働き方改革は電話の対応体制から見直そう！

2023年10月2日2024年5月10日

2020年の新型コロナウイルス感染症の影響や、各個人にあわせたワークスタイルなどに対応するために、国内では働き方改革が浸透しつつあります。

以前は対面でコミュニケーションをしないと意思疎通がうまくいかず、仕事が進まないというのが常識でした。

しかし、コロナ禍によって非対面での仕事が余儀なくされ、多くの企業がWeb会議やチャットツールなどを活用してテレワークや在宅勤務を導入しました。

働き方の多様性が進む中、ロケーションによって制約を受けるようでは生き残ることができません。

今後の社会や働き方改革に対応していくためには、場所や対面によるコミュニケーションに頼らない仕事環境づくりが必須といえるでしょう。

そこで今回は「働き方改革を取り入れられる電話の対応体制」についてご紹介します。

働き方改革による電話の対応体制

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働き方改革とは

働き方改革とは「働く方それぞれの事情に応じて、多様な働き方を選択できる社会を実現するための改革」です。この改革で働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。

厚生労働省からは働き方改革の実現に向けて以下のように発表されています。

働く方々がそれぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会を実現する働き方改革を総合的に推進するため、長時間労働の是正、多様で柔軟な働き方の実現、雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保等のための措置を講じます。
引用：厚生労働省「働き方改革～一億総活躍社会の実現に向けて～」

働き方改革の重要性

なぜ働き方改革が重要なのでしょうか。その最たる理由としては、日本の労働力不足にあります。

ご存じの通り、日本の総人口は2008年以降減少傾向にあります。さらに少子高齢化の影響によって、労働人口（15歳以上人口のうち、就業者と完全失業者を合わせた人口）も減少の一途を辿っており、日本の労働力低下は今や深刻な問題となっています。

労働力不足は、日本の総人口・労働人口が減少している限り簡単に改善できるものではありません。

そこで「今働いている方の労働環境の改善から、1人あたりの労働力を向上させよう」と打ち出されたのが働き方改革です。

各企業が多様な働き方に対応し、従業員1人ひとりが働きやすいと感じれば、おのずと生産性は向上します。つまり、働き方改革こそが人口減少による労働力不足が喫緊の課題である日本にとって重要な施策というわけです。

働き方改革と電話対応体制の関係

働き方改革とその重要性についてご紹介しましたが、働き方改革と電話対応の体制には深い関係があります。

働き方改革によって取り入れられる新たな働き方にはいくつか種類がありますが、代表的なものとしては「リモートワーク」が挙げられます。

リモートワークとは、読んで字のごとく「リモート（遠隔）でワーク（働く）する」ことであり、会社のオフィスや事務所から離れた場所で仕事する勤務体系です。

オフィスや事務所から離れた場所なので、自宅やカフェなどはもちろんのこと、数百キロ離れた都道府県で働いても問題ありません。勤務できる場所であればどこでもOKなのがリモートワークです。

働き方改革でリモートワークを導入する場合、課題となるのが「どのように業務体制を構築するか」です。

ノートPCで行う業務に関しては、それをリモートワーク先に持ち出せば通常通り業務できますが、会社の電話対応はそう簡単にはいきません。

つまり、働き方改革を行うには「リモートワークに対応した会社の電話対応体制を構築できるか」がカギになってくるのです。

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電話システムを更新して直行直帰！

毎回会社に戻るのは非効率

営業活動や社外での会議が朝から予定されている場合、会社には寄らずに家から直接行く方が時間やコストの削減になります。

夕方まで外出先にいたなら、パソコンやスマホから営業日報を書いたり、電話で上司に重要な情報を伝えたり上司から次の指示を受ければ、そのまま家に帰ってしまう方が、移動時間は短くなるし移動距離も短くなります。

営業担当者やエンジニアが外出している間に、外部からオフィスに電話が入って、相手が急いでいた場合、その社員に会社用の携帯を支給してあれば、その携帯を呼び出してコールバックするよう依頼することができます。

社用携帯電話を支給できていない場合、社員の私用の携帯から客先に電話してもらうわけにはいきません。社員が戻るまで、場合によっては翌日とか翌週などでないと会社の電話からはコールバックできないかも知れません。ビジネスチャンスを逃す可能性が大です。

BYODにしましょう

社員の私物のスマホなどのデバイスを仕事に使ってもらうためにはBYOD（bring your own device）に対応したサービスを使います。スマホの中を２つの領域に分けて、仕事とプライベートが、スマホの機能的にも、料金請求の上でも混ざらないようにしてくれるサービスです。私物のスマホのハードを使って、営業日報などを書いたり、メールの送受信を安全に行うことができます。

スマホ内線化しましょう

さらに、そのスマホを内線電話の電話機に変えてしまうことも可能です。オフィスに小型の機器を設置するだけで、社員が社内にいても外出していても、内線で呼び出すことができるようになります。コールバックするまでお客様をお待たせすることがなくなります。

その上、スマホ内線化サービスの中には、社員のスマホから発信しても、オフィスの固定電話を経由して電話がかかるものもあります。そうすればお客様に社員の私物ケータイの電話番号が伝わることはありません。

何より、お客様は見知らぬ携帯番号から電話がかかってきたら警戒してしまうかも知れませんが、会社の固定電話の番号からなら安心して電話に出てくれるはずです。

Wi-Fiを活用しましょう

私物の携帯を使ってもらう場合、通話料金を分計してくれて、仕事の通話は会社負担で別請求してもらえるサービスもありますが、会社のコスト削減という観点からすれば、通話料は抑えたいもの。

スマホ内線化では、携帯の音声通話ではなくてデータ通信を使います。同じ時間電話を利用する場合、一般的に携帯の通話料よりもデータ通信利用の料金の方が圧倒的に安く済みます。
さらにそのデータ通信がWi-Fi接続下ならば、より安く運用できます。格安社用ポケットWi-Fiレンタル契約をしたり、時にはレンタルオフィスやカフェ、公共機関等の無料のWi-Fiスポットを活用してもらったりと工夫すれば、コスト削減につながります。

つまりスマホ内線下は、利便性のみならずコスト面でもよいサービスと言えるでしょう。