無断で私物端末を使われるリスクが減ります。
ルールが明確化されていないと無断使用される可能性がありますが、しっかりとルールを明確化させることによって社員一人一人のセキュリティ管理がやりやすくなり、情報漏洩のリスクも減らせるのがポイントです。
企業用スマホを使うメリット4選
企業用スマホを使うメリットは、以下の通りです。
- 情報漏洩が防げる
- クライアントに電話番号が伝えやすい
- データ共有がスムーズにできる
- 仕事とプライベートの区別がつきやすい
基本的にメリットがあるとはいえ、さまざまなデメリットがあるので個人スマホは業務利用しない方が良いです。
それでは、企業用スマホを使うメリットについてご説明しましょう。
情報漏洩が防げる
企業用スマホを使用することによってセキュリティ管理が徹底できるため、情報漏洩を防ぐことができます。
万が一紛失や盗難が起こることがあったとしても、企業側からデータの一括削除ができるのでトラブル防止につながります。
クライアントに電話番号が伝えやすい
企業用スマホであればクライアントに電話番号が伝えやすくなるのがメリットです。
クライアントに個人の電話番号を伝えずに済むため、企業用の電話番号であればスムーズなやり取りができるようになります。スムーズなやり取りによってクライアントからの信用も得やすくなるでしょう。
データ共有がスムーズにできる
企業用スマホであればバックアップが取れる上に情報共有も極めてスムーズにできるため、業務効率化につながるのがメリットです。
外出先でも関係なく簡単な操作でバックアップが取れる上に、アプリを活用すればデータをまとめるのに役立つ機能も使えるなど、業務効率化が実現できる環境が作れるのがポイントです。
仕事とプライベートの区別がつきやすい
企業用スマホであればプライベートと分けて使えるので、公私混同せずに使っていけるのがメリットです。
仕事とプライベートのスマホを分けて使うことによって本業に支障をきたすことなく業務が進められる他、労務管理もやりやすくなります。
デバイスの性能差による問題もなくなるため、業務効率化が実現できるでしょう。
まとめ
結論から言えば、個人スマホを業務利用するのはやめた方が良いでしょう。
デメリットが多い上に業務にも労務管理などにも支障をきたす可能性が高い以上、個人スマホを業務利用するのはリスクが高いです。
企業用スマホであれば仕事のみに使えるので、公私混同や情報漏洩などのリスクを最小限に抑えられるでしょう。
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