会社への迷惑電話の断り方３つ｜業務妨害ゼロを目指そう！

迷惑電話は個人や家庭にかかってくるイメージがあるかもしれません。しかし、会社にも迷惑電話がかかってくることがあります。

会社への迷惑電話に社員の誰かが出てしまうと、なかなか切ることができず業務に支障が出ます。

迷惑電話の対応をした社員のストレスは相当なものです。本来の業務には必要のない電話の対応で心をすり減らしてしまってはもったいないですし、社員の心に傷跡が残ってしまうことも考えられます。

迷惑電話自体が根絶することを切に願うばかりですが、現実はそうもいきません。社員や会社を守るためにも迷惑電話に対する対策を事前に行っておく必要があります。

そこで本記事では、会社への迷惑電話に対して社員やスタッフが毅然として対応できるよう、ストレスなくお断りができる文言や迷惑電話がかかってこないようにする対策をご紹介します。

会社にかかってくる迷惑電話の種類

まずは会社にどのような迷惑電話がかかってくるのかを把握することが大切です。迷惑電話の内容によって、断り方や対処が異なるので、ぜひ参考にしてください。

主に会社にかかってくる迷惑電話には、以下の3種類あります。

強引で詐欺まがいなセールス

会社への迷惑電話の代表的なものとして、強引なセールスが挙げられます。

会社の備品などのセールスであればまだしも、中にはあたかも会社のネットワークなどに問題があるとして強制的に別のサービスへ乗り換えるよう案内してくる詐欺まがいなセールスもあります。

現代社会においてアポなしで訪問営業するとなると、門前払いは当たり前ですし、交通費や手間、時間もかかります。

しかし、電話ならダイヤルするだけですので、たとえ断られる可能性が極めて高くても、短時間で数多くの会社にコンタクトできます。

また、電話だと対面ではないので強気の営業も心理的にできますので、会社には頻繁に強引なセールス電話がかかってくるのです。

悪質なクレーマー

会社にはセールス電話の他、悪質で不当なクレーム電話がかかってくることがあります。特に、一般消費者向けのサービスや商品を販売している場合は、クレーム電話は多くかかってくることでしょう。

正当なクレームと悪質なクレームの線引きは難しいですが、「法外な賠償金額を要求」や「脅迫まがい、あるいは脅迫そのもの」「会社に対する誹謗中傷行為」などは悪質なクレームに該当します。

企業は当然クレームを真摯に受け止めて誠心誠意、丁寧に対応するのが本筋ですが、悪質なクレームに対して会社や社員の防衛のために毅然とした対応が必要です。

企業・個人への嫌がらせ

数は少ないですが、会社への迷惑電話の1つに企業や特定の社員に対する嫌がらせ電話があります。

悪質なクレーマーも一種の嫌がらせではありますが、特定の社員や会社自体への恨み・反感を募らせた結果、無言電話等の悪戯電話や、犯罪予告まがいの音声を流すタイプの電話もあります。

