通常、企業では毎日業務用の固定電話を利用します。
取引先や顧客からの問い合わせ、社外にいる従業員との連絡など、さまざまな状況で使われています。他部署との内線通話も頻繁に行われるでしょう。
しかし、業務用の固定電話は長く使用していると故障する可能性があり、調子が悪くなったり、突然使えなくなったりすると、重要な連絡が途絶えることもあります。
そのため、寿命が近づいているサインを見逃さず、買い替えを検討することが必要です。
本記事では、業務用固定電話の耐用年数、寿命と耐用年数の違い、買い替えのタイミングなど買い替え時に意識したいポイントについて解説します。
業務用固定電話機（ビジネスフォン）の耐用年数
ビジネスで使用する機器には、法定耐用年数が規定されています。法定耐用年数は、設備や機械が会計上の減価償却資産として扱われる期間です。
法律で定められた期間だけが、減価償却費として経費計上できます。ただし、法定耐用年数は設備や機械によって異なるため、注意が必要です。
ビジネスフォンの法定耐用年数は「6年」
ビジネスで使う固定電話、つまりビジネスフォンの税法上の耐用年数は6年です。
新品を買った場合、6年間で価値が減る減価償却が行われ、6年が経つと価値がゼロと見なされます。
そのため、オフィスで使っている電話がもう6年以上経っていたら、故障のサインが出るかもしれません。
「ボタンが効かない」、「音が聞こえにくい」などのトラブルが起きることもあります。耐用年数を過ぎると、故障しやすくなります。
ちなみに、電話ケーブルは税法上「電話設備その他の通信機器」に含まれており、耐用年数は10年です。
ケーブルとビジネスフォンとの耐用年数は違うので注意しましょう。
中古ビジネスフォンの耐用年数
中古のビジネスフォンは、中古資産と見なされるため、その耐用年数は特定の計算方法で算出します。
この計算方法は、製品が新品として使用された際の法定耐用年数が一部経過しているか、すべて経過しているかによって異なります。
中古資産の耐用年数は、以下の計算方式で求めます。
| 法定耐用年数の一部を経過 | 法定耐用年数をすべて経過 |
| (法定耐用年数-経過した年数)+経過した年数×20% | 法定耐用年数×20% |
算出後の耐用年数が2年未満の場合は、自動的に2年と見なされます。一方、2年以上で端数がある場合は、小数点以下を切り捨てます。
例えば、算出後の年数が「1.2年」の場合、耐用年数は2年となり、「4.5年」だった場合は4年となります。
耐用年数と寿命は意味が違う！
固定資産の耐用年数と寿命は混同されがちですが、異なる概念です。
耐用年数は法律で規定された期間ですが、あくまでも目安のため、耐用年数が過ぎたからといって資産の価値がなくなるわけではありません。
そのため、必ずしも物品の買い替えが必要という決まりもありませんし、すでに耐用年数を過ぎている電話機も引き続き使用可能です。しかし、電話機の寿命はあります。
会社によって固定電話の利用状況はさまざまです。例えば、コールセンターのように連続して電話がかかってくる場所もあれば、一日に数回しか電話を使用しない場所もあるでしょう。
電話機の使用頻度が高い場合は、寿命が短くなりやすい一方、使用頻度が低い場合は長持ちしやすい傾向があります。
一般的にビジネスフォンやPBX（電話回線の交換機）の寿命は約10年と言われています。
寿命が近づくと、故障や不具合のリスクが高くなるため、重大な問題が発生する前に設備を更新することが必要です。
耐用年数が過ぎた電話機の利用によるリスク
耐用年数が過ぎた電話機を使い続けていると、以下のようなリスクが高まります。
- 故障する可能性が高まる
- サポート期間が終了する
- 業務の効率が悪くなる
それぞれのリスクを見ていきましょう。
故障の可能性が高まる
ビジネスフォンやPBXは精密機器のため、時間の経過と共に劣化が避けられません。
長期間の使用により、摩擦や変形などで部品が劣化し、故障のリスクが高まります。
具体的な故障や不具合としては、以下の症状が挙げられます。
- 着信音が鳴らない
- 液晶モニターに何も表示されない
- 通話中に雑音が入る
故障が頻繁に起こると、業務に支障をきたす可能性もあります。
サポート期間が終了する
通常、ビジネスフォンにはサポート期間が設定されており、長期間使用するほど、サポートが終了している可能性が高くなります。
購入してからまだ年数が経っていない場合は、メーカーが修理を行うことができますが、サポート期間が終了すると修理費用が高額になり、思わぬ出費となるでしょう。
さらに、古い機種に使われている部品の在庫がない場合は、修理自体が不可能であり、新しい機種を購入する必要が生じることもあります。
