働き方改革は電話の対応体制から見直そう！

新型コロナウイルス感染症の広がりに対処するために世界各国でリモートワークが普及しました。

それまでは、日本人は顔と顔を合わせてコミュニケーションをしないと意思疎通がうまくいかず、仕事が進まないというのが常識でした。

チームで仕事をする日本企業は、チームのメンバーが同じ場所に集まっていないと、チームのコンセンサス形成もできないし、社内外との連絡もうまくいかないという訳です。

とはいえコロナ禍で従来通りというわけにはいかず、Web会議などを活用して、多くの企業がテレワークを導入していましたね。

グローバル化が進む中、ロケーションによって制約を受けるようでは組織は生き残れません。つまり、コミュニケーションさえ上手に行えれば、同じ場所に集まって長時間仕事をするという旧来のスタイルから脱却できるということでしょう。

では、具体的にはどうすればいいでしょうか。

いつでもどこでも

仕事にはいろいろなタイプがありますよね。

朝、会社に行って、そのまま会社からほとんど出ずに、オフィスでパソコンに向かったり、工場で作業したり、店舗で販売員をしたり。かと思えば、社外に出て行って、別の会社の人と打ち合わせをしたり、訪問先での営業活動で自社製品を売り込んだり。

ほとんど会社から出ないのであれば、家のパソコンをVPNなど安全な通信回線で会社のネットワークに繋ぐことができれば、パソコンを使う仕事は簡単に自宅でも行えます。

営業の場合は、出先から会社に戻って、パソコンを立ち上げてその日の営業日報を書いて上司に送らないと帰宅できないかも知れません。出先と会社が離れていて、出先と自宅が近かったりすると、夕方になって電車で往復するなんてことにもなりますね。

営業などで外出が多い社員はどうすればいいでしょう。

電話システムを更新して直行直帰！

毎回会社に戻るのは非効率

営業活動や社外での会議が朝から予定されている場合、会社には寄らずに家から直接行く方が時間やコストの削減になります。

夕方まで外出先にいたなら、パソコンやスマホから営業日報を書いたり、電話で上司に重要な情報を伝えたり上司から次の指示を受ければ、そのまま家に帰ってしまう方が、移動時間は短くなるし移動距離も短くなります。

営業担当者やエンジニアが外出している間に、外部からオフィスに電話が入って、相手が急いでいた場合、その社員に会社用の携帯を支給してあれば、その携帯を呼び出してコールバックするよう依頼することができます。

社用携帯電話を支給できていない場合、社員の私用の携帯から客先に電話してもらうわけにはいきません。社員が戻るまで、場合によっては翌日とか翌週などでないと会社の電話からはコールバックできないかも知れません。ビジネスチャンスを逃す可能性が大です。

BYODにしましょう

社員の私物のスマホなどのデバイスを仕事に使ってもらうためにはBYOD（bring your own device）に対応したサービスを使います。スマホの中を２つの領域に分けて、仕事とプライベートが、スマホの機能的にも、料金請求の上でも混ざらないようにしてくれるサービスです。私物のスマホのハードを使って、営業日報などを書いたり、メールの送受信を安全に行うことができます。

スマホ内線化しましょう

さらに、そのスマホを内線電話の電話機に変えてしまうことも可能です。オフィスに小型の機器を設置するだけで、社員が社内にいても外出していても、内線で呼び出すことができるようになります。コールバックするまでお客様をお待たせすることがなくなります。

その上、スマホ内線化サービスの中には、社員のスマホから発信しても、オフィスの固定電話を経由して電話がかかるものもあります。そうすればお客様に社員の私物ケータイの電話番号が伝わることはありません。

何より、お客様は見知らぬ携帯番号から電話がかかってきたら警戒してしまうかも知れませんが、会社の固定電話の番号からなら安心して電話に出てくれるはずです。

 Wi-Fiを活用しましょう

私物の携帯を使ってもらう場合、通話料金を分計してくれて、仕事の通話は会社負担で別請求してもらえるサービスもありますが、会社のコスト削減という観点からすれば、通話料は抑えたいもの。

スマホ内線化では、携帯の音声通話ではなくてデータ通信を使います。同じ時間電話を利用する場合、一般的に携帯の通話料よりもデータ通信利用の料金の方が圧倒的に安く済みます。
さらにそのデータ通信がWi-Fi接続下ならば、より安く運用できます。格安社用ポケットWi-Fiレンタル契約をしたり、時にはレンタルオフィスやカフェ、公共機関等の無料のWi-Fiスポットを活用してもらったりと工夫すれば、コスト削減につながります。

つまりスマホ内線下は、利便性のみならずコスト面でもよいサービスと言えるでしょう。

おすすめのスマホ内線化サービス

テレワープは、これまで使っていた電話機はそのままで、スマホを子機のように使うことができるので、外出の多い方やテレワーク中の電話対応にお勧めです。

固定電話をスマホで受けたい、スマホから固定電話を経由して外線に発信したいと思ったことがある方は一度以下のサイトをご覧ください。