パーク保留とは？ 普通の保留との違い＆活用シーンとは？

業務の中で電話を使う方は多いでしょう。

ビジネスフォンの中に、「パーク保留」と呼ばれる機能があるのはご存知でしょうか？

どんな使い方をするのかを解説します。

通常の保留

電話を保留したことはありますか？　自分で保留したことはなくても、保留された経験はあるのではないでしょうか。

「少々お待ちください、担当の者と代わります」と言われて保留されると、無機質な信号音を聞かされたり、オルゴールのような音で「愛の挨拶」などの曲を聞かされたりします。

しばらく待っていると、別の人が出たり、もとの人が出たりして、会話を始めることができます。

これが電話の保留です。話している途中で電話機の保留ボタンを押すと通話がいったん切断状態になり、ふたたび保留ボタンを押すと通話を再開することができます。これが普通の保留です。

電話回線が１回線しかなくて、内線電話などが複数つながっていなくても、その回線の通話を保留して、再開することが可能です。家庭用の固定電話機でも、スマホなどでも保留機能を持っているのが一般的です。

 パーク保留とは？

もっと大勢で電話を使っている場合はどうでしょう。電話をかけてくれた人が「●●さんお願いします」と言う場合もあるでしょうし、問い合わせの内容に応じてベストな担当者が対応すべき場面もあるでしょう。

そこでパーク保留の出番です。電話を受けた人がパーク保留ボタンを押すと、パーク保留のランプが点滅します。オフィスの中などで、「●●さ～ん、■■様からお電話です。パーク１です」などと伝えると、●●さんが点滅しているランプのところのボタンを押して受話器を上げます。

これで、どの席にいても、誰が最初に出た電話にでも出ることができます。

 パーク保留の語源

パーク保留のことは英語ではコール・パーキング（call parking）などといいます。パーク（park）というと公園という意味と、駐車するという意味があります。パーク保留は駐車に近い感じです。

つまり、自動車を運転していて、駐車したら（キーはつけたままにしてあれば）、別の人がその車に乗って運転することができます。

パーク保留された電話は、ランプが点滅している人なら誰でも取れるので、駐車している自動車を誰でも運転できるというイメージに近いのではないでしょうか。

パーク保留のメリット

パーク保留がその実力を発揮するのは、比較的大きな組織です。外線が何本もあって、電話の着信が多くて、その電話に応対する人も大勢いる場合にパーク保留は便利なのです。

ビジネスホンには外線ボタンとランプもあります。例えば、オフィスで３本の外線を共有していて、ビジネスホンに外線ボタンが３つあるのであれば、電話を受けた人がその外線を普通に保留して、「●●さん、外線２番、お願いします」と伝えれば、●●さんが外線２のボタンを押すことでその電話に出ることができます。

けれども、外線の数がもっとずっと多かったら、ボタンの数が足りなくなります。

パーク保留であれば、外線を割り当てていない電話機でも取ることができます。そのため、通常、大きな組織ではパークをグループ分けしています。パーク保留ボタンは、同じパークグループで共有ですから、パーク保留して点滅しているボタンを押せば、外線ボタンが点滅していなくても、電話を取ることができるのです。

パーク保留は、同じような業務を大勢で行っている企業や、たくさんの外線を多くの社員が共有して使っている企業で有効な機能です。

まとめ

パーク保留は、多人数での電話対応に便利な機能です。電話を受けた人が保留ボタンを押し、他の誰かがその電話に応答できるようになります。これにより、効率的に電話を共有し、大規模な組織や多線環境で特に役立ちます。

小規模オフィスや店舗では？

少ない外線を少数の社員が共有しているケースでは、外線番号が埋まってしまう、と言うことがあまり起こらないので、パーク保留は基本的に不要と言えるでしょう。

それでも、かかってきた電話を保留して、別の誰かに転送して出てもらうというシーンは多いのではないでしょうか。

しかも、転送したい相手は営業活動などで外出中ということも。もちろん、伝言メモを残しておいて、その人が帰社してからかけ直してもらうこともできますが、そうしたタイムラグがビジネスチャンスを逃すきっかけになってしまうリスクがあります。

小規模オフィスや店舗なら、固定電話をそのまま使って、社員のスマホを内線化しましょう。各ログインアカウントごとに内線番号が割り当てられるため、オフィスや店舗で受けた電話を外出中の社員のスマホに転送できるばかりではありません。

外出中の社員がスマホから専用アプリで発信すると、オフィスや店舗の固定電話を経由して発信するのです。そのため、携帯電話の通話料はかかりませんし、取引先に伝わる電話番号は、社員の私物のスマホの番号ではなくて、固定電話の番号になります。

スマホ内線化は、とっても簡単。しかも料金がたいへんお得です。

詳しくはこちら（https://telwarp.com/）をご覧ください。