オフィスの固定電話を廃止するデメリット４選！解約前に要確認！

電子メールが普及して、ビジネスチャットも広く使われるようになり、コロナ禍を経てWeb会議も広く使われるようになりました。仕事のコミュニケーション・ツールは多様化しましたが、音声コミュケーションである電話はしっかりと残っています。

しかし、同じ電話でも固定電話と携帯電話では、利用状況の様相が大きく異なります。

令和3年度の総務省の発表では、2020年度末時点の固定電話の全契約数が前年同期に比べ1.5%減少（約83万件減）しており、一方の携帯電話では2020年度末時点の全契約数が前年同期に比べ5.1%増加（約953万件増）と、固定電話が徐々に衰退し携帯電話への移行が進んでいます。

出典：総務省 令和3年版 情報通信白書 | 提供状況

https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r03/html/nd242210.html

そのような状況下で、オフィスの固定電話も廃止してコミュニケーション・ツールをビジネスチャットや携帯電話に全て集約しようとお考えの方も多いかと思います。

本記事では、オフィスの固定電話を廃止した場合、どのようなデメリットがあるのか詳しく解説していきます。

音声コミュニケーションのメリット

音声コミュニケーションの最大のメリットは、手軽でありながら単位時間当たりにやりとりできる情報の量が多いことです。

しかも、通話の最中に相手が理解したか、こちらの依頼に応えてくれそうかが明確に分かります。メールやショートメッセージに比べると、同じ情報を伝えるための労力が格段に少なくて、Web会議に比べるとコミュニケーションの実施が格段に手軽です。

他のコミュニケーション・ツールの登場で、少しずつ利用の頻度は減っていくかも知れませんが、音声コミュニケーションは残り続けるのではないでしょうか。

オフィスの電話を廃止するなら

もし仮に、オフィスの固定電話を廃止するとしたら、どうでしょう。

例えば、毎月の基本料金や通話料金が高いことが廃止の理由だとすると、IP電話に切り替えることになるかも知れません。その場合、IP電話は固定電話と比べると安定品質、通話品質、接続品質などが低いことを利害した上で切り替える必要があります。

または、外出先などでも受けられるように仕事の電話は携帯電話にしてしまうという方法もありそうです。しかしここでも、携帯電話ネットワークは固定電話ネットワークに比べると信頼性の面でやや劣ることなどを意識しておく必要がありそうです。

それでは、具体的な固定電話廃止のデメリットを４つご説明しましょう。

オフィスの固定電話を廃止した場合のデメリット４選

デメリット①　信用失墜

取引先や顧客からの信頼が低下する可能性があります。

最近ではSOHO*1で起業する人も多く、シェアオフィスを活用しながらノートPCを持ち歩いて、どこでも仕事場にしている人も大勢おられます。

そうしたワークスタイルを知ってくれているお客様や既存の取引先であれば問題はありませんが、何の面識もない新規のお客様や取引先候補の場合はどうでしょう。

固定電話の番号がないということは、仕事を行う確固たる拠点が存在しないことだと受け取られかねません。また、ある日を境に、それまで使っていた固定電話を廃止して、今後は携帯番号に連絡をくれるように依頼したら、何か電話を使い続けられない事情があるのかも知れないと、痛くないお腹を探られることになるかも知れません。

*1 SOHO…Small Office/Home Officeの略称。自宅など小規模のオフィスを仕事場とする働き方のこと

デメリット②　煩雑な連絡と届け出

固定電話の番号は、設立登記をした直後などに方々に届け出をしているはずです。例えば、法務局や税務署、市町村役場などの公機関や、電気会社、ガス会社、新聞配送所、銀行、カード会社、インターネットプロバイダーなどなど。

もちろん、お客様や取引先にも伝えてあるはず。その固定電話を廃止するとなると、さまざまな方面に電話番号の変更を通知しなければなりません。

通知したからといってもこれまでの取引先やお客様が、番号変更をはっきり認識して、次から新しい番号（携帯番号など）にかけてくれるとは限りません。番号変更を機に、取引関係が消えてしまう可能性もゼロではありません。

デメリット③　ファックスが使えなくなる

仕事にFAXを使っていた場合には、固定電話の廃止に伴って、FAXをどうするか考える必要があります。

FAXマシンがなくても、パソコンでファクシミリの送受信が行えるインターネットFAXサービスなどが利用可能ではありますが、別途、スキャナーがないと紙は扱えないとか、それまで使っていたFAX番号は変更になるとか、さまざまな問題が発生してしまいます。

今の時代にFAXは不要と思われる方も多いとは思いますが、まだまだ過渡期の現在、金融系や官公庁の中にFAX文化は根付いていますし、高齢のお客様相手の連絡手段としても有効です。

デメリット④　ワークライフバランスが乱れる

固定電話を廃止して携帯電話で仕事をするようになると、どうしても仕事とプライベートの線引きが難しくなります。

携帯を２台持ったり、電話番号を２つ使ったりして、仕事とプライベートを少しでも切り分けるよう努力はできますが、夜間や休日にも携帯電話であれば着信に応えることはできますから、どうしても仕事側に時間配分が偏ることになってしまいます。相手側も、携帯電話番号であれば有事の際営業時間外でも出てくれるのではないか？と期待する可能性があります。

 スマホの子機化という選択肢

このように固定電話の廃止には多くの問題がありますが、スマホの機動性も活かさなければ厳しい競争環境を乗り越えていくことはできないと考えている方もいらっしゃるでしょう。

そんな場合は、固定電話を残しつつ、自身や社員のスマホを固定電話の子機として使えるサービス「テレワープ」がおススメです。「テレワープ」を使えば、工事不要で最大5台のスマホを子機のように使うことができます。固定電話番号を使った発着信が可能となるので、スマホを使っていても、自身や社員個人の携帯電話番号を取引先などに通知せずに済みます。

さらに、時間外応答設定も可能で、営業時間外は呼び出しが鳴らずに自動で応答アナウンスを流せるため、仕事とプライベートは切り分けられます。以下のサイトで詳細をご確認のうえ、是非導入を検討してみてください。