こういった迷惑電話は悪質なクレーム以上に厄介で、最悪のケースだと社員や会社に危害が及びます。

滅多にかかってくる迷惑電話ではありませんが、悪質な嫌がらせの電話が会社にかかってくる可能性があることを認識しておきましょう。

会社への迷惑電話のお断り文言 6選

会社にかかってくる迷惑電話の種類についてご説明しました。ここからは実際に前述したような迷惑電話がかかってきた場合に、どのように断ればいいのかをご紹介します。

迷惑電話にもいろいろあるので、断り方にも確実な正解が存在する訳ではありません。脅迫やストーカー的な迷惑電話には、電話応対とは別のレベルでの対処が不可欠です。

ここでは、強引なセールスや悪質なクレームなど、応対を始めてしまうとなかなか切りにくくなってしまうタイプの迷惑電話の断り文句を紹介しましょう。

強引なセールスに対するお断り文言

最もかかってくる頻度の高い迷惑電話の1つである「強引なセールス」に対しては、以下のような文言でお断りをするのがおすすめです。

• 「申し訳ありませんが、弊社代表（担当）よりそういった商材に興味がないと伺っており、弊社ではすべてお断りさせていただいております。今後もお電話は不要ですので、ご容赦ください。」
• 「大変恐れ入りますが、代表（担当）の●●よりそのような提案はすべて断るよう仰せつかっております。今後も弊社の方針が変わる予定はございませんので、お電話はお控えください。」
• 「ご提案の商材（サービス）は既に別の製品を導入しており、切り替える予定もございません。恐れ入りますが、今後のご提案も不要です。それでは失礼いたします。」

どのパターンも「会社としての判断で検討の余地がないこと」と「今後の連絡は不要なこと」をはっきり伝えることが大切です。

「時間がない」「担当者が不在」などはかけ直す余地が残るので、きっぱりと不要だと断りましょう。また、なるべく短い時間で切ることも重要です。時間をかけることで可能性が広がると相手に思わせないことが鍵です。

いずれにしても、毅然とした態度で、そのセールスに応じるつもりがないことを、はっきりと、通話の早い段階で伝えることが大切です。

悪質なクレームに対するお断り文言

悪質だと判断されるクレームに対しては、以下のような内容で対応しましょう。

• 「申し訳ありませんが、お客様の要求は当社規定によりお受けできません。これ以上はご対応できませんので、ご容赦ください。」
• 「恐れ入りますが、法的な根拠のない要求に関しては応じられません。根拠をもとに金銭的な要求を続けられるようであれば、弊社法務部（●●担当）による審査が必要となりますので、別途ご提示ください。」
• 「お客様の発言は当社に対する脅迫（暴言、誹謗中傷）に該当します。そのような発言を続けるようでしたら、業務妨害や名誉棄損、脅迫により法的措置を取らせていただきます。」

悪質なクレームに対しては、感情的になりがちですが、毅然とした態度で事務的に会社の方針やマニュアルに沿って対応することが重要です。

また、クレーム対応で大変ではありますが、電話内容や相手の要求内容などを細かく記録に残しておきましょう。場合によっては弁護士や警察に提出する証拠になります。

悪質なクレームは精神的な負担が大きいので、様子を見て上司やクレーム対応専門の担当者に代わってもらうことも重要でしょう。

迷惑電話がかかってこないように対策できる？

会社にかかってきた迷惑電話に対するお断り文言を6つご紹介しましたが、そもそも迷惑電話がかかってこないように対策することはできるのでしょうか。

結論から言うと、迷惑電話が全くかかってこないようにはできないものの、数や頻度を大幅に減らすことは可能です。

最も簡単な措置としては「知らない電話番号や怪しい電話番号には出ないようにする」ことですが、会社の場合はそうもいきません。

たとえ怪しい電話番号でも、取引先や新規顧客からの真っ当な電話である可能性も十分にあります。

そのため、会社の場合は「一度受けた迷惑電話を2回目は着信しないようにする」「迷惑電話リストを活用して、迷惑電話番号を事前登録しておく」といった措置が有効です。

会社における迷惑電話への対策方法

会社にかかってくる迷惑電話を完全になくすことはできないものの、以下の迷惑電話の対策方法を講じることで、大幅に数や頻度を削減することができます。

以下順に会社における迷惑電話の対策方法について、詳しくご説明します。

迷惑電話拒否サービスを導入する

1つ目の会社における迷惑電話の対策方法は、会社の固定電話に「迷惑電話拒否サービス」を導入することです。

迷惑電話拒否サービスとは、固定電話のキャリア（NTTやKDDIなど）が提供する「迷惑電話の電話番号を登録することで以降は自動的に着信拒否するサービス」です。

主な迷惑電話拒否サービスは、以下の通りです。

• NTT東日本／西日本「迷惑電話おことわりサービス」
• auひかり（KDDI）「迷惑電話撃退」
• ドコモ光「迷惑電話ストップサービス」
• ソフトバンク光「着信お断り」

