オフィスの固定電話を廃止するデメリット４選！解約前に要確認！

電子メールが普及して、ビジネスチャットも広く使われるようになり、コロナ禍を経てWeb会議も広く使われるようになりました。

仕事のコミュニケーション・ツールは多様化しましたが、音声コミュケーションである電話はしっかりと残っています。

しかし、同じ電話でも固定電話と携帯電話では、利用状況の様相が大きく異なります。

令和3年度の総務省の発表では、2020年度末時点の固定電話の全契約数が前年同期に比べ1.5%減少（約83万件減）しており、一方の携帯電話では2020年度末時点の全契約数が前年同期に比べ5.1%増加（約953万件増）と、固定電話が徐々に衰退し携帯電話への移行が進んでいます。

出典：総務省 令和3年版 情報通信白書 | 提供状況

https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r03/html/nd242210.html

そのような状況下で、オフィスの固定電話も廃止してコミュニケーション・ツールをビジネスチャットや携帯電話に全て集約しようとお考えの方も多いかと思います。

本記事では、オフィスの固定電話を廃止した場合、どのようなデメリットがあるのか詳しく解説していきます。

音声コミュニケーションのメリット

音声コミュニケーションの最大のメリットは、手軽でありながら単位時間当たりにやりとりできる情報の量が多いことです。

しかも、通話の最中に相手が理解したか、こちらの依頼に応えてくれそうかが明確に分かります。

メールやショートメッセージに比べると、同じ情報を伝えるための労力が格段に少なくて、Web会議に比べるとコミュニケーションの実施が格段に手軽です。

他のコミュニケーション・ツールの登場で、少しずつ利用の頻度は減っていくかも知れませんが、音声コミュニケーションは残り続けるのではないでしょうか。

オフィスの電話を廃止するなら

もし仮に、オフィスの固定電話を廃止するとしたら、どうでしょう。

例えば、毎月の基本料金や通話料金が高いことが廃止の理由だとすると、IP電話に切り替えることになるかも知れません。

その場合、IP電話は固定電話と比べると安定品質、通話品質、接続品質などが低いことを利害した上で切り替える必要があります。

または、外出先などでも受けられるように仕事の電話は携帯電話にしてしまうという方法もあります。

しかしここでも、携帯電話ネットワークは固定電話ネットワークに比べると信頼性の面でやや劣ることなどを意識しておく必要があります。

それでは、具体的な固定電話廃止のデメリットを４つご説明しましょう。

オフィスの固定電話を廃止するデメリット４選

オフィスの固定電話を廃止した場合、どのようなデメリットが生じるのでしょうか。

具体的には以下4つのデメリットがあります。

• 社会的な信用度が低下する
• 番号変更に伴う面倒な届出や通知が発生する
• FAX（ファックス）が使えなくなる
• ワークライフバランスが乱れる

それぞれがどのようなデメリットなのか、以下順に詳しくご説明します。

社会的な信用度が低下する

固定電話を廃止したことにより、取引先や顧客からの信頼が低下する可能性があります。

最近ではSOHO*1で起業する人も多く、シェアオフィスを活用しながらノートPCを持ち歩いて、どこでも仕事場にしている人も大勢います。

そうしたワークスタイルを知ってくれているお客様や既存の取引先であれば問題はありませんが、何の面識もない新規のお客様や取引先候補の場合はどうでしょう。

固定電話の番号がないということは、仕事を行う確固たる拠点が存在しないことだと受け取られかねません。

また、ある日を境にそれまで使っていた固定電話を廃止して、今後は携帯番号に連絡をくれるように依頼したら、何か電話を使い続けられない事情があるのかも知れないと、痛くないお腹を探られることになるかも知れません。

