休日は電話を折り返さない？休みの日に電話がかかってきたら！

社用携帯を貸与されている場合、休日でも端末を持って帰る人も多いでしょう。職種によっては休日でも電話がかかってくるケースがあります。

その際に、「休日にかかってきた電話は折り返すべき？」「休日に電話がかかってきたらどう対処すればいいの？」といった疑問が出てくるでしょう。

そこで本記事では、休日の電話は折り返す必要があるのか、かかってきた時の対処法を解説します。

休日に電話を折り返さない注意点も紹介するため、ぜひ参考にしてください。

もしも、休日に社用携帯に仕事の電話がかかってきて社員がストレスを抱えて悩んでいるとのことであれば、スマホ内線化サービス「テレワープ」がおすすめです。

テレワープなら会社の電話番号が社員のスマホでも発信・着信できるようになり、営業時間外はかかってきた電話に対して自動的にメッセージをアナウンスする機能が標準搭載のため、休日に仕事の電話で悩むことがなくなります。

休日の電話は折り返す必要はない

結論、休日にかかってきた電話は折り返す必要はありません。

飲食店をはじめとするサービス業や顧客が個人の営業職は休日に電話がかかってくるケースがあります。職種によっては「休日でもかかってきた電話には対応しないといけない」と考えている人も多いでしょう。

しかし、休日の電話対応は業務時間外の労働となります。実際に労働基準法37条にて、休日の対応は時間外労働であることが記されています。

電話に出れる状態だったとしても、無理に出る必要はないと言えるでしょう。

複数回かかってくるなら折り返しがおすすめ

前述の通り、休日にかかってきた電話は無理にでる必要はありません。一方で何度も電話がかかってくるのであれば対応した方が良いケースがあります。

職種や業務内容によっては、休日に緊急対応の連絡がくることもあるでしょう。

例えば、緊急時を含めたイレギュラーの連絡がかかってきた際は、今後の業務を円滑に進めるためにも折り返しがおすすめです。場合によっては折り返し電話することで、問題が早急に解決し、他の従業員への負担を減らせることがあります。

もちろん、折り返し対応ができない場合は、出勤時に対応しても問題ありません。休日の電話は業務時間外の対応であることを認識し、やむをえず折り返しが必要な場合は対応すると良いでしょう。

企業によっては休日出勤扱いになる

休日の電話対応は時間外業務となるため、企業によっては休日出勤扱いになるケースもあります。

数分の電話対応のみなら休日出勤とするのは難しいですが、電話がきっかけで業務も行う場合は社内ルールを確認の上、対応を検討しましょう。

特に管理職の場合は、一般職に比べて休日に電話がかかってくる可能性が高いです。取引先の要望によって対応が必要なら、あらかじめ社内で確認し、対策を講じておくと安心です。

休日に電話がかかってきた時の対処法

職種によってはどうしても休日に電話がかかってくるケースも考えられるでしょう。そのような場合は、以下の対処法が考えられます。

• メールで要件を確認する
• 留守番電話サービスに切り替える
• 電話代行を活用する
• 休日出勤として対応する

それぞれ順に解説します。

メールで要件を確認する

休日に電話がかかってきた場合、折り返すのではなくメールで要件を確認しましょう。取引先にメールで状況を確認すれば、緊急性の有無を把握できます。

緊急性が高い場合は、再度電話がかかってきたり、すぐにメールの返信が返ってきたりします。返信内容を元に対応を考えることで、休日の電話対応を防げるでしょう。

休日にメールを送付する際の例は以下のとおりです。

ABC株式会社 △△様 お世話になっております。株式会社□□の〇〇です。 先程はお電話に出れず失礼いたしました。あいにく本日はお休みをいただいているため、メールにてご用件をお伺いできればと存じます。 大変恐れ入りますが、本日は通常よりも対応が遅れる可能性が高いです。 お急ぎで無い場合は、出社次第ご連絡を差し上げます。どうぞよろしくお願い致します。