業務の効率が悪くなる
古いビジネスフォンを使い続けていると、業務の効率に支障が生じる可能性があります。
ITの進歩は驚くほど速く、新しい技術が日々開発されています。導入当初は先端技術だったシステムも、数年後にはすっかり時代遅れになることも珍しくありません。
さらに、働き方改革や感染症流行の影響などで、テレワークや週4日勤務を導入する企業が増えており、新しい働き方に合ったシステムやツールが続々と登場しています。
最近では、従来の固定電話の代わりにスマートフォンをビジネスフォンとして使用できる場合もあります。
スマートフォンに特定のアプリをインストールするだけで、内線通話や転送、外線への発信など、通常のビジネスフォンと同じ機能を利用でき、オフィスの壁を越えた電話環境の構築が可能です。
買い替え時に意識したい4つのポイント
買い替えを検討する際には、どのような点を考慮した方がよいでしょうか。具体的には以下4つのポイントを押さえておくべきでしょう。
- 買い替えのタイミング
- ビジネスフォンの交換方法
- 導入コスト・通信費
- クラウドPBXの導入
各ポイントがどのような内容なのか、以下順に詳しくご紹介していきます。
ポイント① 買い替えのタイミング
電話機の買い替えでまずポイントとなるのは、入れ替えのタイミングです。買い替えの目安について見ていきましょう。
メーカーの保証期間が過ぎている
メーカーの保証期間が過ぎた電話機は、早めに切り替えることが賢明です。メーカーの保証期間が終了すると、修理ができなくなる可能性があります。
万が一電話機が故障した際に、修理ができないと業務に支障が出るかもしれません。
新品のビジネスフォンには、自然故障について無償修理する1年間のメーカー保証が付いています。
さらに、販売店や代理店が1〜5年程度の長期保証を提供している場合もあります。
しかし、メーカーには補修用部品の保有期間が別に定められていて、ビジネスフォンやPBXでは、一般的に製造打ち切りから7年です。
ただし、保有期間が過ぎていない場合でも必要な部品が欠品していて、修理自体ができないケースも存在します。
また、外部のサポートデスクや修理業者も「メーカーのサポートが終了した機器については取り扱えない」としている場合が多く、注意が必要です。
自社で使用する製品の保証期間については、メーカーのホームページなどで事前に確認しておきましょう。
導入から10年以上経っている
ビジネスフォンは10年程度が寿命と考えられているため、電話機を導入してから10年以上が経過した場合は、入れ替えを検討するのが適切なタイミングと言えます。
もちろん、10年を過ぎてもすぐに壊れるわけではありません。実際、20年以上同じ電話機を使い続けている企業もあります。
ただし、電話機は機械ですので、永遠に使えるわけではありません。
長く使用したいという願望は理解できますが、業務に支障が出ないようにするためには、古くなった電話機は壊れる前に買い替えることを検討しましょう。
不具合が出るようになった
固定電話がまだ寿命に達していなくても、音声が聞きにくいなどの問題が出ることがあります。
特に、コールセンターのように頻繁に電話を使う場合は、使い始めてからそれほど経っていなくてもトラブルが起こりやすいです。
このような場合は、使える状態でも買い替えを考えたほうがよいでしょう。使えないわけではないけれども、そのまま使い続けると突然通話ができなくなる可能性もあります。
しかし、修理するか買い替えるかの判断は実際難しいところです。修理すれば、さらに4、5年程使える可能性があります。
現在の固定電話をあまり長く使うつもりがない場合は、修理よりも買い替えが賢明かもしれません。
機能面で不便を感じることが多い
固定電話の機能が不便に感じるときも、買い替えのタイミングと言えます。
メーカーは2〜3年ごとに新しい機種をリリースし、これまでの機能にプラスαの機能を追加していることが少なくありません。
古い機種を使い続けていると、不具合がなくても機能的に不便に感じることがあります。
特に10年以上前の機種と最新機種とでは、機能面でかなりの差があります。
新しい機種へ変えることで、業務効率が向上し、社員のモチベーションも高まるでしょう。
オフィスの移転・拡大など企業にとって節目のとき
オフィスの移転や拡大は、社内の電話設備を見直し、新しいシステムの導入を検討する絶好の機会です。
企業が業績を伸ばし、成長すると、当然ながら業務量も増えます。新たな社員を採用して人員を増やせば、オフィスが手狭になることもあります。
