PCを電話として使う方法｜パソコンでの通話環境を整えよう！

皆さんはPCを電話として使えることを知っていますか？

PCを電話として使うなんて想像できない人も多いかもしれませんが、PCに電話機能を搭載することでさまざまなメリットがあります。さまざまな方法で電話機能が搭載できるため、テレワークなどで電話に困ることもありません。

PCを電話として使うと何ができるのか、PCから電話をかける方法やメリット、デメリットなどを知って、PCを電話として使ってみてはいかがでしょうか。

それでは、PCを電話として使うことについてご説明しましょう。

PC以外にも、スマホから固定電話を発信・着信したい方はテレワープがおすすめです。

PCを電話として使う方法とは？

PCを電話として使う方法は、以下の通りです。

• スマホと連携する
• 電話発信アプリをインストールする
• クラウドPBXを導入する

それでは、PCを電話として使う方法についてご説明しましょう。

スマホと連携する

PCを電話として使う場合、スマホと連携して電話を使うことができますが、WindowsかMacで使い方が違ってきます。

Windowsの場合、スマホをPCと同期させるだけで電話として使うことができます。ひとたび同期すればPCから電話対応ができるので、その間にスマホを自由に操作したり、スマホに届いたSMSをパソコンから読んだり、パソコンからSMSを発信したりとさまざまな操作ができるのがポイントです。

Macの場合、iPhoneセルラー電話やFaceTimeを使うことでPCを電話として使えるようになります。

ただし、どちらの方法もスマホから発信している扱いになるので、通話料金がかかることに注意しましょう。

電話発信アプリをインストールする

PCを電話として使うなら、電話発信アプリをインストールする必要性があります。

中でもインストールするのにおすすめなのが、IP電話アプリです。IP電話アプリをインストールすることでPCから電話を発信したり着信したりすることができます。

IP電話アプリをインストールする場合、新たに電話番号を取得して使用するのでスマホや固定電話と分けて使えるのがポイントです。ただし、電話発信アプリをインストールする場合、どのようにして料金が発生するの確認しましょう。

電話の発信・着信を受けるたびに通話料が発生するパターンと、月額基本料金が発生するパターンの2種類があります。どちらかの料金形態を選ぶ必要性がありますが、電話を受けるだけなら無料で利用できることもあるので、使用用途に合わせて導入するのがおすすめです。

クラウドPBXを導入する

PCを電話として使うなら、クラウドPBXを導入する方法もあります。

クラウドPBXは保留や転送、内線などの機能を搭載したクラウド上の電話交換機のことで、クラウドを通してPBXの機能が活用できるのが特徴です。インターネット環境が整っていれば低コストで導入できるので、PCを電話として活用できます。

PCから電話が発信できるだけでなく、通話内容の録音や顧客管理機能、社内共有機能、ルづ電機能などが搭載されているため、利便性が高い電話方法として活用できるでしょう。

PCを電話として使うと何ができる？

PCを電話として使うと、以下のようなことができます。

• 留守番電話
• 内線・転送
• 外出先でもPCがあれば電話ができる
• 固定電話やスマホが必要ない
• さまざまなソフトと連携ができる

それでは、PCを電話として使うとできることについてご説明しましょう。

留守番電話

PCを電話として使うと、留守番電話の機能が使えるようになります。

いつどんなときに電話がかかってきてもPCが留守番電話が作動するので、PCから記録された留守番電話が聞けるのがポイントです。PCに記録された留守番電話をスマホから聞くこともできるため、やむを得ず電話に出られないときも安心できます。

