電話の保留のやり方｜保留にして転送できる！ビジネス利用必須の便利機能！

固定電話の多くには、通話を一時的に保留状態にできる「保留」機能が搭載されています。保留機能は、担当者に用件を確認したり、メモの用意をしたりなどといった、通話を一時的に中断したい場合に重宝します。

また、電話機によっては、保留にした後に別の電話機へと通話を転送したりできるので、保留は意外と高度で便利な機能と言えます。

しかし、実際に保留機能を使うとなった場合に、どうすれば保留にできるのか、保留からどう再開すればいいかなど、迷うことがあるのではないでしょうか。

そこで本記事では、電話における保留のやり方について、詳しい操作方法や転送方法をご説明します。

電話の保留の用途

電話を使っていて保留をする主な用途としては、「担当者に確認する」または「担当者に代わる」の2パターンでしょう。

企業の電話対応の場合、電話がかかってくると、まず電話受付担当もしくは手すきの社員が受電に一次対応を行います。

そこで、自身ではなく別の担当者が対応する用件だと判明した場合に保留機能を使うことで、相手に担当者を確認している最中の音声を聞かせることなく、代わってもらうことが可能です。

また、仮に電話の用件が自分が担当する内容であったとしても、内容によっては通話中に資料を読み込む必要や、上司に確認する必要がある場合があるので、その際に保留にすることが望ましいです。

電話の保留のやり方

実際に通話中の電話を保留にする方法をご紹介します。今回はオフィスや事務所などで使われるビジネスフォンにポイントを当ててご説明します。

保留機能の操作方法

通話中の電話を保留にしたい場合は、簡単で電話機にある「保留」ボタンを押下するだけです。保留ボタンを押すと、以降は相手に保留音（オルゴールなどの音楽）が流れ、どちらの音声も一切通じなくなります。

保留を解除して通話を再開したい場合は、保留ボタンを再度押下することで、保留音が停止し通話に戻ります。

ビジネスフォンに搭載されている「パーク保留」とは

ビジネスフォンには通常の保留機能の他に、「パーク保留」という機能が搭載されています。

パーク保留とは、通話を内線グループ全体での保留状態とする機能です。内線グループ全体で保留にすることで、他の内線電話機でも保留を再開することができ、隣の担当者に電話を代わってもらいたい時などに使えます。

パーク保留の操作方法としては、パーク保留ボタンを押下するだけです。

その後、通話は保留状態となり、他の内線電話機のパーク保留が点滅し始めるので、代わりに出る担当者がパーク保留ボタンを押すことで担当者の電話機で通話が再開します。

保留の後に転送する方法

ここまで通話を保留にする方法をご紹介しましたが、保留の後に「この件は●●課の▲▲さんに取り次ぐ必要がある」となることもあるでしょう。

その場合は「保留転送」機能を活用することで、スムーズに担当者へ取り次ぐことが可能です。

近くの席にある他のビジネスフォンで電話を取ってもらう

取り次ぐ先の担当者が近くの席にいる場合は、「保留」で担当者のビジネスフォンに代わることができます。

例えば、電話を外線1番で取っていたとすると、保留することによって、他のビジネスフォンでその外線1番をピックアップすることができます。

電話が同じ職場の別の誰か宛てだった場合、電話を保留して、「××さん、●●様から外線１番です」のように伝えます。××さんは手近の電話機の外線１番のボタンを押してから受話器を上げることで、その電話に出ることができます。

離れた席にある他のビジネスフォンで電話を取ってもらう

取り次ぐ先の担当者が、離れた場所にいる場合などは電話を転送します。

「ツッツッツッ」という音は、電話を保留しているという意味と同時に、ビジネスフォンが転送先番号待ち受け状態にあることを伝えるという意味もあります。この状態で他の電話機の内線番号を押すと、その内線番号が割り当てられた電話機のベルが鳴動します。

鳴った電話の受話器を上げてくれれば、電話をかけてくれた人と繋がります。これが「保留転送」です。

転送ボタンを活用しよう

先ほどの保留転送では、保留ボタンしか使いませんでした。ビジネスフォンの多くの機種には、保留ボタンとは別に「転送ボタン」が装備されています。

電話に出て転送ボタンを押すと、通話は保留され電話機は内線番号待ち受け状態になります。この状態で内線番号を押すと、その番号の電話機が呼び出されます。

ここまでは、保留転送と同じような流れですが、内線先の人が受話器を上げると、転送ボタンを押した人と受話器を上げた人が通話状態となります。

つまり、転送ボタンの場合は相手方に繋がる前に用件を伝えるなど、ワンクッション挟むことができるのです。そして、転送ボタンを押した人が受話器を置くことで、掛けてきた人と転送先の人が繋がり転送が完了します。

転送を受ける側からすると、電話に出るだけで、特にボタン操作をしなくても転送を受け取ることができるのです。

保留、転送は便利な機能

このようにビジネスフォンの保留機能や転送機能は大変便利ですが、ある程度の規模があり社員数の多い組織でなければ、導入の費用に見合う効果が期待しづらいのも事実です。

小規模な事務所や店舗などでも、それぞれの担当者で得意先が異なるなどの理由で、保留や転送ができると便利なケースはたくさんあります。さらに、営業活動などで外出が多い社員がいる場合、スマホの内線化サービス「テレワープ」を導入すれば、これまで説明してきた「保留・転送機能が使える」ことはもちろんの事、「外出先でもスマホで固定電話を着信することも可能」なため、お客様や取引先をお待たせする場面をグッと減らすことができます。

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