その結果、広いオフィスに移転する場合もありますし、遠方の地域での仕事が増えるため、支店や営業所を新設することもあるでしょう。
オフィスの移転や拠点の新設は、企業にとって重要な節目です。このタイミングで、オフィスで使用する機器や備品を買い替えるケースが一般的です。
固定電話を買い替えるのにも最適なタイミングと言えます。これまで使用していた機種から、より高機能なものに切り替えることも検討してみてはいかがでしょうか。
ポイント② ビジネスフォンの交換方法
オフィスの固定電話を買い替える際には、古い電話の取り外しと新しい電話の取り付けが必要です。
この作業は、業者に依頼するか、社内で行うかのどちらかです。
【業者に依頼する場合】
多くの業者が固定電話の設置作業も行っており、買い替えの場合は古い電話の撤去も依頼できます。
ただし、設置・交換費用は別途かかる場合があります。また、販売のみを行っている業者もあり、その場合は設置作業に対応可能な業者を探さなければなりません。
そのため、電話機購入の際に設置・交換を希望する場合は、設置・交換に対応している業者で購入するのが良いでしょう。
【社内で行う場合】
固定電話の交換作業はそれほど難しくありません。専門知識がなくても、一般の人でも行えます。
古い電話から電話線を外し、新しい電話に差し込むという手順です。これで新しい電話が使えるようになります。
実際に会社の電話番号にかけて、着信音が鳴れば利用可能です。なお、機能などの設定は別途必要になります。
ポイント③ 導入コスト・通信費
据付型の主装置と専用電話機の購入には、数十万円程度の初期費用のほか、導入後の通信費やメンテナンス費用などのランニングコストも必要です。
以下で詳しく説明します。
【購入費用】
ビジネスフォンを導入する場合、主装置と専用電話機を購入します。
主装置の価格はおよそ20万円からで、接続台数が増えるにつれて費用も高くなります。
専用電話機は新品で1台あたり15,000円〜40,000円程度です。加えて、工事費も必要になります。
機器一式の購入費用と工事費を合わせると、導入規模が大きければ、100万円を超える支出が生じることもあります。
【ランニングコスト】
| 通話料金 | 通話料金は契約するサービスにより異なり、通話時間や通話先によっても料金が変動します。 特にIP電話の利用では、インターネット回線の利用料が別途必要です。 |
|---|---|
| 保守契約料 | 保守契約料は、専用電話機やPBXなどの設置や管理にかかる費用です。電話の台数やサポート内容によって料金は変わります。 また、電話機を追加したり移動させたりする場合は、追加料金がかかることもあります。 |
| インターネット回線料金／ プロバイダ料金 | ビジネスフォンでIP電話を使用する際には、インターネット回線料金とプロバイダ料金が必要です。 ビジネス利用を考える場合は、専用のインターネット回線の導入も検討しましょう。 |
ポイント④ クラウドPBXの導入
耐用年数を過ぎた電話機は、いくつかのリスクがあるため、機器の寿命を考慮して、早めに買い替えることが賢明です。
電話設備を買い替えるのであれば、サーバー上でPBXを構築し、インターネット経由で電話機を接続する「クラウドPBX」がおすすめです。
クラウドPBXには、以下のようなメリットがあります。
- 回線工事不要で、パソコンがあれば、最短で即日から導入可能
- 自社にサーバーや主装置を設置しないため、自社管理が不要で、導入コストを削減できる
- 自宅のパソコンやスマートフォン、タブレット端末から、会社の番号で電話対応が可能
- 事務所の移転や拡大、海外拠点との通話に柔軟に対応できる
- CRM（顧客関係システム）やSFA（営業支援システム）など、多様なシステムとの連携が実現できる
- 物理的な装置を設置しないため、地震や災害に強い
クラウドPBXは多様な製品がありますので、自社のニーズや目的に合ったものを選ぶことが重要です。
まとめ
新しいビジネスフォンの耐用年数は通常6年ですが、この期間は法律上の資産として扱われる年数であり、実際の寿命とは異なります。
一般的には、ビジネスフォンの寿命は10〜15年程度です。しかし、環境や使用方法によってかなり差があります。
予期せずビジネスフォンが故障すると、業務に支障が出たり、会社に損失が生じたりする可能性があります。
電話機は耐用年数を超えると、減価償却ができなくなるだけでなく、故障リスクが高まるため、6年を目安に買い替えを検討することがおすすめです。
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