内線・転送

クラウドPBXを導入した場合、内線や転送機能が利用できます。

PCから内線や電話の転送ができるため、応用が利きやすいでしょう。特に大きなポイントとして挙げられるのは、自宅にいても内線や転送機能が使えることです。

自宅にいながらコールセンターに勤務しているような状態になるため、テレワークを推進している企業におすすめです。

外出先でもPCがあれば電話ができる

PCを電話として活用する場合、外出先でもPCから電話ができるのがポイントです。

PCを外出先に持ち出すことが多い人ほど活用できる場面が多く、いつでもどこでも固定電話を発信したり電話を受信したりできます。

ただし、外出先で電話機能を使う場合、自宅の固定電話から発信したのと同じ分だけ通話料がかかるので注意しましょう。

固定電話機が必要ない

PCを電話として使うなら、固定電話機が必要ありません。

ヘッドセットを用意する必要性がありますが、社員一人一人に対して電話機やスマホを用意しなくてもいいので大幅なコスト削減が実現できます。インターネット回線さえあればいいため、電話回線も必要ありません。

とはいえ、さまざまな状況に備えて電話機やスマホを用意しておくといざというときに便利なので、状況に応じて使い分けることも大切です。

さまざまなソフトと連携ができる

PCを電話として使うことで、さまざまなソフトと連携ができるのがポイントです。

スマホと同期や連携ができるのはもちろん、メールやLINE、SlackやSkypeなどのツールが活用できます。また、PCで通話内容が記録できるので、社内で共有システムを活用すれば誰がどんな内容の電話をかけてきたのかが共有できます。

このようにさまざまなシステムと連携できるため、電話機ではできなかったこともできるようになるでしょう。

PCを電話として使うならソフトフォンの導入がおすすめ！

これからPCを電話として使うのであれば、ソフトフォンを導入するのがおすすめです。

ソフトフォンとはIP電話を利用するための方法であり、PCで電話の受発信ができるようになります。あらかじめ電話機を用意する必要性がないため、コストを削減しつつ利便性が高い端末として利用できるのがポイントです。

ソフトフォンは何ができる？

ソフトフォンを導入することによって、会社番号で受発信、保留や転送機能、CRM連携や録音機能、ボイスメールや発着信の履歴表示、Web電話帳ができるようになります。

電話業務に関わることであればさまざまな機能に対応しているため、手軽に導入しやすいのがポイントです。

ソフトフォンを導入するメリット

ソフトフォンを導入するメリットは、以下の通りです。

• PCで電話ができる
• コスト削減
• オフィスのレイアウトの自由度が高まる
• インターネット環境があればどこでも電話対応ができる
• 机の上がスッキリする
• 通話中に両手が使える

それでは、ソフトフォンを導入するメリットについてご説明しましょう。

PCで電話ができる

PCにソフトフォンのアプリを導入することで、PCを電話として使うことができるのがメリットです。

本来、電話をするために電話機を導入する場合、専用の電話機がある範囲内でしか電話することができません。しかし、PCを電話として使うことができれば、インターネット環境さえ整っていればいつでもどこでも何度でも電話ができるのがポイントです。

テレワークを推進している企業なら自宅で電話の取次ぎができるようになりますし、外出や出張が多い企業なら今まで困っていた電話の取次ぎ問題をすぐに解決できます。

コスト削減

PCにソフトフォンを導入することで、専用の電話機を導入するためのコストがかからなくなります。

本来であればビジネスフォンを導入するための初期費用や設備工事費などがかかるところですが、ソフトフォンならPCにインストールするだけでいいので費用がかかりません。

電話機の導入コストを削減したいなら、まずは無料のソフトフォンのアプリをインストールするのがおすすめです。

オフィスのレイアウトの自由度が高まる

PCにソフトフォンを導入することで、電話機を設置する必要性がなくなります。

従来であれば電話機を設置するために、ある程度オフィスのレイアウトを工夫しなければなりませんでした。電話線はもちろん、固定電話機の近くに机を設置しなければならないのでレイアウトに制限がかけられている状態です。