また、社内から着信がある場合は、チャットツールで連絡する手もあります。チャットからの連絡であれば、メールよりも簡単に連絡が可能です。

取り急ぎ電話やチャットで状況を確認し、状況を確認すると良いでしょう。

留守番電話サービスに切り替える

休日に電話がかかってくる場合の対処法として、留守番電話サービスが挙げられます。

留守番電話サービスとは、着信時に登録したメッセージを伝言として保存する機能です。電話が出られない時でも、留守番電話サービスを活用すれば代理で伝言を伝えられます。

留守番電話サービスがあれば、休日でも電話に出られない機会損失を減らしたり、電話に出られないストレスを軽減できたりします。

留守番電話サービスにメッセージを残しておけば、出勤時に再度電話をもらえることがあるため、折り返し電話する手間も省けます。多くの留守番電話サービスは、複数パターンの伝言を残せます。

伝言を残している状態でも、何度も電話が来るなら緊急対応と判断して折り返しするのも一つの手と言えるでしょう。

また、留守番電話サービスが搭載されてない場合は、携帯自体の電源を切る方法がおすすめです。携帯自体の電源を切っていれば着信がきていること自体もわからないため、休日も精神的なストレスを軽減できます。

ただし、電話の電源を切っていると緊急時の連絡を確認できないため、対応が遅れてしまうこともあるため注意しましょう。

電話代行を活用する

休日の電話に対応する手段として電話代行が挙げられます。

電話代行とは、指定の電話番号へかかってきた着信を別センターへ転送して対応してもらえるサービスです。電話代行によって提供しているサービスは異なり、簡単な取次や返答のみを行う内容から高度の高い電話対応を依頼できるケースがあります。

電話代行を利用すれば社用携帯への着信を気にすることなく休むことができ、電話に出ない罪悪感をなくせます。休日でも人が電話対応を行うため、顧客や取引先の信頼を損なう心配もありません。

しかし、電話代行は実際の対応が確認できなかったり、柔軟性に欠けていたりするデメリットがあるため注意が必要です。

複数の従業員が休日の電話対応に追われている場合は、電話代行を活用するメリットは大きいでしょう。

休日出勤として対応する

休日に電話が来た際の対応策として、休日出勤として対応し残業代を請求する方法があります。

取引先や社内から何度も電話がかかってくる場合は、緊急対応のケースも多いです。結果的に休日出勤をせざるを得ないこともあるでしょう。そのような場合は、休日出勤に当たるため、業務をした時間分の残業代を請求できます。

また、会社の指揮命令下にある状態は基本的に労働時間とみなされます。

例えば、「次の土曜日は休みだけど連絡するからいつでも電話に出れるようにしておいて」と言われた場合は、待機状態になるため労働状態と変わりはありません。指揮命令下にあると判断できるため、休日ではなく出勤として対応しましょう。

場合によっては、休日の電話を折り返さないことで、別途対応が必要になるケースも考えられます。次回出勤時の状況を鑑みた際、早急に対応することで顧客や社内関係を悪化させる心配がなくなります。

休日出勤も一つの手段として考えておくことで、休日の電話対応に対するストレスを軽減できるでしょう。

休日の電話を折り返すメリット

休日の電話に対して折り返すことで得られるメリットもあります。

休日にかかってきた電話を折り返すメリットは、以下のとおりです。

• 精神的ストレスが軽減される
• 業務を効率的に進められる
• 営業機会や顧客満足度向上が見込める

それぞれ順に解説します。

精神的ストレスが軽減される

休日に電話を折り返すことで、折り返さないことによる精神的ストレスを軽減できます。

一度休日に電話がかかっていることを認識してしまうと、頭の中に残りストレスを感じる可能性が高いです。着信の内容が気になってしまい、モヤモヤした気持ちで休日を過ごすと体が十分に休まらないでしょう。

一方、電話を折り返すことでモヤモヤを抱えることなく休日を過ごせます。もちろん、休日の対応にはなりますが、数分の対応で終了することも多いためメリットになるケースも考えられます。

業務を効率的に進められる

休日の電話対応をきっかけにして休日出勤をした場合、他の業務を効率的に進められるというメリットがあります。

休日出勤した場合、休みかつ会社へ出社しないことから、目の前の業務へ集中できる可能性が高いです。休日出勤のきっかけになった業務だけではなく、他の業務も一緒に進められる場合もあるでしょう。

