電話でスピーカーは失礼？ビジネス上のマナーを振り返ろう！

2023年10月18日2024年2月9日

電話対応のマナーは、何回使っていてもふと心配になってしまうものですよね。今回は、電話の使い方の一つ、スピーカー利用時のマナーを確認しておきましょう。

スピーカー機能とは？

既にご存知だとは思われますが、一応スピーカー機能についての説明を挟みます。

従来電話は、スマートフォンや受話器を耳の近くに持ってきて、電話の音声を聞いたり喋って電話に声を吹き込んだりしますよね。

スピーカーボタン（スピーカーフォン機能）をオンにすると、相手側の音声が、耳元に持ってこなくても十分聞き取れるくらいに大きな音量で流れるようになり、自分側の声も一定の声量であればマイクのすぐ近くでなくても入るようになります。つまり、電話を手で持たず、単に会話をするような形で通話できるということです。

スマホで使っている方も多いですね。スピーカーとマイクを使えば、電話機（ビジネスフォンなどなら受話器）を持たずに、ハンズフリーで電話できます。

電話の応対で、両手が使えた方が便利なケースは頻繁にあります。

例えば、スマートフォンなら検索したり、他の人の連絡先を調べたり。ビジネスフォンを使っている時も、パソコンで検索して答えようという場合や文書ファイルなどを開いて読みながら説明したい場合など、片手が受話器やスマートフォンでふさがっていると不便です。

また、同じ電話に、その場にいる複数の人が出る場合、スピーカーモードにしておけば、みんなが会話に参加できます。

ZoomやTeamsが普及する以前から、スピーカーを上手に使って電話会議をしている人は大勢おられたようですよ。

電話でスピーカーは失礼？

けれども、このように周囲にいる人に通話の内容が聞こえてしまうことが、相手に失礼になる場合があるみたいです。

通話の内容によっては、話を聞いているのが話している相手だけだと思っている場合と、その話を誰かが聞いていると思っている場合では、心の持ちようが異なる人がほとんどのようです。

通話の途中で話している相手と違う人が突然割り込んできたらびっくりしますよね。そして、今まで話したことは、この人にも聞かれていてまずくなかったかなと、ちょっと不安になるのでは？

また、スピーカーフォン機能を使うと、マイクが音を取り込む範囲（音量）も変化するので、音の聞こえ方が変わる場合があります。それほど大きな差ではないとはいえ、聞こえてくる音声に変化があると違和感を覚える方が多いようです。

そのため、スピーカーにして、例えば複数の人が通話に参加する場合には事前に承諾をもらうのがマナーのようです。「話途中に申し訳ありませんが、メモ取りのためにスピーカーフォンにさせて頂きます、よろしいでしょうか？」といったように、手短に一声入れてからモードを変えましょう。

あるいは、別室のように、スピーカーにしても他の人には通話内容が聞かれないようにする気配りが求められます。

両手を自由に使って、スマホやパソコンで他の資料などを見ながら話す機会が多いなら、ビジネスホンの裏面などについているジャックにマイクつきのヘッドセットを接続しましょう。コールセンターなどではオペレーターの皆さんがそうやって両手を自由にして応対しています。

ほかにはどんな電話のマナーが？

・着信音が鳴ったら、なるべく早く出る

電話をくれた方をお待たせしないよう、なるべく着信音が３回鳴る前に（スリーコール前に）出ましょう。

・会社名と名前を名乗る

会社にかかってきた電話に出る時には、正しく相手がかけようと思ったところに繋がったのか、誰が応対しているのか伝えるために、会社名と名前を言います。

・保留して担当者と代わる

相手の用件を聞いて、対応すべき適任の担当者が他にいたら、一旦、相手に断った上で通話を保留してから、その担当者と代わります。

担当者の席が離れていたり外出中だったら、保留した通話を転送するか、コールバックさせることを伝えて、一旦、電話を切ることを許してもらうことになります。

・メモを取って復唱する

記憶は曖昧なものですから通話内容はメモを取って、大事な部分は復唱します。復唱してもらうと確かに用件が伝わったとわかって安心してもらえます。

・相手が切るまで待つ

話の途中で電話を切るなんて論外です。相手が切るのを待ってから受話器を下ろします。電話を終える直前になって、あれを言い忘れたって思い出すことありませんか？　電話をくれた方も、最後の最後に何か言いたいこと、聞きたいことがあるかもしれません。話したいことが全部終わって、相手が満足して切るまで、応対する側は待ちましょう。