在宅で電話対応する方法｜自宅にいながら会社への問い合わせに対応！

働き方改革やコロナ禍の影響で広まってきた在宅勤務。自宅で仕事をすることで、移動時間や余計な出費が抑えられ、会社と従業員の双方にとって、メリットのある働き方です。

しかし、在宅勤務を整備するにあたり、問題となるのが「会社の電話対応」です。会社の電話は基本的に固定電話ですので、事務所やオフィスにいないと使えず顧客からの問い合わせにも対応できません。

そこで今回は、在宅勤務でも会社の電話応対ができる方法についてご紹介させていただきます。企業だけでなく、フリーランスや個人事業主の場合でも活用できますので、是非参考にしてみてください。

在宅勤務の広がり

日本企業の多くは広いオフィスに机を並べて、同僚の顔を近くで見ながら、会話などを聞きながら、集まって仕事をするのが当然とされていました。

しかし、働き方改革やコロナ禍により生活も仕事も大きく変化しました。特に、コロナ禍では会社への出社が憚られる状況に陥ったため、数多くの企業が在宅勤務を導入し、一気に普及しました。

在宅勤務に必要なもの

もちろん仕事の内容にもよりますが、在宅勤務に必要とされているものには以下のようなものがあります。

• デスク・椅子
• インターネット回線
• インターネット接続が可能なパソコン
• 電話

企業によっては、社内のネットワークに自宅からアクセスするのにVPN※が必要になったり、Web会議アプリが必要になったりと、専門的な在宅勤務ツールが必要となるケースがあります。

• VPN（Virtual private network）とは、暗号化されたデータ通信が仮想の専用通信網を通って、安全に情報を送受信できる仕組みのこと。

Web会議の場合、アプリだけでなく外部スピーカーやマイク、照明、背景画像など、自宅の会議環境を整える必要もあるでしょう。

また、インターネット回線については、Web会議などを行う場合は高速で安定した通信を求められますので、固定回線を引いて高品質なWi-Fiを導入すべきでしょう。

在宅勤務における電話対応の問題

在宅勤務で必要なものをご紹介しましたが、その中で「電話」は在宅勤務導入のハードルとなる場合があります。

パソコンの場合、ノートパソコンであればそのまま自宅に持ち運べば仕事ができますし、デスクトップパソコンの場合でもリモートデスクトップを行えば、自宅から会社のパソコンを遠隔操作することができます。

しかし、電話の場合は会社の電話対応をどうするかが最大のネックになります。固定電話の場合は持ち運ぶことができないため、電話番の出社シフトを組むなどを行わざるを得ません。

電話番のために出社するのは本末転倒でしょうから、後述する「在宅勤務で電話対応する方法」を是非参考にしてみてください。

在宅勤務で電話対応をする方法

在宅勤務を導入するにあたり、電話対応が最大のネックと説明しましたが、実は簡単に在宅勤務でも電話対応ができる方法があります。

具体的には、以下3つの方法が挙げられます。

• 電話転送サービスを利用する
• スマホ内線化サービスを利用する
• クラウドPBXを利用する

以下順に、在宅勤務で電話対応する方法についてご紹介します。

①電話転送サービスを利用する

電話転送サービスとは、契約電話番号にかかってきた着信を、別の電話番号へと自動的に転送し転送先で着信に応答できるサービスです。

電話転送サービスを会社の固定電話で契約することにより、会社宛の電話があると在宅勤務中のスタッフの携帯電話へ転送され、そのままスタッフが携帯電話で応対できます。

導入も簡単で、会社の固定電話の契約元に電話転送サービスをオプション申し込みするだけです。NTTと契約中の場合は「ボイスワープ」、KDDI（au）と契約中の場合は「着信転送」がサービス名称になります。

ただし、電話転送サービスにも以下のような弱点があり、在宅勤務をするスタッフの数や規模、会社の電話の用途によっては合わない可能性があるため注意が必要です。

②スマホ内線化サービスを利用する

スマホ内線化サービスとは、会社内にある電話装置に専用アダプターを繋ぐことで、スマホアプリと会社の電話が連動し、スマホを会社の内線電話機のように使うことができるサービスです。

スマホが内線電話機になるので、スマホで会社の電話を受けることもスマホから会社の電話番号で発信することも可能です。使える場所も問わないため、自宅でも電話対応が可能になります。

スマホ内線化サービスに電話転送サービスで挙げたような弱点はなく、利便性の面では大きく勝っています。

強いて弱点を挙げると「電話転送サービスよりも基本料金が高い」「インターネット回線を介した通話になるため通話品質が低下する場合がある」といった点です。

ただし、基本料金に関して言えば、電話転送サービスの場合は通話料が別途発生するため、在宅勤務で導入する場合はむしろスマホ内線化サービスのほうがトータルコストが安くなる可能性が高いです。

③クラウドPBXを利用する

クラウドPBXとは、会社の電話回線に専用のVoIPゲートウェイを接続することで、クラウド（インターネット）上のPBXを経由してスマホアプリと会社の電話が連動するサービスです。

先程のスマホ内線化サービスと似ていますが、スマホ内線化サービスの場合はPBXやビジネスフォンの機能が「会社の電話回線」にあるのに対し、クラウドPBXは電話回線以外はすべてクラウド上のPBXに機能が集約しています。

それにより、低コストかつ手間いらずで高度なPBX機能が使えるようになるのがクラウドPBX最大の特徴です。

また、最近のクラウドPBXには電話回線すらもすべてクラウドで完結するタイプも出てきており、このタイプの場合、会社に固定電話を引かずともスマホなどで固定電話番号が取得できるため、新規起業などに適しています。

スマホ内線化サービスに比べて機能が多いため、料金が少し割高ですが、在宅勤務の導入を機に、会社の電話業務を効率化したい、可視化したいなどの要望がある場合にはクラウドPBXがおすすめです。

まとめ

ここまで在宅勤務における電話対応の方法についてご紹介しました。特に電話対応の対策をせずに在宅勤務を導入すると、会社の電話をどうするかという問題に直面してしまいます。

これから在宅勤務を導入しようと考えている場合は、このような問題に直面する前に是非とも今回ご紹介した「在宅勤務に導入できる3つの電話対応の方法」を参考にしてみてください。

スマホ内線化サービスなら「テレワープ」

途中在宅勤務における電話対応の方法として「スマホ内線化サービス」をご紹介しましたが、小規模事務所や個人事業主には特に「テレワープ」がおすすめです。

テレワープは、NTT東西や光コラボレーション事業者が提供する「ひかり電話」に手のひらサイズの装置を繋ぐだけで簡単にスマホアプリでひかり電話が発信・着信できるようになります。

また、本来ひかり電話には高度なビジネスフォン機能は付いていませんが、テレワープには「内線通話」や「内線転送」、「時間外アナウンス」といった高度な機能が標準で付帯されているため、在宅勤務の電話体制を構築できるだけでなく、電話業務の効率化も図れます。

事務所やオフィスの電話が「ひかり電話」という方はテレワープの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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