昼休みの電話対応どうする？スタッフのモチベが下がらない選択肢！

働き方改革が叫ばれるよりもずっと前から、仕事を休むことは働く人にとって必要かつ不可欠だと誰もが思ってきました。当然のことですよね。働くときはしっかりと仕事に集中して働き、反対に休みの時は仕事のことを一切気にせずにプレッシャーなどから解放された状態になることで休息を得る。ON/OFFの切り替えが大事です。

しかしながら、そんな切り替えを妨げるものの代表格───突然の入電に対して、どういった対応スタイルを構築をするべきなのでしょうか？今回はそういったお悩みについて取り上げていきます。

 休み時間や休日の着信、どうする？

会社勤めの人ならば、仕事の電話は会社にしかかかって来ません。休日出勤しない限り、休日に電話がかかってくる心配はありません。休日出勤でしたら仕事ですから、仕事場にかかってくる電話には出て当然です。

ところが、携帯電話が普及してきて、外出先でも休日でも、電話がかかってくる可能性が生じてしまいました。また、電子メールやショートメッセージ、ビジネスチャットなども普及してきて、会社支給のスマホや私物のスマホに、土曜日だろうと夜中だろうと、仕事の連絡が来てしまう時代になってしまっています。

中には自分の失敗でお客様や社内の誰かに迷惑をかけていて、その問い合わせの可能性があるから出るという人も。

用件を聞くだけ聞いて、週末の間に対応するかどうか考えたいという人もおられるようです。

業務時間外に対応する必要はない

勤務時間以外であれば、仕事の連絡を受ける必要はありません。緊急事態などで連絡が入って、何らかの仕事をするよう指示されたなら、その仕事に要した時間について、時間外手当などの賃金を受け取る権利があります。

もし、深夜勤務とか休日勤務として扱うつもりもない上司から、夜中や休日に連絡が入っても、応じる必要はありません。

営業担当などに会社の携帯を貸与している会社の中には、会社から帰宅するときには携帯を会社に置いておくように指示しているところもあるようです。しっかりしていますね。

やっぱり電話には常に出られるようにしたい？

しかしながら、一概に自分のいない時の電話など気にしなければいい、という訳にもなかなかいかないのが悲しき社会人の性であります。休みの間だけれど電話を気にしなければいけない状況は、次のようなものが挙げられます。

自分しかいない昼休憩

働く人には食事やリフレッシュのために昼休憩がありますが、大抵の場合、電話はそうはなっていません。昼だろうと関係なく、というより昼休憩という休み時間だからこそ相手が電話をかけてくる、という場合も多いです。

誰かしらが電話対応できるように、昼休憩をそれぞれずらして取るのは社会人における鉄則です。しかしながら、もともと人数の少ない部署や事務所、店舗で、ちょっとしか行き違いや最近多い感染症の影響で今対応できる人が自分しかいない……！なんてことも稀ですがあります。休み時間なので昼ごはんを買いに行きたいけれど、電話がかかってくるかもしれないから外出できない、そういった状態は辛いですよね。

ビジネスチャンスの可能性も

オンラインシステムの保守を担当している部署や、お客様からのクレームが入る可能性がある部署にいると、夜でも休みでも、待機みたいな状態で電話が入ったら応対しなければならない人もおられることでしょう。

会社員であれば、原則的には休日の電話には出る必要がなくて、仕事は仕事の時間中に限定してしまえばいいのですが、職業によってはそんなことは言っていられない場合も多いでしょう。

例えば、土曜日と日曜日が休業日ではないお客様を相手にしているお仕事の場合。

週末であっても新しいお客様から新しい仕事の依頼が入るかも知れません。個人事業主の方などは、家族で海外旅行などといった場合を除いて、むしろ休日でも問い合わせの電話には出た方がいいとお考えの方も多そうです。

このほかにも、医療関係、消防、警察、公共交通機関など公の仕事をなさっている場合や、会社の中でも、例えば一日の売上額の大きなECサイトを運営している部署などでは、土曜日も日曜日も電話を受ける必要があるでしょう。

休み中に仕事の電話を受けるなら

ビジネスチャンスの拡大であっても、システム保守などで仕方なくであっても、休日に仕事の電話の着信は、どの電話機で受けるのがよいでしょう。

誰もが1台以上のモバイル端末を持っている時代。会社から新しくスマホを支給されたら、お出かけするのに何台持ち出すことになるか心配です。

自宅の固定電話の場合、週末に外出したら留守番電話。緊急事態やビジネスチャンスに対応できません。

私物のケータイに会社から電話されるのは気が進みません。受けた電話の内容次第では、また別のところに電話する必要があるかも。その場合、自分の私用の携帯番号が仕事の相手に伝わってしまいます。

スマホ内線化がカギ

スマホ内線化なら、そんな悩みは解消できます。社員のスマホに専用アプリをインストール。簡単な設定をするだけで、そのスマホは内線電話機として使用できます。

つまり、会社にかかってきた電話を、週末だけ自動転送してそのスマホで受けたり、外出先のスマホから会社の固定電話（ひかり電話）の回線から外線発信することができます。これによって、かかってくるかもわからない電話のために休み時間中拘束されたり、休みの日に社用携帯という余計な荷物を増やして外出することをなくしたりできます。

携帯電話機の代金やダイヤル通話料を抑えることもできますから、会社にとっては大幅な経費削減。浮いた経費は賃金アップの原資になるかもしれません。

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