*1 SOHO…Small Office/Home Officeの略称。自宅など小規模のオフィスを仕事場とする働き方のこと

番号変更に伴う面倒な届出や通知が発生する

オフィスの固定電話を廃止したことにより、各所への届け出を再度やり直すことになるでしょう。

固定電話の番号は、設立登記をした直後などに法務局や税務署、市町村役場などの公的機関に代表番号として登録していることが大半です、

公的機関の他にも電気会社、ガス会社、新聞配送所、銀行、カード会社、インターネットプロバイダーなどにも会社の代表番号で登録しているかもしれません。

当然ながら、お客様や取引先にも固定電話の番号は伝えているでしょう。その固定電話を廃止するとなると、さまざまな方面に電話番号の変更を通知しなければなりません。

通知したからといってもこれまでの取引先やお客様が、番号変更をはっきり認識して、次から新しい番号（携帯番号など）にかけてくれるとは限りません。

番号変更を機に、取引関係が消えてしまう可能性もゼロではありません。

FAX（ファックス）が使えなくなる

仕事にFAXを使っていた場合には、固定電話の廃止に伴って、FAXをどうするか考える必要があります。

FAXマシンがなくても、パソコンでファクシミリの送受信が行えるインターネットFAXサービスなどが利用可能ではあります。

しかし、別途スキャナーがないと紙は扱えないとか、それまで使っていたFAX番号は変更になるとか、さまざまな問題が発生してしまいます。

今の時代にFAXは不要と思われる方も多いとは思いますが、まだまだ過渡期の現在、金融系や官公庁の中にFAX文化は根付いていますし、高齢のお客様相手の連絡手段としても有効です。

ワークライフバランスが乱れる

固定電話を廃止して携帯電話で仕事をするようになると、どうしても仕事とプライベートの線引きが難しくなります。

携帯を2台持ったり、電話番号を２つ使ったりして、仕事とプライベートを少しでも切り分けるよう努力はできます。

しかし、携帯電話であれば夜間や休日であっても着信に応えることは可能な分、どうしても仕事側に時間配分が偏ることになってしまいます。

相手側も、携帯電話番号であれば有事の際営業時間外でも出てくれるのではないか？と期待する可能性があります。

オフィスの固定電話を廃止するメリット4選

オフィスの固定電話を廃止するデメリットについて解説しましたが、反対にオフィスの固定電話を廃止するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

オフィスの固定電話を廃止するメリットとしては、以下の４つが挙げられます。

• 取次業務が不要になる
• リモートワークを促進できる
• コストを削減できる
• レイアウト変更がしやすい

それぞれのメリットを確認しておきましょう。

取次業務が不要になる

固定電話では、社員が1次対応として電話に出て用件を聞き、電話の内容に応じて担当者に取り次ぐことが必要です。

この作業は業務を中断させ、転送や伝言対応に時間と手間がかかります。特にテレワーク環境では、担当者との連絡がさらに煩雑になることもあるでしょう。

固定電話を廃止し、直接担当者宛てに連絡を取れる仕組みにすれば、取り次ぎの負担を解消でき、社員が本来行うべき仕事に集中できます。

これにより、企業全体の業務効率化や生産性の向上が見込まれることはメリットです。

リモートワークを促進できる

固定電話を重視する日本の企業では、電話対応のため出社が必要で、テレワーク推進の妨げとなっていました。

しかし、固定電話を廃止し、携帯電話やメール、チャットに切り替えれば、電話番のための出社が不要になり、在宅勤務やリモートワークが可能です。

この仕組みを導入することで、社員の柔軟な働き方が実現し、ワークライフバランスの向上やハイブリッドワーク（※）の推進が進みます。

※オフィスワークとテレワークなど、複数の働き方を組み合わせる働き方

また、働き方改革を支える環境整備としても効果的で、採用や福利厚生の改善を通じて企業の生産性向上が期待できます。

コストを削減できる

固定電話の導入には、電話線の開通工事や機器の購入・設置といった初期費用がかかり、その後も継続的に通話料金が発生します。

また、装置の劣化に伴うメンテナンスやリプレース費用も必要で、固定電話の維持には高いコストがかかります。

一方で、インターネットを利用した通信手段（チャットやビデオ通話など）に切り替えれば、電話機や配線の設備が不要となり、初期費用の削減が可能です。

また、通信料金も固定電話より安価で済むため、維持費削減にもつながります。

このように、固定電話を廃止することで、効率的な運用が可能です。

レイアウト変更がしやすい

会社の固定電話を廃止すると、オフィス内の配線や機器の設置が不要になり、席替えやレイアウト変更がスムーズに行えます。

工事が不要になるため、組織変更やオフィス移転にも柔軟に対応可能です。

これまでは、組織再編や事業の拡大・縮小時に電話回線工事や機器設置に手間がかかっていましたが、固定電話を廃止することで、これらの作業が不要となり、新しい組織編成にも迅速に対応できます。