ただし、休日に全く関係のない業務を実施した場合、休日手当が出ない可能性があります。対応範囲は広がりすぎないように調整しながら業務を進めましょう。

営業機会や顧客満足度向上が見込める

休日の電話を折り返すことで、通常時にはない営業機会や顧客満足度の向上が期待できます。

普段はコミュニケーションを取らない社員と連絡できたり、トラブル対応から新たな顧客獲得のチャンスへ繋がるケースも少なくありません。

また、トラブルに対してすぐに対応できることで顧客から信頼を得られる場合もあります。土日・祝日の場合は多くの人が休日だと認識しているため「休みにも関わらず対応してもらえた」と感じる可能性が高いです。

そのため、顧客満足度の向上につながり、信頼を得られるきっかけにもなるでしょう。

休日に電話を折り返さないデメリット

基本的に休日にかかってきた電話は折り返す必要がありませんが、折り返さないことによる注意点も存在します。

休日にかかってきた電話を折り返さない注意点は、以下のとおりです。

• トラブルへ早期に対応ができない
• 顧客満足度が低下する恐れがある
• ビジネスチャンスの損失

それぞれ順に解説します。

トラブルへ早期に対応ができない

休日にかかってきた電話を折り返さないことで、トラブルへの対応が遅れる可能性があります。

顧客や他社員から休日に何度も連絡が来る場合は、できるだけ折り返しましょう。メールだとタイムラグが発生する恐れもあるため、電話での状況確認が最適です。

また、トラブル発生時の電話を折り返さない場合、出社時にクレームへ発展してしまうリスクがあります。特にBtoCビジネスの場合は、顧客から休日に電話がかかってくるケースも多いです。

トラブルへの早期対応を行うためにも、電話の折り返しが必要な場合もあると認識しておきましょう。

顧客満足度が低下する恐れがある

顧客から休日にかかってきた電話に対応しない場合、顧客満足度の低下を招く恐れがあります。

例えば、「平日に電話対応ができず、土日・祝日しか連絡できないのに繋がらない」といった場合、折り返すことでプラスに働く可能性が高いです。

特に何度も電話がかかっているにも関わらず折り返さない場合は、顧客からの信頼が低下する恐れがあります。

そのため、職種によっては顧客からの折り返し電話は顧客満足度へ直結する恐れがあると把握しておきましょう。

ビジネスチャンスの損失

休日に電話の折り返しをしないことで、ビジネスチャンスを損失するリスクがあります。

例えば、職種によってはかかってきた電話を折り返すことで、内容が発展して案件の受注を獲得できることもあるでしょう。特に個人客は平日に連絡が繋がらないケースも多いことから、ビジネスチャンスに繋がる可能性も高いです。

しかし、休日にかかってきた電話を折り返さなければ、ビジネスチャンスが発生することはありません。場合によっては他社で商談が進んでしまい、案件の受注が難しいこともあります。

もちろん、休日にビジネスチャンスの連絡が来るのは職種によって異なりますが、リスクがあることを把握しておきましょう。

まとめ

以上、休日の電話は折り返す必要があるのか、かかってきた時の対処法を解説しました。

基本的に休日の電話は折り返す必要はありません。休日の電話対応は休日出勤としてカウントする企業もあり、労働基準法で対応が定められています。休日の受電対応が要請されている場合は、休日手当を請求するようにしましょう。

場合によっては電話の電源を切ったり、折り返す前にメールで状況を確認するなどの対策も把握しておくと安心です。

また、休日にかかってきた電話は場合によって折り返しが必要なことがあります。

緊急トラブルが発生したり、受電者でないと対応できない事象があったりします。このような場合は、電話を折り返して対応へ取り組むことで、顧客や社内の関係性構築のためにも大きな役割を果たします。

もちろん、必ず電話を折り返す必要はないため、状況に応じた対応が必要です。

冒頭で説明した通り、スマホ転送サービス「テレワープ」なら、休日や営業時間外にかかってきた電話に対して自動的に応答メッセージを流すことができ、休日の電話に悩むことがなくなります。

テレワープについて、気になる方はこちらをご覧ください。