働き方改革は電話の対応体制から見直そう！

2020年の新型コロナウイルス感染症の影響や、各個人にあわせたワークスタイルなどに対応するために、国内では働き方改革が浸透しつつあります。

以前は対面でコミュニケーションをしないと意思疎通がうまくいかず、仕事が進まないというのが常識でした。

しかし、コロナ禍によって非対面での仕事が余儀なくされ、多くの企業がWeb会議やチャットツールなどを活用してテレワークや在宅勤務を導入しました。

働き方の多様性が進む中、ロケーションによって制約を受けるようでは生き残ることができません。

今後の社会や働き方改革に対応していくためには、場所や対面によるコミュニケーションに頼らない仕事環境づくりが必須といえるでしょう。

そこで今回は「働き方改革を取り入れられる電話の対応体制」についてご紹介します。

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働き方改革とは

働き方改革とは「働く方それぞれの事情に応じて、多様な働き方を選択できる社会を実現するための改革」です。この改革で働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。

厚生労働省からは働き方改革の実現に向けて以下のように発表されています。

働く方々がそれぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会を実現する働き方改革を総合的に推進するため、長時間労働の是正、多様で柔軟な働き方の実現、雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保等のための措置を講じます。

引用：厚生労働省「働き方改革～一億総活躍社会の実現に向けて～」

働き方改革の重要性

なぜ働き方改革が重要なのでしょうか。その最たる理由としては、日本の労働力不足にあります。

ご存じの通り、日本の総人口は2008年以降減少傾向にあります。さらに少子高齢化の影響によって、労働人口（15歳以上人口のうち、就業者と完全失業者を合わせた人口）も減少の一途を辿っており、日本の労働力低下は今や深刻な問題となっています。

労働力不足は、日本の総人口・労働人口が減少している限り簡単に改善できるものではありません。

そこで「今働いている方の労働環境の改善から、1人あたりの労働力を向上させよう」と打ち出されたのが働き方改革です。

各企業が多様な働き方に対応し、従業員1人ひとりが働きやすいと感じれば、おのずと生産性は向上します。つまり、働き方改革こそが人口減少による労働力不足が喫緊の課題である日本にとって重要な施策というわけです。

働き方改革と電話対応体制の関係

働き方改革とその重要性についてご紹介しましたが、働き方改革と電話対応の体制には深い関係があります。

働き方改革によって取り入れられる新たな働き方にはいくつか種類がありますが、代表的なものとしては「リモートワーク」が挙げられます。

リモートワークとは、読んで字のごとく「リモート（遠隔）でワーク（働く）する」ことであり、会社のオフィスや事務所から離れた場所で仕事する勤務体系です。

オフィスや事務所から離れた場所なので、自宅やカフェなどはもちろんのこと、数百キロ離れた都道府県で働いても問題ありません。勤務できる場所であればどこでもOKなのがリモートワークです。

働き方改革でリモートワークを導入する場合、課題となるのが「どのように業務体制を構築するか」です。

ノートPCで行う業務に関しては、それをリモートワーク先に持ち出せば通常通り業務できますが、会社の電話対応はそう簡単にはいきません。

つまり、働き方改革を行うには「リモートワークに対応した会社の電話対応体制を構築できるか」がカギになってくるのです。

電話対応体制の見直し方法

働き方改革として、リモートワークに対応した電話対応体制を見直すにあたり、どのような構築方法を選ぶ必要があります。

具体的には以下3つの構築方法があります。

• 社用携帯
• スマホ内線化
• BYOD

以下順に各構築方法について、ご紹介します。

社用携帯

社用携帯とは、会社が携帯キャリアと法人契約を結んで社員に支給する携帯電話のことを指します。

社用携帯を導入することで、リモートワーク中も社員自身の携帯電話を使わずに取引先や顧客と社用携帯で連絡を取ることができ、社員のプライベート保護に役立ちます。

また、社用携帯にかかる携帯料金や通話料もすべて会社請求のため、経費管理も楽になります。

ただし、会社の代表番号などにかかってくる電話に関しては、社用携帯で対応することはできないので、リモートワーク中も会社宛の電話に対応する必要がある場合は、後述のスマホ内線化を導入しましょう。

スマホ内線化

スマホ内線化とは、文字通りスマホを会社の電話の内線電話として使えるようにする仕組みです。

オフィスや事務所の電話環境に小型の機器を設置するだけで、社員のスマホが会社の固定電話と連動して内線化します。そうすることで、リモートワーク中もスマホで会社宛の電話に対応することが可能です。

また、スマホ内線化の中には、社員のスマホからオフィスの固定電話を経由して電話できるものもあるため、受電だけでなくリモートワーク中の通話料も会社で管理できます。

取引先としても見知らぬ携帯番号から電話がかかってくるよりも、会社の代表番号からのほうが安心して応答できますし、社員自身の携帯番号を伝える必要もなくなります。

BYOD

BYOD（bring your own device）とは、スマホの中を２つの領域に分けて、仕事とプライベートが、スマホの機能的にも、料金請求の上でも混ざらないようにしてくれるサービスです。

BYOD（bring your own device）に対応したサービスを使うことで、私物のスマホのハードを使って、営業日報などを書いたり、メールの送受信を安全に行うことができます。

まとめ

ここまで働き方改革の電話対応体制について、なぜ電話対応体制を見直す必要があるのか、具体的な見直し方法をご紹介しました。

働き方改革としてリモートワークを導入する場合は「スマホ内線化」を活用することをおすすめします。

スマホ内線化ならリモートワーク先でも会社の電話をスマホで発信・着信できるため、利便性の面でも経費管理の面でも最適です。

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テレワープとは、NTT東西のひかり電話に手のひらサイズの装置を繋げるだけで、簡単にスマホ内線化できるサービスです。

最大5台のスマホを内線化でき、さらにはスマホ同士の内線通話や時間外アナウンスなどビジネスフォンのような機能も利用可能なため、リモートワークに最適です。

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