固定電話のスマホアプリ化もおすすめ

スマートフォンが主流となった現在でも固定電話は利用され続けていますが、固定電話番号をスマホで発着信できるアプリが登場しています。

このアプリなら、「固定電話番号の信頼性」と「携帯電話の利便性」を兼ね備え、業務の効率化が大いに進むでしょう。

ここでは、以下2つのスマホアプリ化の方法についてご紹介します。

スマホ内線化アプリ

スマホ内線化アプリとは、専用アプリをスマホにインストールするだけで、会社番号での発信や留守番電話、転送などの基本機能を利用でき、従来のビジネスフォンの役割を置き換える仕組みです。

従来のビジネスフォンは、固定電話専用の電話機を使用していました。そのため、電話機を社員の人数分購入する必要がありましたし、当然ながらデスク以外で使うことはできません。

その点、スマホ内線化アプリなら、固定電話端末のコストを削減できますし、スマホアプリで外出先や出張先でも内線電話を利用できるため、業務効率化につながるメリットがあります。

スマホ内線化アプリには、会社が支給するスマホを内線化する方法と、社員が個人所有のスマホを内線化する方法の2つの主要なアプローチがあります。

スマホの固定電話化アプリは、以下のサービスで提供しています。

• テレワープ（株式会社フォレスタ）
• 03plus（株式会社グラントン）
• MOT/TEL（株式会社バルテック）
• ナイセンクラウド（アイティーオール株式会社）

中でもおすすめなのは「テレワープ」です。

テレワープでは、既存の固定電話番号をスマホでも子機のように利用できます。

固定電話番号を維持しながら、工事や配線変更の手間なくスマホ内線化が利用できるため、「番号を変えたくない」「手軽に導入したい」といったニーズに最適なサービスです。

固定電話をスマホに統合したい企業にとって理想的な選択肢と言えます。テレワープについて詳しくはこちらをご覧ください。

クラウドPBX

固定電話をスマートフォンに移行する方法として、広く利用されているのがクラウドPBXです。

クラウドPBXとは、インターネットを通じてPBX（構内交換機）の機能を利用できるサービスのことです。

従来のPBXはオフィス内に設置する電話交換機で、外線を社内の内線に接続したり、内線同士をつなげたりする役割を果たしていました。

一方、クラウドPBXでは、この物理的なPBX機器をクラウド上に置き、サービスとして提供します。そのため、複数の拠点がある場合でも問題なく利用できるのが特徴です。

近年、テレワークの普及に伴い、多数の企業がこのシステムを活用しています。

クラウドPBXにより、従業員はスマートフォンやパソコンを活用して、場所を問わず効率的にコミュニケーションを取ることが可能になります。

オフィスの固定電話廃止の際によくある質問

オフィスの固定電話廃止に際して、よくある質問を3つ紹介します。

 まとめ

オフィスの固定電話を廃止した場合に生じるデメリットをご紹介しました。

現代では携帯電話やスマホが普及し、電話は持ち運べるものだという認識が根付いてきているため、固定電話はどうしても使いづらいと感じてしまうでしょう。

但し、固定電話が持つ電話番号はビジネスにおける信用度において重要な要素になりますし、そこは携帯電話で置き換えることはできません。

本当に固定電話の番号がなくても問題ないかを考慮したうえで、オフィスの固定電話を廃止するべきかを検討しましょう。

スマホで固定電話番号を使うという選択肢

ここまで説明した通り、固定電話の廃止には多くの問題がありますが、スマホの機動性も活かさなければ厳しい競争環境を乗り越えていくことはできないと考えている方もいらっしゃるでしょう。

そんな場合はスマホ内線化サービス「テレワープ」がおすすめです。

「テレワープ」なら、簡単な機器設置とアプリのインストールだけで最大5台のスマホを固定電話の子機のように使うことができます。

子機といっても事務所内でしか使えないわけではなく、全国どこでもスマホで固定電話番号を使った発信・着信が可能となります。

「スマホの機動性」と「固定電話の信頼性」をいいとこどりした画期的なサービスと言えるでしょう。

さらに、時間外応答設定も可能で、営業時間外は呼び出しが鳴らずに自動で応答アナウンスを流すことができるため、仕事とプライベートは切り分けられます。

詳しくはこちらをご覧ください。