ボイスメールと留守電の違い｜それぞれの利用シーンを紹介！

留守番電話はよく聞きますが、ボイスメールの方は余り耳にする機会が多くないかもしれません。

留守番電話もボイスメールも電話に関係しています。

ある電話番号に着信した際、その電話の利用者が何かの事情で電話に出ることができない場合に、どちらもその利用者に変わって「機械」が応答し、予め録音しておいたメッセージを再生のうえ、必要に応じて発信者からのメッセージを録音するというものです。

これでは留守番電話の説明をしただけのようですが、留守番電話とボイスメールは似ているようで、仕組みも機能も異なります。

そこで今回は、留守番電話とボイスメールの違いと、ボイスメールの機能を詳しく解説していきます。

留守番電話

留守番電話は、電話機に取り付ける装置として作られました。その後、電話機と一体化した留守番電話機が作られるようになり普及しました。

典型的な留守番電話機は、それが普及した時代に最も安くて便利だった磁気テープのカセットを使います。小型のマイクロカセット（寸法：50×33×8mm）を使うタイプが一般的でした。このカセットテープにメッセージを録音します。

留守電機能をONにするボタンを押すと、留守番電話が待ち受けモードになります。使用者が外出している間などに電話の着信あると、受話器を置いたままで電話がつながり、「ただ今電話に出ることができません。発信音の後にメッセージをお残しください」のような予め録音しておいたメッセージが再生されます。

するとテープが回り始めて、相手のメッセージを録音します。かつては発信者番号通知サービスがなかったので、コールバックして欲しい場合には電話番号も録音する人が多かったようです。相手が電話を切れば止まります。留守の間に複数の着手があれば、順番に録音されます。

使用者が戻ると、留守番電話機ではランプが点滅するなどして、着信があったことを表示しています。再生ボタンを押すと、メッセージが順番に再生されます。

ボイスメール

ボイスメールは電話機の機能ではありません。電話サービスを提供する通信事業者の通信設備や、PBXと呼ばれる構内電話交換機の機能です。

PBXには多数のボタン電話機が内線電話機として接続されています。

外線であれ内線であれ、ボタン操作でボイスメール機能がONになっていると、その内線番号への着信はPBXのボイスメールにつながり、予め録音されていたメッセージ、またはPBXに予め備わっていたメッセージが再生されて、発信者の音声が録音されます。

ここまでは留守番電話とほとんど違いがありません。

席を外していた人が自席に戻ると、ボタン電話機のランプが点滅しているので、着信があったことが分かります。

ボタンを押して受話器を上げて、場合によっては暗証番号を入力すると、録音されていたメッセージを聞くことができます。暗証番号は、他の人に録音を聞かれないためのセキュリティ目的です。

留守番電話機との違いは、録音がカセットテープではなくハードディスクなど別の媒体に記録されていることです。そのため、順番に関係なく、聞きたい録音から先に聴くことができます。

ボイスメールのその他の機能

ボイスメールは、いわばコンピュータ・システムで実現している機能のため、電話機で実現する留守番電話よりも機能が豊富です。

例えば、留守番電話機はほとんどの場合、暗証番号などでセキュリティを保護していませんので、入室してきた人が勝手に再生したり消去したりすることも可能です。

外出先からPBXに電話をかけて、自分のボイスメールのメールボックスにアクセスし、録音を聴くこともできますし、音声ファイルを電子メールに添付して送信することもできます。郵便物（メール）のように、一通一通を個別に扱うことができるのがボイスメールの最大の特徴です。

つまり、カセットテープに順番に録音されている留守番電話と違って、メッセージの検索や削除などが簡単です。

ボイスメールは、PBXだけではなく電話ネットワークの機能として提供されることもありました。今でも携帯電話会社などがボイスメール機能を提供しているので、使っておられる方も多いのではないでしょうか。

留守番電話か、ボイスメールか

どちらを使用するかは、個人のニーズや好みによって異なります。

安価で簡単なシステムを探している場合は、留守番電話が適しています。より多くの機能を備えたシステムを探している場合は、ボイスメールが適しています。

留守番電話標準搭載の固定電話転送サービス

ボイスメールはPBXの導入等、難しい手順が多いですが、留守番電話は電話機に標準搭載されているパターンが多く、簡単にご利用いただけます。

しかし、現在お使いの固定電話機に「留守電」ボタンが存在しない時、電話機を買い替えるだけでなく、「留守番電話機能が標準搭載されている転送サービスを使う」ということも選択肢の一つです。

固定電話のスマホ転送サービス「テレワープ」なら、固定電話番号の発着信機能だけでなく、留守番電話機能も標準で搭載されています。設定自体も簡単で、スマートフォンのアプリ上でON/OFFや呼び出し時間などが操作できるようになります。詳しくはこちらをご覧ください。