しかし、ソフトフォンを導入すれば社員一人一人が使用するビジネスフォンや固定電話機を設置する必要性が無くなるため、オフィスのレイアウトが自由に決められます。

社員が働きやすくなるレイアウト作りも重要なので、オフィスのレイアウトが気になる人はソフトフォンの導入がおすすめです。

インターネット環境があればどこでも電話対応ができる

ソフトフォンを導入する場合、インターネット環境が整っていればいつでもどこでも何度でも電話対応ができるのがメリットです。

リモートワーク中の人や営業で外出中の人など、いつでもどこでも電話対応ができれば重要案件の電話を逃すことがありません。PCであれば顧客情報を確認したり、過去に記録されたお問い合わせ情報なども同時に確認できるため、柔軟な電話対応が実現できます。

机の上がスッキリする

PCにソフトフォンを導入することで電話機を机の上に設置する必要性がなくなるため、机の上がスッキリするのがメリットです。

PCを置く場所と電話機を置く場所を確保しなければならなかったので、人によっては電話機を邪魔に思うこともあるでしょう。机の位置によっては電話機を落とす可能性もあるため、破損する危険性もあります。

しかし、ソフトフォンであればPCと電話機を一つにまとめられるので、電話機を置くスペースを他の用途で活用できるのがポイントです。代わりにヘッドセットが必要ですが、電話機に比べたら微々たるものです。

通話中に両手が使える

PCにソフトフォンを導入することで、通話中でも両手が使えるようになります。

ソフトフォンを活用するときはヘッドセットが必須ですが、受話器やスマホを持って会話をするよりも遥かに効率良く作業ができるのがポイントです。まるでコールセンターの業務を行う人のように、通話中にPCを操作したりメモを取ったりできます。

ソフトフォンを導入するデメリット

ソフトフォンを導入するデメリットは、以下の通りです。

• PCを起動させないと電話ができない
• 音声の質が安定しないことがある
• ヘッドセットが必要になる
• 停電時に使えない

それでは、ソフトフォンを導入するデメリットについてご説明しましょう。

PCを起動させないと電話ができない

ソフトフォンを導入したとしても、PCを起動させない限り電話をすることはできません。

ソフトフォンはインターネット環境が整っていないと利用できない以上、インターネットに繋がっていない状態のPCでは電話ができないのがデメリットです。

ソフトフォンを活用するなら、なるべくPCを起動させた状態にしましょう。

音声の質が安定しないことがある

PCにソフトフォンを導入して電話をする場合、音声の品質がインターネット環境によって左右されるのがデメリットです。

最適な環境下であれば安定した品質で通話ができますが、不安定な状態だと音声の品質も不安定になるので通話がしにくくなります。相手の声が聞き取りにくかったり、自分の声が相手に届いていなかったりするので注意しましょう。

ヘッドセットが必要になる

ソフトフォンを活用する場合は必ずヘッドセットが必要です。

ヘッドセットが必要になるのは、PC上でそのまま電話をすると相手からの通話内容が周囲に丸聞こえになってしまうからです。通話内容も安定しませんし、何より機密情報を周囲に漏らしてしまう恐れもあるでしょう。

ヘッドセットがあれば、誰にも知られることなく非常に安定した通話ができるので、多少のコストをかけてでも用意する必要性があります。

停電時に使えない

PCは電源や回線が通っていなければ使えないので、停電が起きてしまうとソフトフォンが使えなくなります。

万が一、停電が起きてしまうと業務に大きな支障が出てきてしまうので、停電が起きたときのための対策が必要です。

まとめ

PCを電話として使うなら、「スマホと連携したり」「電話発信アプリをインストールしたり」「クラウドPBXやソフトフォンを導入したり」するのがおすすめです。

PCを電話として使うことができれば、留守番電話や内線・転送など、さまざまな機能が活用できるので、普段の作業効率が向上します。

その他にも、コスト削減や外出先でも電話対応ができるなどさまざまなメリットがあるので、気になる人はソフトフォンの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

PCでなくとも、スマホで会社の電話対応ができればいいとのことであれば、スマホ内線化サービス「テレワープ」がおすすめです。気になる方は是非ともご覧ください。