これらの迷惑電話拒否サービスを導入することで、1回は迷惑電話を受けることにはなるものの、2回目以降は自動的に拒否できるため、迷惑電話の頻度を減らすことが可能です。

非通知電話の拒否設定を行う

2つ目の会社における迷惑電話の対策方法は、会社の固定電話で「非通知の電話を拒否する設定を行う」ことです。

非通知電話の拒否設定は、一部固定電話のキャリアから提供されており、該当するのは以下のサービスです。

• NTT東日本／西日本「ナンバー・リクエスト」
• auひかり（KDDI）「迷惑電話発着信ブロック」

上記サービスを導入し、会社の固定電話から非通知拒否設定を行うことで、非通知でかかってきた着信はすべて自動的に拒否できます。

セールス電話の場合は非通知でかかってくることはあまりないため、有効ではありませんが、悪質なクレームや嫌がらせ、詐欺電話などは防ぐことが可能です。

通話録音のガイダンスを行う

3つ目の会社における迷惑電話の対策方法は「この通話は通話録音が行われている」という旨をガイダンスする仕組みを導入することです。

「通話録音機能付きの電話機」や「自動音声応答システム（IVRやPBXなど）」を導入することで、通話録音機能とガイダンス機能を利用できます。

通話が録音されていると応答前にガイダンスすることで、迷惑電話をかけてきた相手に証拠データが残るという心理的なハードルが生まれるため、着信前に相手が勝手に切断する可能性がでてきます。

確実に迷惑電話を防げるわけではありませんが、件数や頻度の削減に繋がるでしょう。

迷惑電話ブロックシステムを導入する

4つ目の会社における迷惑電話の対策方法は、迷惑電話ブロックを専門としたシステムを導入することです。

迷惑電話ブロックシステムとは、事前に迷惑電話の電話番号を登録せずとも全国の利用者が登録した迷惑電話データベースをもとに、会社にかかってきた迷惑電話を未然にブロックする仕組みのことです。

そのため、これまでに説明した迷惑電話拒否サービスとは違い、最初から迷惑電話と疑われる電話番号を自動的に拒否してくれます。

当然ながら登録されていない電話番号による迷惑電話の場合はカバーしきれないケースもありますが、それでも多くの迷惑電話を未然に防ぐことが可能です。

迷惑電話ブロックシステムには、会社の固定電話回線に専用装置を接続するものから、クラウド上のサービスとして提供されるものまで幅広くありますので、自身にあったシステムを探してみましょう。

法的措置のマニュアルを整備する

最後の会社における迷惑電話の対策方法として、「有事の場合に法的措置が取れるようマニュアルを整備しておく」ことです。

悪質なクレームや嫌がらせの場合、適切な窓口対応だけで解決できる場合が多いですが、要求内容や相手の行為によっては訴訟などに発展するケースもあります。

そういった場合に、オペレーターや担当者が後手に回ったり、要求を鵜呑みにしてしまうようなことがないように前もって法的措置を取るためのマニュアルやガイドラインを整備していく必要があります。

マニュアルには「こういったケースの場合は弁護士へ相談」、「脅迫や犯罪予告の場合は警察へ連絡」などといったことを明記しておきましょう。

まとめ

今回は会社にかかってくる迷惑電話について、その種類と断り文言、迷惑電話がかかってこないようにする対策方法をご紹介しました。

電話の利用自体が減りつつある現代だからこそ、いざという時に迷惑電話に適切に対処できるよう準備をしておくことが重要です。

この記事を参考に、悪質な迷惑電話にきっぱりと断わりを入れ、可能な限り心身にストレスなく仕事ができるよう対策してみてはいかがでしょうか。